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Conseiller gestion de relations externes (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO995
Niveau: A
Classe : A3
Famille de fonctions : Médiateurs
Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Préparer, rendre opérationnel, coordonner et gérer les contacts externes ainsi qu'à mettre en place et piloter éventuellement des missions de modernisation dans le domaine P&O
afin de
améliorer les services du SPF P&O, représenter le service public fédéral et stimuler la collaboration entre les SPF dans le but d'assister le SPF P&O dans la réalisation de sa mission.
Entretenir des contacts permanents avec tous les autres SPF
afin de
harmoniser, de manière optimale, les services du SPF P&O avec les organisations clientes.
Finalités
En tant quemédiateur
- approcher proactivement les clients dans l'Administration fédérale, analyser leurs questions et intervenir en tant que médiateur entre le client et le service public fédéral P&O
afin de
- pouvoir tant apporter des solutions optimales pour le client que de mettre en place les services les plus réalisables
Exemples de tâches
- analyser les plans de recrutement des clients : négocier le calendrier, les priorités, le nombre de sélections& ainsi que se doter d'une perspective, dans le cadre de la sélection et de pair avec le client, sur le profil et les implications de ce dernier sur les outils de sélection (ex. : choisir entre : le marché interne, solliciter les réserves existantes, recruter via les réserves de recrutement générales ou spécifiques... et évaluer le calendrier du trajet de sélection...)
- approcher proactivement le client dans le but d'avoir une vision provisoire des besoins de recrutement de ce dernier pour une période limitée (ex. : 1 an), ceci en l'absence d'un plan de recrutement
- analyser les problèmes et les besoins du client sur le terrain et formuler des propositions d'implémentation de la stratégie du SPF P&O
- agir comme médiateur et tenir compte des besoins de chacun
En tant que
gestionnaire de connaissances
- intégrer les connaissances et l'expérience en matière de ressources humaines ainsi que les mettre à disposition au sein du SPF P&O et à la disposition des organisations clientes
afin de
- optimaliser les connaissances dans les SPF
Exemples de tâches
- suivre les tendances au sein du service public et des organisations privées
- établir des contacts avec des collègues étrangers afin de mettre leur expérience à l'épreuve de l'expérience propre
- rester informé de la littérature spécialisée
En tant que
gestionnaire de clientèle (account manager)
- établir des contacts avec les clients et les entretenir ainsi que représenter l'organisation auprès du client externe
afin de
- pouvoir réagir prestement auprès du client face aux nouvelles tendances et faire correspondre les services du service public fédéral aux besoins du client, afin de pouvoir offrir à celui-ci un service aussi efficace que possible
Exemples de tâches
- gérer les relations avec les clients : établir les contacts ainsi que les entretenir, principalement avec les services d'encadrement P&O, de même que veiller à la coordination des contacts avec les services concernés (management de ligne)
- travailler en réseau (ex. : donner des présentations, participer à des groupes de projet…)
- fournir des informations ou répondre à des questions en rapport avec les services prestés par l'organisation
- représenter le SPF P&O en ce qui concerne les services qu'elle preste pour les services externes
En tant que
gestionnaire de plaintes
- enregistrer les plaintes des clients relatives aux services prestés par l'organisation et analyser les problèmes ainsi que formuler une solution pour le problème existant
afin de
- analyser et résoudre les problèmes afin d'éviter des plaintes futures et de fournir un service de qualité au client
Exemples de tâches
- transmettre ces informations relatives aux questions et plaintes des candidats aux personnes/collaborateurs de projet responsables concernés, offrir un soutien si nécessaire en ce qui concerne les réponses apportées à ces questions/plaintes
- contrôler la résolution des plaintes
- tenir à jour des statistiques
- formuler des procédures visant à recueillir des plaintes et à les traiter
En tant que
coordinateur
- diriger les collaborateurs, répartir et suivre les projets
afin de
- garantir au client des services de qualité dans le respect des échéances prévues
Exemples de tâches
- attribuer les projets aux équipes de projet
- discuter des attentes du client avec les responsables de projet, qui deviennent ensuite responsables de l'élaboration complète
- collaborer, en tant qu'évaluateur, aux cercles de développement en menant des entretiens de fonctionnement, de planification et d'évaluation ainsi qu'aider ses collaborateurs à se développer davantage
En tant que
responsable de projet
- diriger et suivre les différents projets relatifs à la matière P&O tels qu'établis dans le plan stratégique
afin de
- développer davantage et moderniser les services prestés par le service public fédéral
Exemples de tâches
- participer aux différents projets décrits dans le plan stratégique
- veiller à la collecte et l'input de toutes les données nécessaires au Tableau de Bord Equilibré (Balanced Score Card)
- diriger les collaborateurs de projet, élaborer une planification et assurer le suivi des échéances
En tant que
expert
- chercher continuellement des connaissances dans le domaine P&O et développer des processus et systèmes qui cadrent avec la vision globale de l'organisation
afin de
- pouvoir atteindre les objectifs organisationnels et de pouvoir implémenter les projets d'amélioration
Exemples de tâches
- analyser des méthodes, bonnes pratiques (best practices), expériences, analyses comparatives (benchmarks), des tendances nationales et internationales au sein du domaine des ressources humaines ainsi que partager les connaissances au sein et en dehors de l'organisation
- entretenir des contacts avec des comités scientifiques et des universités
En tant que
conseiller interne
- assister les services publics fédéraux dans la préparation, l'exécution et l'évaluation des services prestés
afin de
- adapter l'organisation dans sa planification stratégique
Exemples de tâches
- coordonner les réseaux
- formuler des options, des choix stratégiques en matière de ressources humaines et de développement de l'organisation
- étudier l'impact des choix posés sur l'organisation, à long terme
- effectuer des études de faisabilité
Positionnement
La fonction est dirigée par
l'administrateur délégué
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.