Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA006

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Assiter le chef de division de par la préparation, la coordination et la structuration des activités au sein de la division

afin de

soutenir le chef de division dans l'exécution de ses travaux.

 

Assister le chef de division en lui fournissant les informations nécessaires

afin de

permettre au chef de division de prendre les bonnes décisions.

 

Finalités

En tant que

analyste

effectuer des travaux préparatoires de la stratégie pour le chef de division

afin de

fournir des conseils clairs au chef de division de sorte qu'il puisse prendre des décisions plus facilement

 

Exemples de tâches

• synthétiser des données décisionnelles provenant d'échelons supérieurs

• suivre l'évolution de dossiers traités ou à traiter

• préparer des réunions et des séances d'information

• sélectionner les dossiers à traiter

• contrôler l'exécution du plan directeur et vérifier si les dossiers traités sont conformes aux dispositions de ce dernier

 

En tant que

coordinateur

coordonner et synthétiser des activités communes pour les différentes sections et unités de soutien

afin de

accorder les points de vue des différentes sections et sous-sections ainsi qu'harmoniser la communication et les flux d'informations à destination de l'extérieur de la division ou de la direction

 

Exemples de tâches

• donner les missions aux différentes sections, sur la base des directives de la division

• diriger la communication réciproque et les méthodes de communication

• coordonner et harmoniser les actions ainsi que les informations (participer à des réunions de division en tant que POC HRP)

• suivre l'utilisation des crédits de corps et déterminer les besoins en achats locaux au profit de la cellule commando

• coordonner les besoins de formation de la division et des unités de soutien ainsi qu'assurer la coordination du personnel supplémentaire mis à disposition de la division ou de la direction

 

En tant que

organisateur

élaborer et faire implémenter des méthodes de travail coordonnées pour les différentes sections

afin de

uniformiser la méthode de travail des sections

 

Exemples de tâches

• procéder à une analyse méthodique au sein des différentes sections

• harmoniser les points de vue quant aux procédures, aux méthodes et à l'exécution d'une méthode de travail commune

• établir les priorités relatives à la satisfaction des besoins en achats locaux pour le chef de division

• harmoniser des processus et projets de nouvelles techniques, méthodes, procédures internes, instructions et directives

 

En tant que

dirigeant

diriger la division en cas d'absence du chef de la division

afin de

poursuivre les travaux de la division

 

Exemples de tâches

• organiser des réunions de service afin de procéder au débriefing des chefs de section

• participer aux réunions des chefs de division

• informer le personnel des décisions prises

• prendre des décisions dans les dossiers soumis par les chefs de section

 

En tant que

conseiller interne

donner des conseils au chef de division sur des dossiers déterminés qui lui sont soumis

afin de

apporter des conseils justes au chef de division

 

Exemples de tâches

• étudier les dossiers soumis par les sections

• évaluer et contrôler les dossiers soumis par les sections

• donner les conseils nécessaires au chef de division quant aux dossiers soumis

• effectuer les recherches nécessaires pour le chef de division afin de pouvoir le conseiller, telle que l'analyse comparative (benchmarking,...)

 

En tant que

personne de contact

apporter des réponses écrites ou orales aux questions de particuliers ou d'entreprises, ainsi que poser des questions écrites et orales aux entreprises quant aux dossiers relevant de la compétence de la division ou de la direction générale

afin de

disposer personnellement d'informations suffisantes sur des dossiers ainsi que fournir les informations demandées aux personnes de contact

 

Exemples de tâches

• répondre aux interventions écrites et orales de particuliers et d'entreprises

• établir des contacts écrits et oraux avec des entreprises dans le cadre de dossiers (dossiers d'achat, dossiers de réparation et d'entretien du matériel...) afin de disposer de davantage d'informations pour l'analyse du dossier

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le chef de division

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• les éléments nécessaires soumis au chef de division, sur la base desquels il peut prendre des décisions

• la détermination des besoins en achats locaux au profit de la cellule commando

• la direction des sections sur des dossiers déterminés

• l'apport d'instructions sur la direction vers laquelle un dossier doit évoluer au sein des sections et sous-sections

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les décisions stratégiques relatives aux dossiers d'achat

• les congés propres

• toutes les décisions de principe doivent être approuvées par le chef de division

• le fonctionnement interne de la division (la consultation du chef de division est parfois nécessaire)

• les priorités relatives à la satisfaction des besoins en achats locaux pour le chef de division

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

50000 euro (dépend de l'entité dans laquelle se trouve l'officier de synthèse)

 

Budget de travail propre

0 euro

 

Autres données quantitatives

1. le chef de division dispose d'un budget de 5000 euro à 10000 euro

2. c'est l'officier de synthèse qui gère ce budget pour le chef de division

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• les méthodes de travail, directives et procédures internes

 

Quelles innovations

• harmonisation des processus et projets de nouvelles techniques, de méthodes et de procédures, instructions et directives internes

• les priorités en matière de satisfaction des besoins en achats locaux pour le chef de division

 

Sur base de quel cadre de référence

• dans le cadre des règlements et des directives de la Défense existants ainsi que dans le cadre de l'expérience propre acquise

 

Profil de compétences génériques

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