Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA165

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Soutien à la réalisation des grands projets de transports

afin de

contribuer à l'implémentation de certains projets transversaux et multidisciplinaires prévus par les plans de management.

 

Assister le Président du Comité de Direction

afin de

contribuer à soutenir le management pour la mise en Suvre de l'orientation, l'administration et la promotion de certaines politiques et pratiques touchant le SPF, ainsi qu'aider à une meilleure gestion, valorisation et diffusion de l'information, au sein de l'organisation.

 

Finalités

En tant que

coordinateur

superviser certaines activités, synthétiser et coordonner certains rapports d'activités des experts des différentes Directions Générales

afin de

contribuer à l'implémentation de certains projets transversaux et multidisciplinaires (des projets au niveau du SPF en matière d'évolution de la circulation, de transport-environnement, de déplacements entre le domicile et le lieu de travail, projets développés par des entreprises et des services publics, etc.) conformément aux plans de management

 

Exemples de tâches

• synthétiser et collationer les avis et les remarques sur les questions des Directions Générales concernées par ces projets transversaux et multidisciplinaires (des projets au niveau du SPF en matière d'évolution de la circulation, de transport-environnement, de déplacements entre le domicile et le lieu de travailes projets développés par des entreprises et des services publics, etc.)

• stimuler et entretenir les contacts avec les personnes ressources impliquées dans ces projets

• réaliser les rapports d'activités de ces projets en synthétisant et collationant les contributions des Directions Générales concernées

• assurer la gestion et l'organisation des questions ainsi que des demandes d'information et de participation pour les projets de politique scientifique

• participer aux appels à projets de la politique scientifique : analyse de la nécessité et de la pertinence de l'appel pour le SPF

 

En tant que

conseiller stratégique

participer à la conception de la note de politique générale et du budget de management, veiller au suivi de leur mise en Suvre, ainsi que contribuer à la mise à jour du plan de management du Président du Comité de Direction

afin de

contribuer à la mise en Suvre d'une politique de gestion du SPF cohérente et proactive

 

Exemples de tâches

• pour la partie "conception" de la note de politique générale : planifier les étapes de l'élaboration de la note de politique générale, élaborer une proposition de base concernant la structure et le contenu de cette note, intégrer et analyser les contributions des différentes Directions Générales en un premier texte global

• établir des prévisions budgétaires pour certains projets de management et assurer le suivi de ce budget de management

• assurer le suivi des réunions concernant la note de politique générale

• mettre à jour le plan de management du Président et les orientations de management

 

En tant que

conseiller interne

assister le Président du Comité de Direction dans différents dossiers touchant au SPF

afin de

apporter un support, qu'il soit ponctuel ou récurrent, dans la réalisation des objectifs généraux du SPF

 

Exemples de tâches

• rechercher des informations et en faire une synthèse utile pour le Président et le Comité de Direction

• représenter le Président lors de diverses réunions internes concernant les projets transversaux

• éffectuer des analyses et recherches ainsi que préparer des dossiers, rapports et statistiques concernant tout sujet demandé par le Président

• préparer, structurer et assurer la mise à jour des contacts avec les autorités académiques liées aux activités du SPF ainsi que faire des recommandations

 

En tant que

gestionnaire d'informations

rassembler et diffuser des informations pouvant être pertinentes, à titre personnel et professionnel, pour les collaborateurs du SPF

afin de

contribuer au soutien des collaborateurs dans leurs tâches quotidiennes

 

Exemples de tâches

• réceptionner et rediffuser l'information reçue

• rechercher, sélectionner, organiser, valider et conserver des renseignements

• établir et maintenir un réseau de contacts internes et externes susceptibles de fournir aide et information

 

En tant que

organisateur - assistant

concevoir et organiser des forums d'échanges (les "Midis de la Mobilité") entre les collaborateurs du SPF

afin de

contribuer à la mise en place d'une réflexion de haut niveau au sein du SPF en valorisant le potentiel d'expertise disponible en Belgique

 

Exemples de tâches

• planifier, concevoir, organiser et assurer le bon fonctionnement des forums d'échanges, ainsi qu'évaluer les résultats et les impacts sur les collaborateurs

• assurer le secrétariat de comités ou commissions ; préparer les documents nécessaires, rédiger les procès verbaux et assurer le suivi des décisions

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

président du Comité de direction

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organiser son temps de travail et prendre toutes les initiatives ou contacts jugés utiles

• coordonner ses actions avec celles de ses collègues

• décider d'alerter la hiérachie ou prendre seul les mesures adéquates

• gèrer la manière dont il informe la hiérarchie et ses collègues sur ses tâches quotidiennes

• gèrer ses dossiers et projets

• préparer et organiser les réunions et rencontres qu'il estime opportunes et nécessaires

• Gérer la forme et le format des rapports rédigés

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• prendre ses congés, demander de formations etc.

• déterminer les thèmes des forums de rencontre et les intervenants invités

• faire certains achats

• inscrire un point à l'ordre du jour du Comité de Direction

• valider les résultats finaux des projets et dossiers traités

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

pas d'application

 

Budget de travail propre

pas d'application

 

Autres données quantitatives

1. pas d'application

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives du Comité de direction

 

Quelles innovations

• développement de procédures de travail et de documents-cadres

• suggestions de modifications au sein de son organisme en fonction des besoins spécifiques

• développement de procédures de gestion et de suivi

 

Sur base de quel cadre de référence

• propre expérience personnelle, formation

• systèmes existants

• expériences dans des fonctions précédentes

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.