Attaché A2 gestion de documentation et archivage - Responsable d'équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : ICO030
Niveau: A
Classe : A2 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Déterminer la politique bibliothécaire et de l'archivage, et son intégration dans la politique du SPF
afin de
permettre à la bibliothèque et à l'information qui y est disponible de contribuer à la réalisation des objectifs stratégiques de l'organisation.
Finalités
En tant queresponsable stratégiqueorganiser et coordonner la répartition des activités des collaborateurs au sein du département
afin de
garantir l'efficacité de l'archivage et de la gestion des documents
Exemples de tâches
- analyser l'environnement dans lequel fonctionne la bibliothèque
- développer une vision de l'évolution de la bibliothèque
- planifier et organiser les travaux pour l'exécution du plan stratégique
- évaluer et éventuellement rectifier le fonctionnement de la bibliothèque
- répartir le travail parmi les collaborateurs
En tant queresponsable du personneldiriger, soutenir et motiver les collaborateurs
afin de
assurer un service optimal en veillant à la présence des compétences nécessaires
Exemples de tâches
- motiver, soutenir et encadrer les collaborateurs
- collaborer avec le service de personnel lors du recrutement et de la sélection de nouveaux collaborateurs
- effectuer des entretiens de fonctionnement et d'évaluation
- mettre en place un climat de travail agréable, développer et diriger une équipe
- répertorier les besoins en personnel et en formations
En tant queresponsable de l'organisationdévelopper une structure et une infrastructure bibliothécaires
afin de
remplir le plus efficacement et effectivement possible les tâches établies
Exemples de tâches
- structurer les processus de travail
- prévoir les infrastructures nécessaires (matériel TIC, mobilier)
- développer un système d'archivage pour les documents et l'information
- développer un système qualité
En tant queresponsable financierobtenir et gérer les fonds nécessaires à la bibliothèque
afin de
acquérir la documentation et l'infrastructure nécessaires, et mettre celles-ci à disposition
Exemples de tâches
- réaliser un projet de budget
- assurer le suivi des dépenses
- attribuer les moyens disponibles aux postes destinataires
- rédiger des demandes d'offre
En tant queresponsable marketingpromouvoir la bibliothèque
afin de
faire connaître le service tant auprès des utilisateurs internes qu'externes
Exemples de tâches
- définir les différents groupes d'utilisateurs et communiquer avec ceux-ci
- agir en étant orienté sur le service
- interroger des utilisateurs sur leurs expériences et souhaits
- organiser des actions de communication
En tant quepersonne de contactétablir et entretenir un réseau de contacts
afin de
optimiser la prestation de services en échangeant des expériences et des bonnes pratiques (best practices)
Exemples de tâches
- établir des relations avec des confrères
- construire de vastes réseaux pour tous les aspects de la gestion de bibliothèque
- examiner et analyser les processus de travail dans des organisations similaires (analyse comparative)
- établir des contacts et conclure des contrats avec des fournisseurs
En tant queexpertse tenir informé des évolutions de la spécialité
afin de
optimaliser la prestation de services en utilisant de nouvelles possibilités en fonction des souhaits de l'organisation
Exemples de tâches
- suivre les évolutions les plus récentes au niveau technique
- suivre les nouvelles sources d'information au sein du domaine de travail de la bibliothèque
- participer à des journées d'étude et des symposiums
Positionnement
La fonction est dirigée par
directeur du service
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
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