Identificatie van de functie

Functiecode : ICO030

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Bepalen van het bibliotheek- en archiveringsbeleid en van de integratie ervan in het beleid van de FOD

teneinde

de bibliotheek en de informatie die ter beschikking wordt gesteld, te laten bijdragen tot de beleidsdoelstellingen van de organisatie.

 

Resultaatgebieden

Als

beleidsverantwoordelijke

organiseren en coördineren van de activiteiten van de medewerkers binnen de afdeling

teneinde

de doeltreffendheid van de archivering en van het beheer van de documenten te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• analyseren van de omgeving waarin de bibliotheek werkt

• ontwikkelen van een visie op de eigen evolutie van de bibliotheek

• plannen en organiseren van de werkzaamheden voor de uitvoering van het beleidsplan

• evalueren en eventueel bijsturen van de werking van de bibliotheek

• verdelen van het werk onder de medewerkers

 

Als

personeelsverantwoordelijke

leiden, ondersteunen en motiveren van de medewerkers

teneinde

te zorgen voor een optimale dienstverlening door de aanwezigheid van de nodige competenties

 

Voorbeelden van taken

• de medewerkers motiveren, ondersteunen en coachen

• samenwerken met de personeelsdienst tijdens de rekrutering en selectie van nieuwe medewerkers

• functionerings- en evaluatiegesprekken voeren

• een aangenaam werkklimaat realiseren en een team opbouwen en aansturen

• de behoeften aan personeel en opleidingen in kaart brengen

 

Als

organisatieverantwoordelijke

uitbouwen van een bibliotheekstructuur en -infrastructuur

teneinde

de opgelegde taken zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren

 

Voorbeelden van taken

• structureren van de werkprocessen

• de nodige infrastructuur (ICT-materiaal, meubilair) voorzien

• ontwikkelen van een archiveringssysteem voor documenten en informatie

• uitbouwen van een kwaliteitszorgsysteem

 

Als

financieel verantwoordelijke

verkrijgen en beheren van de fondsen voor de bibliotheek

teneinde

de noodzakelijke documentatie en infrastructuur te verwerven en ter beschikking te stellen

 

Voorbeelden van taken

• opmaken van een begrotingsontwerp

• opvolgen van de uitgaven

• toewijzen van de beschikbare middelen aan de verschillende bestedingsbestemmingen

• opstellen van offerteaanvragen

 

Als

marketingverantwoordelijke

promoten van de bibliotheek

teneinde

de dienstverlening bekend te maken bij zowel interne als externe gebruikers

 

Voorbeelden van taken

• definiëren van en proactief communiceren naar de verschillende gebruikersgroepen

• servicegericht handelen

• vragen stellen aan de gebruikers over hun ervaringen en wensen

• communicatieacties organiseren

 

Als

contactpersoon

uitbouwen en onderhouden van een netwerk van contacten

teneinde

de dienstverlening te optimaliseren door ervaringen en goede praktijken uit te wisselen

 

Voorbeelden van taken

• relaties opbouwen met vakgenoten

• opbouwen van ruime netwerken voor alle aspecten van het bibliotheekbeheer

• bekijken en analyseren van de werkprocessen in gelijkaardige organisaties (benchmarking)

• contacten leggen en contracten afsluiten met leveranciers

 

Als

expert

op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in het vakdomein

teneinde

de dienstverlening te optimaliseren door in te spelen op nieuwe mogelijkheden, rekening houdend met de wensen van de organisatie

 

Voorbeelden van taken

• de nieuwste ontwikkelingen op technisch gebied opvolgen

• nieuwe informatiebronnen binnen het werkgebied van de bibliotheek opvolgen

• deelnemen aan studiedagen en symposia

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

directeur van de dienst

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• eigen organisatie van het werk

• verdeling van de taken onder de medewerkers

• besteding van het goedgekeurde budget

• opleidingstrajecten van de medewerkers

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• investeringen die zware financiële gevolgen hebben

• acties die gevolgen hebben voor het imago van de FOD

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

/

 

Eigen werkbudget

/

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. /

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• interne regels inzake budgetbeheer

• wetgeving betreffende de overheidsopdrachten

• interne regels inzake dossierbeheer

• copyright

 

Welke vernieuwingen

• nieuwe verspreidingstechnieken voor informatie en documentatie

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• nationale en internationale contacten

• vakliteratuur

• persoonlijke vorming

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.