Adviseur studies en documentatie - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DCO303
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)
Doel van de functie
In overeenstemming met de Directeur van de Stafdienst Studie & Documentatie (N-1) de operationele doelstellingen bepalen van het team "Infotheek" aangaande bijvoorbeeld :
-exploitatie van de bibliotheek en van het elektronisch systeem van de bibliotheek
-aankoopbeleid en de indexering van werken
de eindverantwoordelijkheid hiervoor nemen
teneinde
op een effectieve en efficiënte wijze de doelstellingen van dit team te realiseren
Het operationeel leiden van het team
teneinde
Het werk van het team kwalitatief en kwantitatief op te volgen
Resultaatgebieden
AlsdeskundigeHet bepalen van de doelstellingen van het team "infotheek" zoals bijvoorbeeld
-aankoopbeleid op basis van de behoeften van de klanten
-het realiseren van een gebruiksvriendelijk exploitatiesysteem
-het realiseren van een minimaal interval tussen aankopen en indexering
-het realiseren van een goed gestructureerd en gebruiksvriendelijk indexeringsysteem
teneinde
de doelstellingen mee te delen aan de medewerkers en het team te doen bijdragen aan de optimale werking van de entiteit
Voorbeelden van taken
- Het analyseren van de behoeften van de klanten op het vlak van bijstand en structuur van de verzameling
- Het analyseren van de performantie van het exploitatiesysteem
- Het trekken van conclusies uit deze analyses om de doelstellingen en de prioriteiten van het team te bepalen
- Het organiseren van vergaderingen met medewerkers teneinde hen de doelstellingen mee te delen
AlsorganisatorDe acties bepalen welke de leden van zijn team moeten ondernemen in functie van de beschikbare middelen
teneinde
de vastgestelde doelstellingen te bereiken en duidelijke richtlijnen te geven aan het personeel
Voorbeelden van taken
- Het inschatten van het volume van het werk en/of de beschikbaarheid van het personeel en het materieel
- Het uitleggen van de te ondernemen acties
- Het opmaken van een inventaris van de prioritaire acties die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken
AlsplanningsdeskundigeHet operationaliseren van het plan van de Directeur van de Dienst Studie en Documentatie (S&D) door opneming van de concrete acties die de teamleden moeten ondernemen
teneinde
de verantwoordelijkheid te nemen voor de uitvoering van het plan
Voorbeelden van taken
- Het organiseren van vergaderingen met de leden van het team
- Het toewijzen van duidelijke en precieze opdrachten aan de leden van het team
- Het voortdurend onderhouden van het contact met de leden van het team
AlsleidinggevendeHet motiveren, evalueren en begeleiden van de verschillende leden van het team
teneinde
ieder van de teamleden aan te zetten tot optimale inzet
Voorbeelden van taken
- het aanpakken van al de oorzaken van demotivatie
- het betrekken van de teamleden bij het plan door delegatie
- deelnemen aan studiedagen over opleiding en individuele coaching
- handelingen stellen op individueel vlak en in teamverband
AlssupervisorHet kwantitatief en kwalitatief opvolgen van het door de teamleden verrichte werk
teneinde
de realisatie van de vastgestelde doelstellingen te beoordelen in verhouding tot de middelen die ter beschikking werden gesteld om deze te bereiken
Voorbeelden van taken
- De boordtabel van zijn team regelmatig onderzoeken
- Conclusies trekken en bij de leden van zijn team inlichtingen inwinnen i.v.m. de stand van zaken
- Aanzetten om oplossingen te vinden tot verbetering van de bestaande processen
- Het erkennen en beoordelen van de inspanningen en de positieve resultaten
- Waken over de houding van de medewerkers en de naleving van de reglementen en de richtlijnen
AlscontactpersoonDe nodige formele en informele interne en externe contacten leggen met andere private en openbare bibliotheken, uitgevers en leveranciers van exploitatiesystemen
teneinde
te beschikken over al de nodige informatie voor de goede werking van zijn team
Voorbeelden van taken
- Het vertegenwoordigen van zijn team tijdens interne en externe vergaderingen
- Het doorgeven van de verkregen informatie aan de leden van zijn team
- Samenkomen met deskundigen
AlsrapporteurRegelmatig en gericht feedback geven over de activiteiten en de resultaten van zijn team aan de Directeur van S&D
teneinde
hem de mogelijkheid te geven om de activiteiten en de resultaten te integreren in zijn beheersbeleid
Voorbeelden van taken
- Het opmaken van rapporten
- Deelnemen aan vergaderingen
- Informele contacten organiseren met de Directeur van S&D
- Het voorstellen van iniatieven aan zijn Directeur
- Voorstellen doen om de doelstellingen van de infotheek aan te passen
Positionering
De functie krijgt leiding van
Directeur S&D (N-1)
geeft functioneel leiding aan een groep van 11 VE van niveau A, B, C en D
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
|