Identificatie van de functie

Functiecode : DCO303

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

In overeenstemming met de Directeur van de Stafdienst Studie & Documentatie (N-1) de operationele doelstellingen bepalen van het team "Infotheek" aangaande bijvoorbeeld :

-exploitatie van de bibliotheek en van het elektronisch systeem van de bibliotheek
-aankoopbeleid en de indexering van werken

de eindverantwoordelijkheid hiervoor nemen

teneinde

op een effectieve en efficiënte wijze de doelstellingen van dit team te realiseren

 

Het operationeel leiden van het team

teneinde

Het werk van het team kwalitatief en kwantitatief op te volgen

 

Resultaatgebieden

Als

deskundige

Het bepalen van de doelstellingen van het team "infotheek" zoals bijvoorbeeld
-aankoopbeleid op basis van de behoeften van de klanten
-het realiseren van een gebruiksvriendelijk exploitatiesysteem
-het realiseren van een minimaal interval tussen aankopen en indexering
-het realiseren van een goed gestructureerd en gebruiksvriendelijk indexeringsysteem

teneinde

de doelstellingen mee te delen aan de medewerkers en het team te doen bijdragen aan de optimale werking van de entiteit

 

Voorbeelden van taken

• Het analyseren van de behoeften van de klanten op het vlak van bijstand en structuur van de verzameling

• Het analyseren van de performantie van het exploitatiesysteem

• Het trekken van conclusies uit deze analyses om de doelstellingen en de prioriteiten van het team te bepalen

• Het organiseren van vergaderingen met medewerkers teneinde hen de doelstellingen mee te delen

 

Als

organisator

De acties bepalen welke de leden van zijn team moeten ondernemen in functie van de beschikbare middelen

teneinde

de vastgestelde doelstellingen te bereiken en duidelijke richtlijnen te geven aan het personeel

 

Voorbeelden van taken

• Het inschatten van het volume van het werk en/of de beschikbaarheid van het personeel en het materieel

• Het uitleggen van de te ondernemen acties

• Het opmaken van een inventaris van de prioritaire acties die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken

 

Als

planningsdeskundige

Het operationaliseren van het plan van de Directeur van de Dienst Studie en Documentatie (S&D) door opneming van de concrete acties die de teamleden moeten ondernemen

teneinde

de verantwoordelijkheid te nemen voor de uitvoering van het plan

 

Voorbeelden van taken

• Het organiseren van vergaderingen met de leden van het team

• Het toewijzen van duidelijke en precieze opdrachten aan de leden van het team

• Het voortdurend onderhouden van het contact met de leden van het team

 

Als

leidinggevende

Het motiveren, evalueren en begeleiden van de verschillende leden van het team

teneinde

ieder van de teamleden aan te zetten tot optimale inzet

 

Voorbeelden van taken

• het aanpakken van al de oorzaken van demotivatie

• het betrekken van de teamleden bij het plan door delegatie

• deelnemen aan studiedagen over opleiding en individuele coaching

• handelingen stellen op individueel vlak en in teamverband

 

Als

supervisor

Het kwantitatief en kwalitatief opvolgen van het door de teamleden verrichte werk

teneinde

de realisatie van de vastgestelde doelstellingen te beoordelen in verhouding tot de middelen die ter beschikking werden gesteld om deze te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• De boordtabel van zijn team regelmatig onderzoeken

• Conclusies trekken en bij de leden van zijn team inlichtingen inwinnen i.v.m. de stand van zaken

• Aanzetten om oplossingen te vinden tot verbetering van de bestaande processen

• Het erkennen en beoordelen van de inspanningen en de positieve resultaten

• Waken over de houding van de medewerkers en de naleving van de reglementen en de richtlijnen

 

Als

contactpersoon

De nodige formele en informele interne en externe contacten leggen met andere private en openbare bibliotheken, uitgevers en leveranciers van exploitatiesystemen

teneinde

te beschikken over al de nodige informatie voor de goede werking van zijn team

 

Voorbeelden van taken

• Het vertegenwoordigen van zijn team tijdens interne en externe vergaderingen

• Het doorgeven van de verkregen informatie aan de leden van zijn team

• Samenkomen met deskundigen

 

Als

rapporteur

Regelmatig en gericht feedback geven over de activiteiten en de resultaten van zijn team aan de Directeur van S&D

teneinde

hem de mogelijkheid te geven om de activiteiten en de resultaten te integreren in zijn beheersbeleid

 

Voorbeelden van taken

• Het opmaken van rapporten

• Deelnemen aan vergaderingen

• Informele contacten organiseren met de Directeur van S&D

• Het voorstellen van iniatieven aan zijn Directeur

• Voorstellen doen om de doelstellingen van de infotheek aan te passen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
eigen FOD	schriftelijk vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijk vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijk vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
management	schriftelijk vragen	als dossier	ad hoc
collega's	mondelinge vragen	vergadering, stuurgroep	wekelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
eigen FOD	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere federale overheidsdiensten	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
collega's	mondelinge adviezen	informeel	dagelijks
management	schriftelijke adviezen	als dossier	maandelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Directeur S&D (N-1)

geeft functioneel leiding aan een groep van 11 VE van niveau A, B, C en D

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Verdeling van het werk tussen de leden van het team

• Werkmethodes en opdrachten binnen het team, in het kader van de realisatie van zijn actieplan

• Het leggen van externe en interne contacten

• Evaluatiemethodes van het werk dat wordt verricht door de leden van het team

• het beheer van het eigen budget

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Aanpassingen van het actieplan dat is opgemaakt door de Directeur S&D op basis van de materiële middelen, van het beschikbaar personeel, van de bijzondere omstandigheden tijdens het verloop van de activiteiten van zijn team

• Het volgen van lessen en studiedagen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

800 000 euro

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Aantal VE van het team infotheek: 11

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Actieplan opgesteld door de Directeur S&D

• Wetgeving en reglementering inzake bestuurlijk beleid en publieke uitgaven

 

Welke vernieuwingen

• Werkmethodes in het kader van de realisatie van het actieplan

• Operationele richtlijnen en instructies binnen het team

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Bepalen en uitvoeren van operationele doelstellingen van het team

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.