Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA021

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Encadrer, organiser et coordonner la gestion d'une équipe chargée du monitoring électronique

afin de

assurer la bonne gestion technique des alarmes et de l’outil informatique de manière à garantir le bon fonctionnement des mesures de surveillance électronique ;
participer à la réalisation des objectifs fixés sur le plan opérationnel dans le domaine de la surveillance électronique qui lui est confié.

 

Remettre les avis et recommandations sur des questions complexes dans le domaine de la surveillance électronique

afin de

permettre aux bénéficiaires de ces avis d'adopter des orientations et lignes d'action adéquates.

 

veiller à la bonne coordination des informations entre le service et les différentes maisons de justice

afin de

veiller à ce que les missions effectuées par le monitoring de la surveillance électronique, ainsi que la collaboration et la coordination des interventions entre le service et les maisons de justice répondent aux missions et à la politique générale des Maisons de justice.

 

Finalités

En tant que

coordinateur

organiser et coordonner les activités du service selon les aptitudes et disponibilités de chacun

afin de

permettre une mise en oeuvre cohérente et efficiente des priorités et objectifs fixés.

 

Exemples de tâches

• élaborer les méthodes de travail adéquates

• affecter les ressources selon les priorités

• veiller au bon déroulement des activités en fonction des absences (im)prévues

• organiser et adapter le travail en fonction des procédures en vigueur

• assurer la coordination des interventions du service avec celles de l’équipe mobile responsable de la pose des bracelets et des boitiers à domicile.

 

En tant que

coach

encadrer, accompagner et motiver les collaborateurs dans leurs prestations journalières

afin de

permettre à chacun de développer ses compétences et faire ainsi converger les énergies individuelles vers la réalisation des objectifs et priorités générales.

 

Exemples de tâches

• mener des entretiens de fonctionnement

• cibler les besoins de formations des collaborateurs et y répondre

• définir des objectifs de développement concrets et mesurables

• résoudre les problèmes individuels

 

En tant que

expert/spécialiste

conseiller le management et les collaborateurs sur des questions spécifiques et complexes dans le domaine de la surveillance électronique (contrôle et monitoring)

afin de

leur permettre d'adopter des orientations et lignes d'action efficaces et adaptées dans ce domaine.

 

Exemples de tâches

• signaler les problèmes rencontrés

• formuler des propositions et des conseils susceptibles d’améliorer les processus de travail définis, l’organisation du service ou la politique menée, …

• formuler des avis sur des questions particulièrement complexes relatives au domaine de la surveillance électronique (contrôle et monitoring)

• participer activement aux réunions de service et groupes de travail divers

• rendre des avis quant aux décisions relatives à l’aide financière aux justiciables sous mesure de surveillance électronique qui ne bénéficient d’aucune source de revenu

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

effectuer le suivi et la mise à jour constante des évolutions en matières de surveillance électronique

afin de

veiller à conserver une connaissance actualisée et optimale en la matière et permettre ainsi l'exécution d'un service efficace et adapté;
contribuer à l’essor et à la continuité des processus de changement.

 

Exemples de tâches

• être au fait des pratiques, des innovations et des tendances dans les matières gérées

• proposer des initiatives en matière de partage et de développement des connaissances, rechercher et analyser les bonnes pratiques et favoriser l'échange d'expérience

• développer de manière continue ses propres connaissances et expertises dans les différents domaines de connaissances nécessaires à l’exécution de la mission et être attentif à toutes les formes d’évolution de l’organisation et de son fonctionnement

• participer aux formations, aux groupes de travail

• fournir des informations sur les lignes directrices, sur les réunions de travail concernant les missions du service et celles des maisons de justice

 

En tant que

personne de contact

coordonner les travaux du service avec les autres services internes et externes, de même qu'assurer le rôle de relai entre la direction et le service

afin de

garantir une communication efficace et optimale et participer ainsi à la réalisation des objectifs.

 

Exemples de tâches

• veiller à la bonne communication des dossiers entre les différentes cellules et les collaborateurs au sein du service

• entretenir des contacts avec différentes personnes et instances dans le cadre du suivi des dossiers liés au domaine de la surveillance électronique (maisons de justice, équipe mobile, ...) et développer un réseau de contact

• assurer un rôle de signalement vers la hiérarchie lors de la détection de problèmes spécifiques

• collaborer avec des partenaires privés

• participer aux réunions (internes et externes) en tant que représentant de la cellule, par exemple aux réunions de service, aux réunions de travail avec les tribunaux d’application des peines et les ministères publics près les tribunaux d’application des peines, avec l’EPI, …

 

En tant que

collaborateur administratif

guider les collaborateurs dans l’exécution des tâches administratives et exécuter soi-même des tâches administratives complexes

afin de

soutenir le manager sur le plan administratif en coordonnant les activités administratives du service.

 

Exemples de tâches

• assurer le suivi et la diffusion de la correspondance et des dossiers

• rédiger des procès-verbaux de réunions internes et externes

• organiser des réunions

• collaborer à l'exécution des décisions prises par le management

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
du chef de service	objectifs stratégiques, plan de management, directives, instructions de travail, évolution et évaluation des pratiques dans les différentes maisons de justice et au monitoring, notes de service, note de politique criminelle, informations sur la loi	e-mail, réunion, courrier d’information
du directeur régional	instructions de travail données aux MJ et au monitoring	e-mail, réunion, entretien
des collaborateurs	questions, états des lieux, évaluation des pratiques, difficultés, suggestions d’amélioration des pratiques	réunion, rapport, e-mail
des maisons de justice	informations relatives aux conditions à respecter par les justiciables (horaires, permissions de sorties, activités imposées, ….)	e-mail, téléphone, dossier papier
des services centraux de la DGMJH	communication et informations diverses	Intranet, notes de service, réunions
des prisons /équipe mobile	informations relatives à des dossiers particuliers, disponibilité , planning des interventions, problèmes techniques	réunion, entretien, note, téléphone
des autres services du SPF	questions écrites, orales,	e-mail, téléphone, courrier
des justiciables	informations relatives aux respects des horaires, aux mouvements	téléphone
des autorités mandantes (SCI, TAP, magistrature, parquet d’arrondissement, …)	informations structurelles	téléphone, courrier, e-mail
du service informatique	nature des problèmes éventuellement rencontrés, mesures à prendre	e-mail , téléphone
des fournisseurs de services externes	nature des problèmes éventuellement rencontrés, mesures à prendre	e-mail , téléphone

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
au chef de service	évaluation et suggestions d’amélioration des pratiques, projets souhaités dans le cadre du plan de management, difficultés rencontrées	Réunion, rapport, fiche de projet, mémo conceptuel
au directeur régional	difficultés, suggestions d’amélioration dans la collaboration avec les MJ, suivi des ojectifs	réunion, entretien, notes, rapport d'évaluation
aux collaborateurs	objectifs opérationnels, informations sur loi, procédure, méthodologie, instruction de travail, déontologie, planning…	réunion, entretien, note
aux maisons de justice	alarmes, non respect constaté des conditions, problèmes, procédure de travail	téléphone, fiche de mouvement
à l'équipe mobile	mandats à exécuter, horaires, bracelets et boitiers défectueux	note, réunion
autres services de la DGMJH	demande d’informations diverses	e-mail, intranet
aux justiciables	Informations sur le respect des horaires, activités, ….	téléphone
aux autres services SPF justice ( DGEPI)	instructions de travail et méthodologie, règles de fonctionnement des MJ, rapport d’information, …	téléphone, courrier, e-mail
aux autorités mandantes (SCI, TAP, magistrature, parquet d’arrondissement, …)	contraintes dues à l’outil technologique, explication processus de travail	réunion, formation, rapport
aux service informatique	problèmes rencontrés, demande d’informations, pannes	e-mail , téléphone
aux fournisseurs de services externes (téléphone, fournisseur d’électricité)	problèmes rencontrés, pannes , demande d’information	e-mail , téléphone

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le conseiller directeur du monitoring de la surveillance électronique ou son adjoint

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• sa propre organisation du travail, sur une base quotidienne, hebdomadaire …

• l’encadrement du personnel qui lui est attribué, suivi des prestations, organisation de réunions d’équipes avec le personnel

• constituter son réseau propre

• l’information aux justiciables sur le fonctionnement du monitoring

• l’exécution de la collaboration avec les partenaires

• les avis en matière d’octroi des aides financières aux justiciables

• l’approbation des certaines attestations d’absence des membres du personnel, au sein des cadres réglementaires et légaux

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• modifier de la méthodologie

• démarrer des projets pilotes en collaboration avec les services externes

• la dérogation aux accords de collaboration avec les partenaires externes en ce qui concerne les accords centraux, régionaux et locaux

• des contacts avec la presse

• participer de manière active ou passive aux colloques ou journées d’étude

• des affaires ayant un impact financier important nécessitant l’accord du service Budget et contrôle de gestion, Bâtiment et Matériel ou de l’inspecteur des Finances

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

en fonction des besoins logistiques, humains et technologiques

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. le service offre un appui technique indispensable à l’exécution des mandats relatifs à la surveillance électronique exécutés dans les maisons de justice

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementations et directives en vigueur

• notes de service

• circulaires ministérielles

• AR 13 juin 1999 portant organisation du Service des Maisons de Justice du SPF Justice

• AM 23 juin 1999 fixant les descriptions et profils de fonction pour le personnel des services extérieurs du Service Maison de justice du SFP Justice

• directives déontologiques et méthodologiques

• directives relatives à la surveillance électronique

• statut du personnel de l’Etat

• loi sur les cercles de développement •

• loi sur les TAP et le statut juridique externe

• droit pénal, procédure pénale et exécution des peines

 

Quelles innovations

• propositions concernant les instruments de gestion (rapports de suivi, enregistrement des données, rédaction des objectifs stratégiques et opérationnels

• propositions relatives à l’amélioration et au développement de processus et de méthodes de travail efficaces et effectives au sein du service

• propositions relatives aux missions à caractère structurel

• suggestion d’amélioration de la réglementation (AM, AR, lois)

• propositions relatives à l’amélioration de partenariats ….

 

Sur base de quel cadre de référence

• lan de management

• înstructions de travail

• formation interne

• exécution des peines et mesures

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.