Identificatie van de functie

Functiecode : DSA021

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het leiden, organiseren en coördineren van het beheer van een team dat met elektronisch toezicht belast is

teneinde

Een goed technisch beheer van de alarmen en de informaticamiddelen verzekeren op die wijze dat een goed functioneren van de maatregelen elektronisch toezicht kan gegarandeerd worden;
mee te werken aan de verwezenlijking van de operationele doelstellingen binnen het domein van het elektronisch toezicht dat hem/haar wordt toevertrouwd.

 

Het geven van adviezen en aanbevelingen over complexe kwesties op het vlak van het elektronisch toezicht

teneinde

de begunstigden van deze adviezen toe te laten gepaste oriëntaties en actielijnen te kiezen.

 

De samenwerking en de goede coördinatie van de informatie tussen de dienst en de verschillende justitiehuizen

teneinde

erop toe te zien dat de opdrachten die uitgevoerd worden door de monitoring van het elecktronisch toezicht alsook de samenwerking en de coördinatie van de tussenkomsten tussen de dienst en de justitiehuizen beantwoorden aan de opdrachten en het algemeen beleid van de Justitiehuizen.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

het organiseren en coördineren van de activiteiten van de dienst volgens de bekwaamheden en beschikbaarheid van iedereen

teneinde

een coherente en efficiënte uitvoering van de vastgestelde prioriteiten en doelstellingen toe te laten.

 

Voorbeelden van taken

• het uitwerken van gepaste werkmethodes

• het toewijzen van de middelen naargelang de prioriteiten

• toezien op het goede verloop van de activiteiten in functie van (on)voorziene afwezigheden

• het organiseren en aanpassen van het werk in functie van de geldende procedures

• het verzekeren van de coördinatie van dienstinterventies met deze van het mobiele team, verantwoordelijk voor het plaatsen van de enkelbanden en de alarmboxen op het thuisadres

 

Als

coach

het leiden, begeleiden en motiveren van de medewerkers in hun dagelijkse prestaties

teneinde

iedereen toe te laten zijn/haar bekwaamheden te ontwikkelen en de individuele energie zo te laten samenvloeien ter verwezenlijking van de algemene doelstellingen en prioriteiten.

 

Voorbeelden van taken

• het voeren van functioneringsgesprekken

• het bepalen van de opleidingsbehoeften van de medewerkers en eraan beantwoorden

• het bepalen van concrete en meetbare ontwikkelingsdoelstellingen

• het oplossen van individuele problemen

 

Als

expert/deskundige

het adviseren van het management en de medewerkers over specifieke en complexe kwesties binnen het domein van het elektronisch toezicht (controle en monitoring)

teneinde

hen toe te laten om doeltreffende oriëntaties en actielijnen in te voeren, die aangepast zijn aan dit domein.

 

Voorbeelden van taken

• problemen melden die zich hebben voorgedaan

• voorstellen en adviezen formuleren die de omschreven werkprocessen, de organisatie van de justitiehuizen of het gevoerde beleid,… kunnen verbeteren

• het formuleren van adviezen over bijzonder complexe kwesties binnen het domein van het elektronisch toezicht (controle en monitoring)

• actief deelnemen aan de verschillende dienstvergaderingen en werkgroepen.

• Advies geven omtrent de toekenning van financiële hulp aan de justitiabele onder de maatregel van elektronisch toezicht die geen enkele bron van inkomsten heeft

 

Als

kennisbeheerder

instaan voor de opvolging en de constante actualisering van de evoluties inzake het elektronisch toezicht

teneinde

te waken over het behoud van een geactualiseerde en optimale kennis ter zake en zo de uitvoering van een efficiënte en aangepaste dienstverlening toe te laten; bij te dragen tot de snelle ontwikkeling en de continuïteit van de veranderingsprocessen.

 

Voorbeelden van taken

• aandacht besteden aan alle evolutievormen van de organisatie en haar werking

• initiatieven voorstellen met betrekking tot de verdeling en de ontwikkeling van de kennis; goede handelwijzen nastreven en analyseren; en het bevorderen van de uitwisseling van ervaring

• de eigen kennis en deskundigheid op de verschillende kennisdomeinen die nodig zijn voor de uitvoering van zijn opdracht continu ontwikkelen en op de hoogte zijn van de handelwijzen, innovaties en tendensen in de behandelde materies

• het volgen van opleidingen, het deelnemen aan werkgroepen

• inlichtingen verschaffen omtrent de richtlijnen; omtrent de werkvergaderingen betreffende de opdrachten van de dienst en deze van de justitiehuizen

 

Als

contactpersoon

het coördineren van de werkzaamheden van de dienst met de andere interne en externe diensten en het verzekeren van de rol van tussenpersoon tussen de directie en de dienst

teneinde

een doeltreffende en optimale communicatie te verzekeren en zo bij te dragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen.

 

Voorbeelden van taken

• waken over de goede communicatie van de dossiers tussen de verschillende cellen en de medewerkers binnen de dienst

• het onderhouden van contacten met verschillende personen en instanties in functie van de opvolging van dossiers in verband met het domein van het elektronisch toezicht (justitie huizen, mobile equipe) en het opbouwen van een netwerk

• het vervullen van de signaalrol naar de hiërarchie toe bij de ontdekking van specifieke problemen

• samenwerken met privépartners

• deelnemen aan vergaderingen (intern en extern) als vertegenwoordiger van de cel, bijvoorbeeld aan de dienstvergadering, aan het overleg met de strafuitvoeringsrechtbanken en de parketten bij de strafuitvoeringsrechtbanken, met het EPI, …

 

Als

administratief medewerker

aansturen van de secretariaatsmedewerkers en zelf uitvoeren van complexere administratieve taken

teneinde

de manager te ondersteunen op administratief vlak door de administratieve werkzaamheden van de dienst te coördineren.

 

Voorbeelden van taken

• opvolgen en (laten) verspreiden van briefwisseling en dossiers

• opstellen van verslagen van interne en externe vergaderingen

• organiseren van vergaderingen

• meewerken aan de uitvoering van managementbeslissingen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
het diensthoof	strategische doelstellingen, managementplan, richtlijnen, werkinstructies, ontwikkeling en evaluatie van de werkwijzen in de verschillende justitiehuizen en de monitoring, dienstnota's, nota voor het strafrechtelijk beleid,informatie over wetten	e-mail, vergadering, informatieve briefwisseling
de regionaal directeur	werkinstructies gegeven aan het JH en de monitoring	vergadering, e-mail, gesprek
de medewerkers	vragen, stand van zaken, evaluatie van de werkwijzen, moeilijkheden, verbetersuggesties van de handelwijzen	vergadering, verslag, e-mail
de justitiehuizen	informatie m.b.t. de te respecteren condities door de justitiabele (uren, uitgangspermissie, opgelegde activiteiten, …)	e-mail, telefoon, papieren dossier
de centrale diensten van het DGMJH	verschillende informatie en communicatie	Intranet, dienstnota, vergadering
de gevangenis/mobiel team	informatie m.b.t. de particuliere dossiers, beschikbaarheid, planning van de tussenkomsten, technische problemen	vergadering, onderhoud, nota, telefoon
de andere diensten van de FOD (DGEPI)	schriftelijke, mondelinge vragen,	e-mail, telefoon, per brief
de justitiabelen	informatie m.b.t. het respecteren van de uren, bewegingen	telefoon
de opdrachtgevers (SUR, magistratuur, parket van het arrondissement	structurele informatie	telefoon, post, e-mail
de informaticadienst	aard van de eventuele problemen opzoeken, maatregelen nemen	e-mail, telefoon
de leveranciers van externe dienst	aard van de eventuele problemen opzoeken, maatregelen nemen	e-mail, telefoon

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
aan het diensthoofd	evaluatie en suggesties tot verbetering van de werkwijzen, projecten wenselijk binnen het kader van het managementplan, tegengekomen moeilijkheden,	vergadering, verslag, projectfiche, conceptuele memo
aan de regionale directeur	moeilijkheden, suggesties tot verbetering van de samenwerking met de JH, opvolging van de doelstellingen	vergadering, onderhoud, nota's, evaluatieverslag
aan de medewerkers	operationele doelstellingen,	gesprek, vergadering, nota
aan de justitiehuizen	alarmen, niet respecteren van de vastgestelde condities, problemen, werkprocedure	telefoon, bewegingsfiche
aan hetobiel team	uitvoeringsmandaat, uren, enkelband en beschadigde kast	nota, vergadering
aan andere diensten van het DGMJH	vraag om diverse informatie	e-mail, intranet
aan de justitiabelen	Informeren over het respecteren van de uren, activiteiten, …	telefoon
aan de andere diensten van de FOD Justitie (DGUSM)	werkinstructies en methodologie, werkingsregels van de JH’en, informatierapport,…	telefoon, per brief, e-mail
aan de externe partners (SUR, magistratuur, parket van het arrondissement,…)	verplichtingen toe te schrijven aan de technologische middelen, het uitleggen van werkprocedures	vergadering, vorming, rapport
aan de informaticadienst	opgemerkte problemen, informatievragen, pannes	e-mail, telefoon
aan de leveranciers van externe dienst (telefoon, leverancier elektriciteit)	opgemerkte problemen, informatievragen, pannes	e-mail, telefoon

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de adviseur directeur van de monitoring van het elektronisch toezicht of zijn/haar adjunct

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de organisatie van het eigen werk per dag, per week, ...

• Het inzetten van het personeel dat hem/haar werd toegewezen, opvolgen van de prestaties, de organisatie van teamvergaderingen met het personeel

• de samenstelling van zijn/haar netwerk.

• Informatie verstrekken aan de justitiabele over het functioneren van de monitoring

• Uitvoeren van de samenwerking met de gesprekspartners

• Beheer van het budget dat hem werd toegewezen en de adviezen op vlak van toekenning van de financiele hulpverlening aan de justitiabele

• Het goedkeuren van bepaalde ziekteattesten van personeelsleden, op basis van het legaal en reglementair kader

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• aanpassen van de methodologie

• starten van pilootprojecten in samenwerking met de buitendiensten

• afwijken van samenwerkingsakkoorden met externe partners wat betreft de akkoorden op centraal, regionaal en lokaal vlak.

• contacten met de pers

• actief of passief deelnemen aan colloquia of studiedagen.

• aangelegenheden met een belangrijke financiële impact waarvoor een akkoord nodig is van de dienst Budget en Beheerscontrole, Gebouwen en Materieel of de Inspecteur van Financiën.

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

in functie van de logistieke, menselijke en technologische noden

 

Eigen werkbudget

/

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. de dienst biedt een noodzakelijke technische ondersteuning bij de uitvoering van de mandaten met betrekking tot het elektronisch toezicht uitgevoerd in het geheel van de justitiehuizen

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• geldende reglementering en richtlijnen

• dienstnota's

• ministeriële omzendbrieven

• KB 13 juni 1999 houdende organisatie van de Dienst Justitiehuizen van het Ministerie van Justitie;

• MB van 23 juni 1999 tot vaststelling van de functiebeschrijvingen en -profielen voor het personeel van de buitendiensten van de Dienst Justitiehuizen van het Ministerie van Justitie;

• deontologische en methologische richtlijnen

• richtlijnen m.b.t. het elektronisch toezicht

• statuut van het rijkspersoneel

• wet op de ontwikkelcirkels.

• wet op de SUR en het juridisch extern statuut

• strafrecht, strafprocesrecht en strafuitvoering;

 

Welke vernieuwingen

• voorstellen inzake beheersinstrumenten (opvolgingsrapportage, registratie van gegevens, opstellen van strategische en operationele doelstellingen)

• verbetervoorstellen met betrekking tot de werkprocessen en de effectieve en doeltreffende werkmethodes van de dienst

• voorstellen inzake de opdrachten van structurele aard

• voorstel tot verbetering van de regelgeving (MB, KB, wetten);

• voorstellen inzake de verbetering van de partnerships ….

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• managementplan

• werkinstructies

• interne vorming

• uitvoering van straffen en maatregelen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.