Identificatie van de functie

Functiecode : DSA020

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

De activiteiten van de operationele cel begeleiden, leiden en coördineren

teneinde

- de operationele resultaten van de dienst op doeltreffende wijze te bereiken, zulks in overeenstemming met de strategische doelstellingen van het Directoraat Generaal Justitiehuizen (DG MJH);

- alle operationele ondersteunende taken uit te voeren die nodig zijn voor de goede werking van de diensten en processen van het DG MJH:
• de organisatie van de specifieke technische opleidingen voor de core business ondersteunen;
• het management en de medewerkers de methodologische instrumenten leren beheersen die nodig zijn voor de optimale uitvoering van hun opdrachten;
• de overdracht en het informaticabeheer organiseren van de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de opdrachten van de diensten en van de medewerkers;
• het administratief en financieel beheer van de projecten van het globaal plan en van de nationale projecten organiseren, alsmede de informatie over en de follow-up van deze projecten;
• de informaticadragers voor het onderhoud en de ontwikkeling van kennisbeheer en -overdracht onderhouden en ontwikkelen.

 

Dienst doen als (interne en externe) vertegenwoordiger van de operationele cel

teneinde

adequate informatie te verspreiden en elementen te verzamelen die verband houden met de activiteiten van de dienst.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het organiseren en leiden van de dienst

teneinde

de operationele resultaten van de dienst te bereiken, zulks in overeenstemming met de strategische doelstellingen van het DG MJH; toe te zien op de correcte verwezenlijking van de opdrachten van de dienst en op passende wijze te voorzien in de terugkerende operationele behoeften.

 

Voorbeelden van taken

• het werk verdelen onder de medewerkers, doelstellingen en termijnen bepalen en de dienstorders verspreiden;

• toezien op de goede uitvoering van de (terugkerende en specifieke) taken en op de inachtneming van de wetgeving door een formele en informele follow-up van de prestaties (briefing, vergadering, ...);

• uitwerken van een operationeel plan voor de dienst, conform het managementplan en de strategische en operationele doelstellingen van het DGMJH;

• zorgen voor motivatie en samenwerking in de dienst;

• toezien op een goede doorstroming van de informatie in de "operationele cel" en tussen de "operationele cel" en de andere cellen van de directie "Expertise".

 

Als

beleidsadviseur

het management en de andere cellen van de dienst Expertise adviseren met betrekking tot de instrumenten en processen voor kennisbeheer en -overdracht

teneinde

het kennisbeheerproces operationeel te maken en aangepast aan de behoeften en opdrachten van de justitiehuizen en van de medewerkers; bij te dragen tot de ontwikkeling van de opdracht en de visie van de justitiehuizen (JH); bij te dragen tot de ontwikkeling van een algemene strategie van de justitiehuizen; voor een passende en kwaliteitsvolle uitvoering van de opdrachten te zorgen.

 

Voorbeelden van taken

• voorstellen en adviezen formuleren die de omschreven werkprocessen kunnen verbeteren; het verschaffen van adviezen inzake de specifieke materie behandeld door de cel;

• problemen die zich hebben voorgedaan, melden;

• op creatieve wijze nadenken over de wijze waarop de instrumenten en processen voor kennisbeheer en -overdracht kunnen worden verbeterd;

• actief deelnemen aan de verschillende dienstvergaderingen en werkgroepen;

• nota’s, evaluatieverslagen opstellen

 

Als

coach

zorgen voor de individuele begeleiding en ontwikkeling van de medewerkers

teneinde

de medewerkers en het team op hun beste niveau te laten presteren en het niveau van hun prestaties te verbeteren; de activiteiten en opdrachten van de dienst efficiënt en daadwerkelijk te realiseren; de medewerkers aan te moedigen hun competenties en kennis te ontwikkelen; de samenwerking tussen de medewerkers te bevorderen en de teamgeest te stimuleren; de medewerkers te betrekken bij de ontwikkeling van de organisatie op alle niveaus.

 

Voorbeelden van taken

• op verzoek van de medewerkers of op proactieve wijze individueel of in groep coachinggesprekken voeren, activiteiten organiseren die op “teambuilding” gericht zijn;

• de medewerkers helpen om de professionele problemen die zich hebben voorgedaan te identificeren en hen zodanig begeleiden dat zij zelf de oplossingen vinden;

• het verschaffen van constructieve feedback over het functioneren, zowel positief als negatief;

• de opleidingsbehoeften en aanvragen evalueren;

• een individueel ontwikkelingsplan of teamontwikkelingsplan voorstellen (bijvoorbeeld: een opleidingsplan opstellen voor medewerkers die actief zijn op een specifiek werkterrein).

 

Als

kennisbeheerder

het overdragen van de kennis binnen de dienst; zoeken naar en ter beschikking stellen aan het management en de medewerkers van de kennis en deskundigheid die nodig zijn voor de goede uitvoering van hun opdrachten in het bijzonder met betrekking tot de deontologie, methodologie en rol van de justitiehuizen

teneinde

bij te dragen tot de snelle ontwikkeling en de continuïteit van de veranderingsprocessen; de deskundigheid, het professionalisme en autonomie van de medewerkers te verhogen; bij te dragen tot de verbetering van de geleverde prestaties en diensten.

 

Voorbeelden van taken

• antwoorden op de methodologische, deontologische en inhoudelijke vragen op grond van zijn kennis, de door de andere cellen van de dienst Expertise bezorgde informatie en de in de dienst Justitiehuizen geldende richtlijnen en werkmethodes;

• toezien op de goede opleiding en training on-the-job van de (nieuwe) medewerkers; alle informatie die nodig is voor de uitvoering van de opdrachten en activiteiten van de cel opzoeken, interpreteren, verwerken en verspreiden in de dienst;

• op de hoogte zijn van de handelwijzen, innovaties en tendenzen in de behandelde aangelegenheden; aandacht besteden aan alle evolutievormen van de organisatie en de werking ervan;

• deelnemen aan colloquia, conferenties etc.. teneinde de eigen kennis te completeren en door te geven; zijn eigen kennis en deskundigheid op de verschillende kennisgebieden die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht continu ontwikkelen;

• initiatieven voorstellen met betrekking tot het delen en de ontwikkeling van kennis.

 

Als

vertegenwoordiger / contactpersoon n

woordvoerder en contactpersoon (op intern en extern niveau) van de dienst zijn voor alles wat te maken heeft met de door de cel behandelde aangelegenheden, deelnemen aan verschillende werkgroepen en vergaderingen en de cel vertegenwoordigen bij de hiërarchie en bij andere interne en externe partners

teneinde

de visie en de waarden van de organisatie en dienst uit te dragen;
adequate informatie te verspreiden en elementen te verzamelen die verband houden met de activiteiten van de dienst en bij te dragen tot optimale samenwerking met de interne en externe partners;
te informeren naar de behoeften en vragen en een gepast antwoord te geven.

 

Voorbeelden van taken

• toegankelijk zijn als contactpersoon van de dienst, de verzoeken van het management en van de opdrachtgevende overheden ontvangen en ervoor zorgen dat zij goed worden verwerkt;

• de contacten met instellingen en externe personen beheren en een netwerk van contacten uitbouwen; het onderhouden van relaties met partners;

• aan de (interne en externe) vergaderingen deelnemen als vertegenwoordiger van de cel, bijvoorbeeld aan de dienstvergaderingen, vergaderingen met de cel Groei en Ontwikkeling, het Directoraat Generaal Penitentiaire Inrichtingen (DGEPI), ... ;

• aan de managementvergaderingen deelnemen teneinde de operationele behoeften met betrekking tot de opdracht van de cel te achterhalen en erin te voorzien;

• alle nuttige informatie voor de leidinggevende functies en voor de medewerkers opzoeken, interpreteren, verwerken en verspreiden.

 

Als

gegevensbeheerder

het ontwikkelen en onderhouden van een systeem voor informatie-uitwisseling en prestatiemeting dat beantwoordt aan de noden van de management

teneinde

het coderen en behandelen via de computer van de gegevens mogelijk te maken;
de correcte planning en follow-up van de prestaties, de verslagen te waarborgen, zowel op het stuk van de opdrachten als op dat van het beheer van de case load.

 

Voorbeelden van taken

• toezien op een goed beheer en de goede werking van de tools voor de geïnformatiseerd beheer van de boordtabellen, het intranet, platformen waarin wordt samengewerkt;

• de beheersinstrumenten op proactieve wijze aanpakken;

• alle incidenten opsporen, conform het vereiste niveau van de dienstverlening;

• toezien op een snelle en adequate oplossing van de moeilijkheden op het stuk van de het beheer van de ondersteunende elektronische middelen.

 

Als

informatiebeheerder

zorgen voor de bewaring en toegankelijkheid van de informatiedocumenten en de verzamelde kennis;

teneinde

medewerkers en leidinggevenden de mogelijkheid te bieden zich op adequate werkbronnen en informatie te baseren.

 

Voorbeelden van taken

• de archivering en de bewaring van de documenten organiseren;

• de adequate werkbronnen ter beschikking stellen op het computernetwerk;

• erop toezien dat de beschikbare documenten worden bijgewerkt;

• voorzien in adequate ondersteuning met betrekking tot de toegankelijkheid en de bewaring van de informatie (intranet, CD-ROM, papier,..).

 

Als

dossierbeheerder

toezien op de behandeling van of het zelf behandelen van de complexe dossiers in de toepassing van de reglementering

teneinde

snel en efficiënt een duurzame oplossing te verschaffen voor het knelpunt

 

Voorbeelden van taken

• toezien op de studie van of het zelf bestuderen van de complexe dossiers;

• toezien op het verzamelen of het zelf verzamelen van de inbreng van alle betrokkenen in het dossier;

• toezien op de correcte toepassing van de reglementering en procedures.

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Adviseur-generaal - Directie Expertise DGMJH

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.