Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA020

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Guider, diriger et coordonner les activités de la cellule opérationnelle

afin de

- atteindre de manière efficace les résultats opérationnels du service et ce, conformément aux objectifs stratégiques de la Direction Générale Maisons de Justice (DGMJH);

- réaliser l’ensemble des tâches opérationnelles de support nécessaires au bon fonctionnement des services et des processus de la DGMJH :
• soutenir l’organisation de formations techniques spécifiques au core business;
• apporter au management et aux collaborateurs la maîtrise des outils méthodologiques nécessaires à l’exécution optimale de leurs missions;
• organiser le transfert et la gestion informatique des données nécessaires à l’exercice des missions des services et des collaborateurs;
• organiser la gestion administrative et financière des projets du plan global et des projets nationaux ainsi que l’information et le suivi de ces projets;
• entrenir et développer les supports informatiques de transmission et gestion des connaissances.

 

Faire office de représentant (interne et externe) de la cellule

afin de

diffuser une information adéquate et recceuillir les éléments en relation avec les activités du service

 

Finalités

En tant que

dirigeant

organiser et diriger le service

afin de

atteindre les résultats opérationnels du service et ce, conformément aux objectifs stratégiques de la DGMJH; veiller à la réalisation correcte des missions du service et répondre adéquatement aux nécessités opérationnelles récurrentes.

 

Exemples de tâches

• répartir le travail parmi les collaborateurs, fixer des objectifs et des délais et distribuer les ordres de service;
  

• veiller à la bonne réalisation des tâches (récurrentes et particulières) et au respect de la législation par un suivi formel et informel des prestations (briefing, réunion...);
  

• établir un plan opérationnel pour le service, conformément au plan de management et aux objectifs stratégiques et opérationnels de la DGMJH ;
  
  

• assurer la motivation et la collaboration au sein du service;
  

• veiller à la bonne circulation des informations au sein de la "cellule Opérationnelle" et entre la "cellule Opérationnelle" et les autres cellules de la direction « Expertise ».
  

 

En tant que

conseiller stratégique

conseiller le management et les autres cellules du service « expertise » en ce qui concerne les outils et processus de gestion et de transfert des connaissances

afin de

rendre le processus de gestion des connaissances opérationnel et adapté aux besoins et aux missions des maisons de justice et des collaborateurs; contribuer au développement de la mission et de la vision des Maisons de justice (MJ); collaborer au développement d’une stratégie globale des Maisons de justice; assurer une exécution adéquate et de qualité des missions.

 

Exemples de tâches

• formuler des propositions et des conseils susceptibles d’améliorer les processus de travail définis, donner des avis concernant les matières spécifiques traitées par la cellule;

• signaler les problèmes rencontrés;

• réfléchir de manière créative à la façon d’améliorer les outils et processus de gestion et de transfert des connaissances;

• participer activement aux réunions de service et groupes de travail divers;

• rédiger des notes, des rapports d’évaluation

 

En tant que

coach

se charger de l’accompagnement et du développement individuel des collaborateurs

afin de

porter les prestations des collaborateurs et de l’équipe à leur meilleur niveau, améliorer le niveau de leur prestation; réaliser les activités et les missions du service de manière efficace et effective; encourager les collaborateurs à développer leurs compétences et leurs connaissances; favoriser la coopération entre les collaborateurs et stimuler l’esprit d’équipe; impliquer les collaborateurs dans le développement de l’organisation à tous les niveaux.

 

Exemples de tâches

• mener à la demande des collaborateurs ou de manière proactive des entretiens de coaching individuel ou de groupe, organiser des activités qui sont axées sur le « team building »;

• aider les collaborateurs à identifier les problèmes professionnels rencontrés et les guider de manière à ce qu’ils trouvent eux-mêmes les solutions;

• fournir un feedback constructif concernant le fonctionnement, tant positif que négatif;

• évaluer les besoins en formation et les demandes de formation;

• proposer un plan de développement individuel ou d’équipe (exemple : rédiger un plan de formation pour des collaborateurs actifs dans un domaine de travail spécifique).

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

transmettre les connaissances au sein du service; rechercher et mettre à disposition du management et des collaborateurs, les connaissances et l’expertise nécessaires à la bonne exécution de leurs missions en particulier en ce qui concerne la déontologie, la méthodologie et le positionnement des Maisons de justice

afin de

contribuer à l’essor et à la continuité des processus de changement; augmenter la compétence, le professionnalisme et l'autonomie des collaborateurs; contribuer à l’amélioration des prestations et des services rendus

 

Exemples de tâches

• répondre aux questions méthodologiques, déontologiques et de fond à partir de ses connaissances, des informations transmises par les autres cellules du service « expertise », des directives et méthodes de travail en vigueur au sein du service Maisons de justice;

• veiller à la bonne formation et à l'apprentissage sur le terrain des (nouveaux) collaborateurs; rechercher, interpréter, traiter et diffuser dans le service toutes les informations nécessaires à l’exécution des missions et activités de la cellule;

• être au fait des pratiques, des innovations et des tendances dans les matières gérées; être attentif à toutes les formes d’évolution de l’organisation et de son fonctionnement;

• participer à des colloques, des conférences etc., afin de parfaire ses connaissances et de les transmettre; développer de manière continue ses propres connaissances et expertises dans les différents domaines de connaissances nécessaires à l’exécution de la mission;

• proposer des initiatives en matière de partage et de développement des connaissances.

 

En tant que

représentant / personne de contact

être le porte-parole et la personne de contact (interne et externe) du service pour tout ce qui concerne les matières traitées par la cellule, participer à divers groupes de travail et réunions et représenter la cellule auprès de la hiérarchie voire d’autres partenaires internes et externes

afin de

transmettre la vision et les valeurs de l'organisation et du service;
diffuser une information adéquate et recueillir les éléments en relation avec les activités du service et contribuer à des collaborations optimales avec les partenaires internes et externes;
s'enquérir des besoins et demandes et fournir la réponse appropriée

 

Exemples de tâches

• être accessible en tant que personne de contact du service; réceptionner les demandes provenant du management, des autorités mandantes et en assurer le bon traitement;

• gérer les contacts avec des institutions et personnes externes et construire un réseau de contacts; entretenir des relations avec les partenaires;

• participer aux réunions (internes et externes) en tant que représentant de la cellule, par exemple aux réunions de service, aux réunions avec la cellule « croissance et développement », la Direction Générale Etablissements Penitentiaires (DGEPI), ... ;

• participer aux réunions du management afin de recueillir les besoins opérationnels relatifs aux missions de la cellule et y répondre;

• rechercher, interpréter, traiter et diffuser toutes les informations utiles aux fonctions dirigeantes et aux collaborateurs.

 

En tant que

gestionnaire de données

développer et entretenir un système informatique d'échange d'informations et de mesure des prestations qui réponde aux besoins du management

afin de

permettre l'encodage et le traitement informatique des données;
garantir le planning et le suivi correct des prestations, des rapports, ... tant en ce qui concerne les missions que la gestion du case-load.

 

Exemples de tâches

• veiller à la bonne gestion et au bon fonctionnement des outils de gestion informatique des tableaux de bord, de l'intranet, des plates-formes collaboratives;

• aborder de façon prospective les instruments de gestion;

• détecter tous les incidents conformément au niveau voulu de prestation de services;

• veiller à la résolution rapide et adéquate des difficultés rencontrées dans l'utilisation des outils informatiques de support;

 

En tant que

gestionnaire d'information

assurer la conservation et l’accessibilité des documents d’informations et des connaissances récoltées;

afin de

permettre aux collaborateurs et aux responsables de se baser sur des sources de travail et des informations adéquates.

 

Exemples de tâches

• organiser l’archivage et la conservation des documents;
  

• mettre à disposition sur le réseau informatique les sources de travail adéquates;
  

• veiller à la mise à jour des documents disponibles;
  

• garantir un support adéquat à l’accessibilité et à la conservation des informations (intranet, CD-Rom, papiers, …).
  

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

superviser ou assurer soi-même le traitement des dossiers complexes en application de la réglementation

afin de

fournir rapidement et avec efficience une solution durable au problème

 

Exemples de tâches

• superviser ou étudier soi-même les dossiers complexes;

• surveiller ou rassembler soi-même l'apport de tous les intéressés dans le dossier;

• veiller à l'application correcte de la réglementation et des procédures.

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Management	Plan de développement des compétences (besoins en formation, …), directives, instructions, missions, connaissances validées, ...	Objectifs stratégiques, rapports de management, réunions, mail, entretien, note de service
Cellule « croissance et développement »	Plan de développement des compétences, état d’avancement et organisation de formations, recherche de formateurs, formations ou supervisions à organiser, directives services d’encadrement P&O, connaissances et compétences à développer, règles en matière de	Notes structurées, E-mail, réunions, documents d’informations, … catalogue de formation
Directeurs MJ, collaborateurs	Questions concrètes, demandes de formation et de soutien, problèmes informatiques, ...	Questions ad hoc
Cellule « conception et soutien à la politique »	Etat des lieux des connaissances et pratiques, informations, connaissances et compétences à transmettre, bonnes pratiques, besoins et attentes des services internes et /ou externes, besoins en formations ou supervisions spécifiques, documentations, ...	Réunion, mail, questions ad hoc.
Services externes (asbl plan global)	Demande de subsides, besoins, problèmes, évaluation des prestations, ...	Réunion, rapports, mail,
Inspecteurs des finances	Règles en matière de subsides, décisions subsidiations de projets, ...	Notes, mail, réunions,
Autres services du SPF (cellule informatique)	développement informatiques, olutions, problèmes, intervention et collaboration possibles, ...	notes réunion, catalogue de service

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Management	Statistique, rapport d’évaluation, évaluation besoins et fonctionnement de la cellule, rapport sur les prestations, statistiques, dossiers problématiques, besoins et difficultés, ...	Rapport structuré, réunion, rapport, mail,
Directeurs MJ, collaborateurs	connaissances validées et disponibles, documentations disponibles, ...	Entretien, intranet, mail , téléphone
Cellule croissance et développement	Connaissances à développer, publics cibles, formations à organiser, évaluation formation, formateurs à rechercher, …	Réunion, rapport
Autres cellules du service expertise	questions orales ou écrites, données statistiques, fonctionnement du service, problèmes, difficultés, connaissances manquantes, expertise pédagogique, ...	Réunion, mail, rapport, note, formation,
Services externes	Procédure de subsides; modalité de collaboration ; évaluation des prestations, ...	Réunion, note, mail, rapport
Inspecteur des finances	Demande de subsides de projets, ...	Dossiers
autres service du SPF (ICT)	Besoins, problèmes, ...	Téléphone, mail

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Conseiller général - Direction Expertise DGMJH

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• sa propre organisation du travail, sur une base quotidienne, hebdomadaire;

• développement, encadrement et évaluation des collaborateurs;

• lancement d’une procédure disciplinaire;

• la répartition du travail, suivi des prestations; - ,

• la définition des priorités des dossiers;

• le planning, l’organisation du service, …;

• l’avis en matière de demandes de subsides de projets;

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• modification des échéances des projets;

• l’octroi des subsides;

• la validation des connaissances;

• les documents et connaissances à transmettre aux services;

• dispense de formation et supervision;

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

Chaque Directeur général dispose de différents budgets pouvant éventuellement être gérés (administrativement) par la fonction, mais pour lesquels toute forme de décision est prise par le Directeur général.

 

Autres données quantitatives

1. La fonction a un impact sur l'ensemble des ressources humaines de la Direction générale Maisons de justice, soit environ 1000 collaborateurs. Parmi ces collaborateurs se retrouvent ceux des services centraux et des services extérieurs des maisons de justice.
La fonction a également un impact sur le financement d’activités de partenaires externes (environ 150 projets)

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• au plan de management du SPF et de la DGMJH;

• à la mission et à la vision de la DGMJH;

• aux lois et directives en rapport avec les missions spécifiques de la cellule (règles en matière de subventionnement de projets, …) ;

• aux instructions de travail;

• aux lois et directives en rapport avec les missions spécifiques des MJ;

• à la loi sur les cercles de développement;

• Aux notes de politique criminelle du Ministre

 

Quelles innovations

• propositions d'optimalisation de son organisation, propositions d'amélioration de la réglementation, des processus et des procédures;

• développement d’outils de gestion des connaissances

 

Sur base de quel cadre de référence

• connaissance des matières, expérience, sens critique et créativité;

• réglementation, formation interne, expérience présente chez les collègues et le chef direct

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.