Afdrukken

Adviseur conceptuele aansturing en beleidsondersteuning (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DSA019

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)




Doel van de functie

De activiteiten van de cel “Conceptuele Aansturing en Beleidsondersteuning” begeleiden, leiden en coördineren

teneinde

-het veld de deskundigheid te verschaffen die nodig is voor de uitvoering van de opdrachten;

- het management alle inlichtingen te verschaffen die nodig zijn om de opdrachten van de diensten optimaal te vervullen;

- te zorgen voor het goede verloop van de activiteiten met betrekking tot het kennisbeheer nodig voor:
• de omschrijving van de inhoud van de opdrachten en handelwijzen van de medewerkers (ontwikkeling, onderhoud, evaluatie, uitwerking en omschrijving van de kennis en handelwijzen die nodig zijn voor de verwezenlijking van de opdrachten);
• de ondersteuning en de conceptuele aansturing (analyse van de kwaliteit van de dienstverlening aan de opdrachtgevende overheden en de justitiabelen en verbetervoorstellen, opstellen van adviezen aan de minister van Justitie, het management en het College van Procureur Generaal (PG) inzake de ontwikkeling van het strafrechtelijk beleid dat verband houdt met de opdrachten van de justitiehuizen (JH);

- de operationele resultaten van de dienst op doeltreffende wijze te bereiken, zulks in overeenstemming met de strategische en operationele doelstellingen van het Directoraat Generaal Justitiehuizen (DG MJH).

 

dienst doen als (interne en externe) vertegenwoordiger van de cel “Conceptuele Aansturing en Beleidsondersteuning” van de JH

teneinde

adequate informatie te verspreiden en de elementen te verzamelen die verband houden met de activiteiten van de dienst

 

Resultaatgebieden
Als
leidinggevende
    de dienst organiseren en leiden

teneinde

    - de operationele resultaten van de dienst te bereiken, zulks in overeenstemming met de strategische doelstellingen van het DG MJH
    - toe te zien op de correcte verwezenlijking van de opdrachten van de dienst
    - op passende wijze te reageren op verzoeken om specifieke informatie van de hiërarchie, de justitiehuizen, de minister, het college van PG en andere interne en externe partners
    - de nodige steun te bieden bij het oplossen van complexe vragen en bij te dragen tot de verwerving van de vereiste algemene expertise

 

Voorbeelden van taken
  • vertalen van de strategische doelstellingen van de organisatie m.b.t. kennismanagement naar operationele doelstellingen en projecten voor de dienst, verslag uitbrengen aan de Directeur Generaal (DG) inzake de activiteiten en de resultaten van de dienst
  • verdelen van de opdrachten en de projecten onder de medewerkers en bepalen van de doelstellingen, de planning en de prioriteiten
  • volgen en indien nodig bijsturen van de resultaten van de medewerkers
  • toezien op de goede uitvoering van de (terugkerende en specifieke) taken en op de inachtneming van de wetgeving door follow-up van de prestaties (briefing, vergadering, ...)
  • toezien op een goede doorstroming van de informatie in de cel “Conceptuele Aansturing en Beleidsondersteuning” en tussen de cel “Conceptuele Aansturing en Beleidsondersteuning” en de andere cellen van de dienst “Expertise”

 

Als
coach
    inhoudelijk ondersteunen van de medewerkers van de dienst; zorgen voor de individuele begeleiding en ontwikkeling van de medewerkers

teneinde

    - de medewerkers en het team op hun beste niveau te laten presteren
    - de activiteiten en opdrachten van de dienst efficiënt en daadwerkelijk te realiseren
    - de medewerkers aan te moedigen om hun competenties en kennis te ontwikkelen
    - de samenwerking tussen de medewerkers te bevorderen en de teamgeest te stimuleren
    - de medewerkers te betrekken bij de ontwikkeling van de organisatie op alle niveaus

 

Voorbeelden van taken
  • geven van ondersteuning (advies, uitleg) m.b.t. de aanpak en de behandeling van complexe dossiers en opdrachten; geven van ondersteuning m.b.t. de interpretatie en toepassing van de reglementering die van toepassing is op het domein
  • op verzoek van de medewerkers of op proactieve wijze individueel of in groep coachinggesprekken voeren, activiteiten organiseren die op “teambuilding” gericht zijn, ...
  • de medewerkers helpen om de professionele problemen die zich hebben voorgedaan te identificeren en hen zodanig begeleiden dat zij de oplossingen zelf vinden
  • het verschaffen van constructieve feedback over het functioneren, zowel positieve als negatieve feedback
  • de opleidingsbehoeften en aanvragen evalueren; een individueel ontwikkelingsplan of teamontwikkelingsplan voorstellen (bijvoorbeeld: een opleidingsplan opstellen voor medewerkers die actief zijn op een specifiek werkterrein)


 

Als
vertegenwoordiger / contactpersoon
    woordvoerder en contactpersoon (op intern en extern niveau) van de dienst zijn voor alles wat te maken heeft met de door de cel behandelde aangelegenheden en deelnemen aan verschillende werkgroepen en vergaderingen en de cel vertegenwoordigen bij de hiërarchie, de Minister, het college van PG en bij andere interne en externe partners (academische overheden,…)

teneinde

    - de visie en de waarden van de organisatie en dienst uit te dragen
    - adequate informatie te verspreiden en elementen te verzamelen die verband houden met de activiteiten van de dienst
    - te dragen tot optimale samenwerking met de interne en externe partners
    - te informeren naar de behoeften en vragen en een gepast antwoord te geven

 

Voorbeelden van taken
  • toegankelijk zijn als contactpersoon van de dienst, de verzoeken van het management en van de opdrachtgevende overheden, de Minister, .. ontvangen en ervoor zorgen dat zij goed worden verwerkt
  • rapporteren over de voortgang en de resultaten van de opdrachten/projecten
  • de contacten met instellingen en externe personen beheren en een netwerk van contacten uitbouwen; contacten onderhouden met de partners, regelmatige contacten onderhouden met de academische overheden, …
  • aan de (interne en externe) vergaderingen deelnemen als vertegenwoordiger van de cel, bijvoorbeeld dienstvergaderingen, vergaderingen met het collega van PG, enz.
  • aan de managementvergaderingen van de organisatie deelnemen teneinde de operationele behoeften met betrekking tot de opdrachten van de cel te achterhalen en erin voorzien

 

Als
expert / adviseur
    advies geven aan het management, de minister en de opdrachtgevende overheden met betrekking tot de uitvoering van de opdrachten en de beleidsontwikkeling; behandelen van complexe dossiers en formuleren van specifieke adviezen met betrekking tot het expertisedomein of maatregelen beheerd of gevolgd door de organisatie

teneinde

    - te zorgen voor een passende en kwaliteitsvolle uitvoering van de opdrachten
    - handelwijzen te verbeteren en de dienstverlening aan de justitiabelen, de opdrachtgevers en de maatschappij te optimaliseren
    - de visie van de justitiehuizen
    - bij te dragen tot de ontwikkeling van een algemene strategie van de justitiehuizen

 

Voorbeelden van taken
  • formuleren van antwoorden op specifieke en complexe vragen, adviezen verstrekken betreffende de parlementaire voorstellen in verband met de opdrachten
  • zorgen voor de inachtneming van de wettelijke en regelgevende kaders op verschillende door de justitiehuizen behandelde gebieden
  • actief deelnemen aan de verschillende dienstvergaderingen en werkgroepen
  • problemen melden die zich hebben voorgedaan
  • creatief nadenken over de wijze waarop de werking en de dienstverlening kan worden verbeterd; voorstellen en adviezen formuleren die de omschreven werkprocessen, het gevoerde beleid… kunnen verbeteren

 

Als
kennisbeheerder
    het overdragen van de kennis binnen de dienst, zoeken naar en ter beschikking stellen aan het management, de Minister, de opdrachtgevende overheden en de medewerkers van de kennis en deskundigheid die nodig zijn voor de goede uitvoering van hun opdrachten in het bijzonder met betrekking tot de deontologie, methodologie en rol van de justitiehuizen

teneinde

    - de expertise van de dienst te vergroten
    - bij te dragen tot de snelle ontwikkeling en de continuïteit van de veranderingsprocessen
    - de deskundigheid, het professionalisme en autonomie van de medewerkers te verhogen
    - bij te dragen tot de verbetering van de geleverde prestaties en diensten

 

Voorbeelden van taken
  • goede handelwijzen nastreven en analyseren
  • zich op de hoogte houden van de ontwikkeling van de theorieën en concepten; op de hoogte zijn van de handelwijzen, innovaties en tendenzen in de behandelde aangelegenheden; aandacht besteden aan alle evolutievormen van de organisatie en de werking ervan
  • de eigen kennis en deskundigheid op de verschillende kennisdomeinen die nodig zijn voor de uitvoering van zijn opdracht continu ontwikkelen; volgen van opleidingen; raadplegen van vakliteratuur; deelnemen aan colloquia, conferenties, enz.
  • toezien op de goede opleiding en training on-the-job van de (nieuwe) medewerkers; alle informatie die nodig is voor de uitvoering van de opdrachten en activiteiten van de cel opzoeken, interpreteren, verwerken en verspreiden in de dienst
  • antwoorden op de deontologische en inhoudelijke vragen op grond van zijn kennis van de richtlijnen en methodes die gelden in de dienst Justitiehuizen; schrijven van nota's met bevindingen en presenteren van de resultaten aan de management, medewerkers en collega's

 

Als
projectleider / leider werkgroep
    sturen en volgen van de projecten en werkgroepen, met betrekking tot het expertisedomein van de cel

teneinde

    - de projecten en doelstellingen die betrekking hebben op de conceptuele aansturing en beleidsondersteuning te verwezenlijken binnen de vastgestelde termijnen
    - te voorzien in een permanente evaluatie van de correcte toepassing van de conceptuele, methodologische en wettelijke processen die verband houden met de uitoefening van de specifieke opdrachten van de justitiehuizen

 

Voorbeelden van taken
  • opzetten van projecten of werkgroepen en uitwerken van actieplannen
  • op grond van zijn eigen deskundigheid, input geven op het stuk van de inhoud en de processen voor die projecten; het methodologisch kader bepalen
  • de follow-up van de planning van de projecten en de werkgroepen volgen
  • het aanspreekpunt zijn voor de leden van de werkgroepen en projectgroepen, de deelnemers eraan begeleiden
  • de verwezenlijkte acties evalueren

 

Als
informatiebeheerder
    zorgen voor de bewaring en toegankelijkheid van de informatiedocumenten en de verzamelde kennis

teneinde

    medewerkers en leidinggevenden de mogelijkheid te bieden zich op adequate werkbronnen en informatie te baseren

 

Voorbeelden van taken
  • toezien op de uitwerking van vademecum, werkinstructies
  • de overzending van relevante documenten organiseren
  • adequate werkbronnen ter beschikking stellen op het computernetwerk
  • erop toezien dat de beschikbare documenten worden bijgewerkt


 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Adviseur generaal, hoofd dienst expertise

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.