Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA019

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Guider, diriger et coordonner les activités de la cellule « conception et soutien à la politique »

afin de

- mettre à la disposition du terrain l’expertise nécessaire à l’exécution des missions

- apporter au management toutes les informations nécessaires à une exécution optimale des missions des services

- assurer le bon déroulement des activités relatives à la gestion des connaissances nécessaires :
• à la définition du contenu des missions et des pratiques des collaborateurs (développement, entretien, évaluation, élaboration et définition des connaissances et des pratiques nécessaires à la réalisation des missions) ;
• au soutien et à la conception de la politique (analyse de la qualité des services rendus aux autorités mandantes et aux justiciables et propositions d’amélioration, rédaction d’avis au Ministre de la justice, au management et au Collège des Procureurs Généraux (PG), quant au développement de la politique criminelle en rapport avec les missions des maisons de justice(MJ);

- atteindre de manière efficace les résultats opérationnels du service et ce, conformément aux objectifs stratégiques de la Direction Générale Maisons de Justice (DGMJH).

 

faire office de représentant (interne et externe) de la cellule « conception et soutien à la politique » des MJ

afin de

diffuser une information adéquate et recueillir les éléments en relation avec les activités du service

 

Finalités

En tant que

dirigeant

organiser et diriger le service

afin de

- atteindre les résultats opérationnels du service et ce, conformément aux objectifs stratégiques de la DGMJH
- veiller à la réalisation correcte des missions du service
-répondre adéquatement aux demandes d’informations particulières émanant de la hiérarchie, des maisons de justice, du Ministre, du Collège des PG voire d’autres partenaires internes et externes
- offrir le soutien nécessaire dans la résolution de demandes complexes et contribuer à l'acquisition de l'expertise générale nécessaire à l'exécution des missions

 

Exemples de tâches

• traduire les objectifs stratégiques de l'organisation relatifs à la gestion des connaissances en objectifs et projets opérationnels pour le service; faire rapport au Directeur Général (DG) en ce qui concerne les activités et les résultats du service

• répartir les missions et les projets parmi les collaborateurs et définir les objectifs, le planning et les priorités

• suivre les résultats des collaborateurs, et les rectifier si nécessaire

• veiller à la bonne réalisation des tâches (récurrentes et particulières) et au respect de la législation par un suivi des prestations (briefing, réunion...)

• veiller à la bonne circulation des informations au sein de la cellule « Conception et Soutien à la Politique » et entre la cellule « Conception et Soutien à la Politique » et les autres cellules du service « Expertise »

 

En tant que

coach

soutenir les collaborateurs du service au niveau du contenu de leur travail; se charger de l’accompagnement et du développement individuel des collaborateurs

afin de

- porter les prestations des collaborateurs et de l’équipe à leur meilleur niveau
- réaliser les activités et les missions du service de manière efficace et effective
- encourager les collaborateurs à développer leurs compétences et leurs connaissances
- favoriser la coopération entre les collaborateurs et stimuler l’esprit d’équipe
- impliquer les collaborateurs dans le développement de l’organisation à tous les niveaux

 

Exemples de tâches

• apporter un soutien (avis et explication) dans l'approche et le traitement de dossiers et de missions complexes; apporter un soutien dans l'interprétation et l'application de la réglementation qui est d'application dans le domaine

• mener à la demande des collaborateurs ou de manière proactive des entretiens de coaching individuel ou de groupe, organiser des activités qui sont axées sur le « team building »
  

• aider les collaborateurs à identifier les problèmes professionnels rencontrés et les guider de manière à ce qu’ils trouvent eux-mêmes les solutions
  

• fournir un feedback constructif concernant le fonctionnement, tant positif que négatif
  

• évaluer les besoins en formation et les demandes de formation; proposer un plan de développement individuel ou d’équipe (exemple : rédiger un plan de formation pour des collaborateurs actifs dans un domaine de travail spécifique)
  

 

En tant que

représentant / personne de contact

être le porte-parole et la personne de contact (interne et externe) du service pour tout ce qui concerne les matières traitées par la cellule, participer à divers groupes de travail et réunions et représenter la cellule auprès de la hiérarchie, du Ministre, du collège des PG voire d’autres partenaires internes et externes (autorités académiques, …)

afin de

- transmettre la vision et les valeurs de l'organisation et du service
- diffuser une information adéquate et recueillir les éléments en relation avec les activités du service
- contribuer à des collaborations optimales avec les partenaires internes et externes
- s'enquérir des besoins et demandes et fournir la réponse appropriée

 

Exemples de tâches

• être accessible en tant que personne de contact du service; réceptionner les demandes provenant du management, des autorités mandantes, du Ministre, ... et en assurer le bon traitement
  

• faire rapport sur l'évolution et les résultats des différents projets/missions

• gérer les contacts avec des institutions et personnes externes et construire un réseau de contacts; entretenir des relations avec les partenaires; entretenir des contacts réguliers avec les autorités académiques, …
  

• participer aux réunions (internes et externes) en tant que représentant de la cellule, par exemple aux réunions de service, aux réunions avec le collège des PG, etc.
  

• participer aux réunions du management de l'organisation afin de recueillir les besoins opérationnels relatifs aux missions de la cellule et d'y répondre

 

En tant que

expert / conseiller

conseiller le management, le Ministre, les autorités mandantes en ce qui concerne l’exécution des missions et le développement de la politique; traiter les dossiers complexes et formuler des avis spécifiques relatifs à des domaines d'expertise ou à des mesures gérées ou suivies par l'organisation

afin de

- assurer une exécution adéquate et de qualité des missions
- améliorer les pratiques et optimaliser le service rendu aux justiciables, aux autorités mandantes et à la société
- contribuer au développement de la mission et de la vision des maisons de justice
- collaborer au développement d’une stratégie globale des maisons de justice

 

Exemples de tâches

• formuler des réponses aux questions spécifiques et complexes, rendre des avis concernant des propositions parlementaires en rapport avec les missions

• veiller au respect des cadres légaux et réglementaires dans les différentes matières traitées par les maisons de justice

• participer activement aux réunions de service et groupes de travail divers

• signaler les problèmes rencontrés

• réfléchir de manière créative à la manière d’améliorer les prestations et les services rendus, formuler des propositions et des conseils susceptibles d’améliorer les processus de travail définis, la politique menée, …

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

transmettre les connaissances au sein du service, rechercher et mettre à disposition du management, du Ministre, des autorités mandantes et des collaborateurs, les connaissances et l’expertise nécessaires à la bonne exécution des missions en particulier en ce qui concerne la déontologie, la méthodologie et le positionnement des maisons de justice

afin de

- accroître l'expertise du service
- contribuer à l’essor et à la continuité des processus de changement
- augmenter la compétence, le professionnalisme et l'autonomie des collaborateurs
- contribuer à l’amélioration des prestations et des services rendus

 

Exemples de tâches

• rechercher et analyser les bonnes pratiques

• se tenir au courant de l’évolution des théories et des concepts; être au fait des pratiques, des innovations et des tendances dans les matières gérées; être attentif à toutes les formes d’évolution de l'organisation et de son fonctionnement

• développer de manière continue ses propres connaissances et expertises dans les différents domaines de connaissances nécessaires à l’exécution de la mission, suivre des formations, consulter la littérature spécialisée, participer à des colloques, des conférences etc.

• veiller à la bonne formation et à l'apprentissage sur le terrain des (nouveaux) collaborateurs; rechercher, interpréter, traiter et diffuser dans le service toutes les informations nécessaires à l’exécution des missions et activités de la cellule
  

• répondre aux questions déontologiques et de fond à partir de sa connaissance des directives et des méthodes en vigueur au sein du service Maisons de justice; rédiger des notes de réflexion et présenter les résultats au management, collaborateurs et collègues

 

En tant que

chef de projet/ groupe de travail

piloter et suivre des projets et groupes de travail, dans les domaines d'expertise de la cellule

afin de

- réaliser, dans les délais fixés, les projets et objectifs relatifs au soutien et la conception de la politique
- assurer une évaluation continue de l'application correcte des processus conceptuels, méthodologiques et légaux relatifs à l'exercice des missions spécifiques des maisons de justice

 

Exemples de tâches

• lancer des projets ou groupes de travail et élaborer des plans d'action
  

• sur la base de sa propre expertise, fournir un input sur le plan du contenu et du processus pour les projets; déterminer le cadre méthodologie
  

• assurer le suivi de la plannification des projets et groupes de travail
  

• être le point de contact des membres des groupes de travail et de projets, guider les participants
  

• évaluer les actions réalisées

 

En tant que

gestionnaire d'information

assurer l’accessibilité des documents d’informations et des connaissances récoltées

afin de

permettre aux collaborateurs et aux responsables de se baser sur des sources de travail et des informations adéquates

 

Exemples de tâches

• veiller à la rédaction de vade-mecum, instructions de travail

• organiser la transmission des documents pertinents

• mettre à disposition sur le réseau informatique les sources de travail adéquates
  
  

• veiller à la mise à jour des documents disponibles
  

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Ministre	Autorité académique, autres SPF	Billet vert, réunion, e-mail, directive, Arrêté Ministeriel (AM)
Management	Directives, instructions, missions, questions, rapports	E-mail, réunion, entretien, note de service
Directeurs MJ, collaborateurs	Description et évaluation des pratiques, besoins, difficultés, … statistiques	Questions ad hoc, rapport d’évaluation, e-mail, téléphone
Cellule opérationnelle	Connaissances à développer, questions écrites, questions orales du terrain ou autres partenaires, difficultés rencontrées et besoins exprimés par le terrain, matériel didactique	Réunion, e-mail
Partenaires externes (Collège des PG, Communautés et Régions, asbl, …)	Question écrites, questions orales, information sur les pratiques des parquets, sur les attentes et difficultés rencontrées par les cours et tribunaux envers les justiciables ou les MJ	E-mail, téléphone, circulaire, réunion
Autres services, autres niveaux de pouvoir	Question écrites, questions orales, conseils, documentation, informations sur les pratiques	Réunion, e-mail, intranet
Autorité académique, autres SPF	Rapport d’études, documentation, littérature, conseils, avis	Internet, téléphone, réunion, colloques, journées d’études

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Management	Statistique, évaluation des résultats, des pratiques, des processus, de la politique, avis et propositions d’amélioration, rapport sur les prestations, dossiers ou questions problématiques, fonctionnement du service, analyse des demandes reçues	Rapport structuré, note, e-mail, réunion de service
Ministre	Résultats, pratiques, processus, attentes et difficultés des justiciables, statistiques, avis et proposition d’amélioration	Rapport structuré, e-mail, réunion
Directeurs MJ, collaborateurs	Réponses aux questions, demandes d’information, documentations, textes législatifs	Intranet, e-mail, note de service
Autres cellules du service expertise	Formation ou supervision à organiser, connaissances et compétences à développer, concertations et collaborations menées	E-mail, rapport, réunion
Autorité académique, autres SPF	Information sur les pratiques et sur la politique menée, évaluation des résultats, des pratiques, des processus	E-mail, réunion, rapport

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Conseiller général, chef du service expertise

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation, planification et priorités du service

• sa propre organisation du travail

• lancement d’une procédure disciplinaire envers un collaborateur

• la répartition du travail entre les collaborateurs, suivi des prestations

• les conseils, avis et propositions formulées dans le cadre de la gestion des connaissances et du soutien et de la conception à la politique

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la définition des priorités des dossiers,

• modification des échéances des projets

• modifications dans les priorités fixées

• modifications importantes dans les projets

• modifications dans les instructions et procédure de travail des maisons de justice

• la définition du contenu des missions et des pratiques

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

Chaque directeur général dispose de différents budgets pouvant éventuellement être gérés (administrativement) par la fonction, mais pour lesquels toute forme de décision est prise par le directeur général.

 

Autres données quantitatives

1. La fonction a un impact sur l'ensemble des ressources humaines de la Direction générale maisons de justice, soit environ 1000 collaborateurs.

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• le plan de management du SPF et de la DGMJH

• la mission et la vision de la DGMJH

• les instructions de travail

• les lois en rapport avec les missions spécifiques des MJ

• la loi sur les cercles de développement

• mote de politique criminelle du Ministre

 

Quelles innovations

• suggestions d’amélioration de la réglementation, des connaissances et processus de travail

• propre organisation du travail

• instruments d’évaluation et de sensibilisation

 

Sur base de quel cadre de référence

• réglementations en vigueur, formations internes, rapport d’évaluation, expérience présente chez les collègues, littérature nationale et internationale, publications académiques, …

• tendances dans les ressources humaines, tendances dans le développement de l'organisation

 

Profil de compétences génériques

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