Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA003

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Constituer une interface entre le SPP (Service public fédéral de programmation) Politique scientifique et les ESF (établissements scientifiques fédéraux) en prenant en charge (répondre ou indiquer une personne ressource) les demandes relatives aux domaines suivants : personnel, organisation, questions juridiques, budget et finances

afin de

contribuer à la bonne gestion administrative, financière et matérielle des institutions.

 

Favoriser la réalisation des objectifs des services d'appui du SPP Politique scientifique en les soutenant activement et en filtrant et répartissant les demandes qui leur sont adressées

afin de

permettre aux services d'appui de se centrer sur leurs missions essentielles.

 

Finalités

En tant que

conseiller

conseiller les directions des ESF dans tous les domaines relatifs à l'appui (budget, finances, personnel, questions juridiques, organisation, etc.) en étant leur interlocuteur privilégié pour ces différentes matières

afin de

leur fournir tout l'appui dont ils ont besoin pour gérer au mieux leur institution et les accompagner tout au long des processus

 

Exemples de tâches

• formuler, d'initiative ou sur demande, des avis et propositions d'amélioration

• développer des initiatives transversales

• répondre à des questions de tout ordre tant sur le plan juridique qu'administratif

• orienter les demandes non résolues vers les services compétents, veiller au suivi correct

• organiser et/ou présider et/ou assister à des réunions (groupes de travail, commissions, comités, etc.)

 

En tant que

conseiller

conseiller le Président du SPP dans tous les domaines relatifs à l'appui

afin de

lui permettre d'agir de la manière la plus adéquate possible sur la base d'informations complètes

 

Exemples de tâches

• participer à des entretiens et réunions concernant l'organisation des services et/ou les matières gérées dans les services d'appui

• exercer un suivi des problèmes rencontrés au sein des ESF et des questions en suspens

• proposer des mesures visant à améliorer le fonctionnement des services d'appui

 

En tant que

expert

informer les directions des ESF des diverses législations et réglementations existantes et de la manière de les appliquer; soutenir les chefs de service et les collaborateurs des services d'encadrement

afin de

leur permettre de prendre les décisions adéquates et les aider dans la réalisation de leurs tâches quotidiennes

 

Exemples de tâches

• formuler des avis, sur initiative propre ou sur demande

• établir des notes relatives à des points de réglementation spécifiques

• communiquer des informations relatives aux nouvelles réglementations et suivre leur mise en place

• participer à des jurys de sélection

 

En tant que

coordinateur

participer à la définition d'approches communes entre les ESF et/ou entre les différents services d'appui, notamment lorsque des dossiers recouvrent les compétences de plusieurs entités

afin de

assurer la cohérence de la politique et des actions menées au sein de la Politique scientifique fédérale

 

Exemples de tâches

• mettre en place des groupes de travail

• diffuser les informations et établir des instructions à l'intention des ESF

• faire des propositions à l'autorité

• rassembler les éléments d'information auprès des différents services concernés par une problématique déterminée

• entamer certains dossiers auprès du Président, du Cabinet du Ministre, du conseil de direction, des comités de négociation ou de concertation syndicale, les suivre

 

En tant que

collaborateur de projet

participer à des groupes de travail dans le cadre de projets spécifiques

afin de

apporter au sein de ces groupes une vision aussi large que possible des problèmes posés

 

Exemples de tâches

• participer à la réforme de l'organigramme de la politique scientifique fédérale

• participer à l'élaboration de nouvelles procédures

• participer à la réflexion autour de sujets divers

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

se tenir au courant de la législation et suivre les évolutions récentes en matière de ressources humaines, en matière budgétaire et comptable, etc.

afin de

améliorer son expertise et la faire partager

 

Exemples de tâches

• participer à des séminaires et à des colloques

• suivre la littérature spécialisée

• se tenir au courant des bonnes pratiques

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
direction des ESF	questions écrites et orales	cont. perso, lettres, e-mails	quotidien
direction services d'appui	etat avancement dossiers	cont. perso., e-mails	quotidien
SPF P&O et Budget	directives générales	notes, circulaires	ad hoc
président du SPP	infos et questions	cont. perso, e-mails, notes	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
direction des ESF	conseils, instructions	cont. perso, lettres, e-amils	quotidien
président du SPP	conseils, avis, propositions	cont. perso, e-mails	quotidien
services d'appui	conseils, avis, propositions	cont.perso,réunions,e-mails	quotidien
management	avis divers	cont. perso, e-mails, lettres	ad hoc
particuliers/citoyens	jobs, organisation ESF, etc	cont. perso, e-mails	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président du SPP Politique scientifique

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation du travail

• conseils aux ESF dans les domaines de compétence visés : organisation, ressources humaines, comptabilité et budget, etc.

• conseils aux services d'appui, mise en place de mécanismes de collaboration

• instructions concernant l'application de réglementations nouvelles ou non

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• initiatives remettant en cause de façon importante l'organisation des services d'appui ou celle des ESF

• décisions ayant un impact budgétaire important

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation sociale

• législation du travail

• législation en matière comptable et budgétaire

• statuts du personnel

 

Quelles innovations

• optimalisation des procédures existantes

 

Sur base de quel cadre de référence

• connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Etat fédéral en général, et du contexte de la Politique scientifique et des ESF y rattachés en particulier

• expertise dans les domaines visés

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.