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Conseiller gestion de contrats - Coordinateur (M/F/X)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB040

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)




Raison d'être de la fonction

Assurer de manière optimale la coordination de la section et de la réglementation concernant les marchés publics et assurer le suivi des finances publiques

afin de

veiller à l'application correcte de cette matière dans le cadre du suivi financier et administratif des programmes de recherche R&D

 

Assurer la coordination nationale ET internationale tant avec les autres directions générales qu'avec les instances internationales et intergouvernementales à caractère scientifique pour les aspects juridico-financiers des programmes de recherche. Assurer aussi la coordination entre ces mêmes instances et les universités et institutions de recherche. Estimer l'impact budgétaire de nos engagements nationaux et internationaux dans les domaines scientifiques.

afin de

de permettre le bon déroulement des décisions du Conseil des Ministres et promouvoir ainsi de manière optimale la recherche,

 

Finalités
En tant que
conseiller interne
    apporter son expertise dans la préparation et le bon déroulement des contrats et des marchés publics complexes

afin de

    d'assurer le respect et l'harmonisation des règles administratives et financières concernant les marchés publics

 

Exemples de tâches
  • apporter son aide dans l'établissement d'un contrat-type et d'annexe-type
  • relire les nouveaux contrats et annexes, contrôler et parapher le tableau budgétaire
  • assister dans la rédaction ou réditer soi-même un cahier des charges pour un marché public
  • veiller à une publication correcte et apporter son assistance dans la sélection
  • établir des estimations pluriannuelles pour les programmes de recherche lors de l'établissement du budget et lors du contrôle budgétaire / '-entretenir des contacts avec les instances compétentes (p.ex. Inspecteur des finances,)

 

En tant que
conseiller
    apporter une aide administrative, financière et juridique. Appuyer les réseaux de recherche universitaire dans un contexte tant fédéral qu' international et les universités ainsi que les centres de recherche. fournir une réponse aux questions complexes de tiers et des gestionnaires de programmes et donner des conseils techniques en ce qui concerne les affaires financières et budgétaires

afin de

    faire usage de son expertise et la transmettre et permettre ainsi aux partenaires/collaborateurs de prendre les décisions en connaissance de cause,

 

Exemples de tâches
  • conseiller les gestionnaires de programmes dans les affaires financières et budgétaires
  • informer et conseiller les ayants-droit (p.ex. en ce qui concerne les paiements)
  • donner des avis, formuler une proposition pour des dossiers qui traitent un problème spécifique
  • participer à des groupes de travail internes

 

En tant que
expert/spécialiste
    apporter son expertise aux réseaux internationaux de la recherche et contribution à la conclusion de collaboration permanente en matière de recherche au niveau international. Assurer la représentation belge dans les organismes internationaux ou gouvernementaux pour les aspects budgétaires ou financiers liés aux obligations de la Belgique (EUMETSAT - European Organisation for the Exploitation of Meteorological Satellites , OMM - Organisation Météorologique Mondiale, Biermans-Lapôtre, etc,,)

afin de

    optimaliser au mieux l'usage des contributions que la Belgique alloue à ces divers organismes et en optimalisant au maximum le "retour" belge de ces contributions

 

Exemples de tâches
  • concertation en interne avec d'autres directions générales et notamment celles des programmes de recherche pour garantir une position commune de la Belgique au sein des organes scientifiques et financiers de ces instances internationales

 

En tant que
contrôleur
    contrôle des dépenses de recherche

afin de

    vérifier si les moyens accordés sont utilisés correctement et si les gestionnaires de contrat suivent tous la même procédure.

 

Exemples de tâches
  • contrôle des pièces justificatives le cas échéant, lorsque l'équipe n'a pu résoudre le problème
  • vérifier si la réglementation et les prescriptions contractuelles sont appliquées correctement
  • dépister des problèmes et d'éventuelles fautes commises dans le dossier
  • contrôle de la concordance entre les données des sections Budget et Comptabilité avec ses propres données

 

En tant que
gestionnaire de connaissances
    se tenir au courant de la jurisprudence, de la législation et des règles budgétaires et comptables, de la législation et de la réglementation sur les marchés publics et les arrêtés ministériels

afin de

    fournir des informations pertinentes et adéquates

 

Exemples de tâches
  • assurer le suivi de la législation et de la réglementation
  • suivre l'évolution de l'informatique dans le secteur (auto-formation, lecture de la littérature spécialisée)
  • participer à des formations spécifiques et des séminaires
  • fournir des informations aux personnes concernées ou qui en font la demande

 

En tant que
responsable/superviseur
    informer de la législation à appliquer et superviser son suivi

afin de

    d'optimaliser au maximum l'application correcte des dispostions légales et/ou contractuelles

 

Exemples de tâches
  • gestion d'une équipe et répartition du travail en fonction de la complexité des programmes

 

En tant que
coach
    fournir des conseils et assurer l'encadrement individuel et l'épanouissement des collaborateurs

afin de

    améliorer leurs prestations

 

Exemples de tâches
  • établir et assurer le suivi des objectifs à atteindre par la section gestion de contrats
  • mener des entretiens individuels avec les collaborateurs et fixer les points de concentration
  • déterminer les compétences existantes et celles qui sont requises
  • accompagner les collaborateurs dans leurs tâches et veiller à la cohésion du groupe

 

En tant que
coordinateur
    assurer que l'information soit bien transmise aux correspondants internes et externes et que l'assistance technique soit bien fournie

afin de

    d'améliorer le flux des documents financiers

 

Exemples de tâches
  • élaborer des processus et des moyens informatisés de transmission de l'information et des échanges de données et mettre en place un système d'accès aux données récoltées permettant d'avoir "on line" toute la connaissance ou une partie

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

chef de serv., adj. du chef de serv.

législation, décisions

presse, note, e-mail, réunions

quotidien

gestionnaires de programes

décisions

contact personnel, e-mail

quotidien

promoteurs

questions écrites et orales

dossier, lettre, e-mail

quotidien

serv fin ESF

questions écrites et orales

dossier, lettre, e-mail

quotidien

serv fin des universités

questions écrites et orales

dossier, lettre, e-mail

quotidien

serv fin des centres de recherche

questions écrites et orales

dossier, lettre, e-mail

quotidien

serv fin des bureaux d'étude

questions écrites et orales

dossier, lettre, e-mail

quotidien

section comptabilité

questions orales

contact personnel

quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

gestionairs de programmes

avis oraux, législation

contact personnel, e-mail

quotidien

promoteurs

avis oraux + écrits, décisions

téléphone, lettre, e-mail

quotidien

serv fin ESF

avis oraux + écrits, décisions

téléphone, lettre, e-mail

quotidien

serv fin universités

avis oraux + écrite, décisions

téléphone, lettre, e-mail

quotidien

gestionnaires de contracts

avis oraux + écrite, décisions

contact personnel

quotidien

serv fin bureaux d'étude

avis oraux + écrite, décisions

téléphone, lettre, e-mail

quotidien

chef de service, adjoint du chef de service

questions et avis oraux

contact personnel, réunion, note

quotidien

autres serv. du SPP

questions et avis oraux + écrites

contact personnel, note, e-mail

ad hoc

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

hiérarchiquement : directeur encadrement de B & B

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • la représentation dans les instances internationales
  • sa présence dans les instances internationales
  • développer son propre réseau de travail et de contacts

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • décision avec impact budgétaire

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

budget géré '07: crédits d'engag.: 200 mio d'euros crédit d'ordon. : 95 mio d'euros

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. 1.500 contrats

2. les organisations internationales gérées par la Politique scientifique

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • règlementation concernant les finances publiques et les marchés publics
  • décisions du Conseil des Ministres
  • dispositions contractuelles
  • directives et procédures internes

 

Quelles innovations
  • propositions visant à améliorer les processus de travail existants (manière de faire rapport, suivi du budget)
  • développer des réseaux d'information, de travail,

 

Sur base de quel cadre de référence
  • expérience propre en matière de finances et de budget

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.