Adviseur contractbeheer - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBB040
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)
Doel van de functie
Optimaal coördineren van de sectie en van de reglementering betreffende de overheidsopdrachten en verzorgen van de follow-up van de overheidsfinanciën
teneinde
toe te zien op de correcte toepassing van die materie in het kader van de financiële en administratieve follow-up van de O&O-programma's
De nationale EN internationale coördinatie verzorgen zowel met de andere directoraten-generaal als met deop de wetenschappen gerichte internationale en intergouvernementele instanties voor de juridisch-financiële aspecten van de onderzoeksprogramma's.Ook zorgen voor de coördinatie tussen diezelfde instanties en de universiteiten en onderzoeksinstellingen. De budgettaire impact ramen van onze nationale en internationale verbintenissen op wetenschapsgebieden
teneinde
de beslissingen van de Ministerraad goed te kunnen uitvoeren en zodoende het onderzoek optimaal te promoten
Resultaatgebieden
Alsintern adviseurzijn/haar expertise inbrengen bij de voorbereiding en het goede verloop van de contracten en de complexe overheidsopdrachten
teneinde
de administratieve en financiële regels betreffende de overheidsopdrachten na te leven en te harmoniseren
Voorbeelden van taken
- meehelpen aan de opstelling van een typecontract en typebijlage
- de nieuwe contracten en bjlagen herlezen en de begrotingstabel paraferen
- mee opstellen of zelf opstellen van een bestek voor een overheidsopdracht
- toezien op een correcte publicatie en meehelpen aan de selectie
- meerjarenramingen opstellen voor de onderzoeksprogramma's bij de opstelling van de begroting en tijdens de begrotingscontrole / contacten onderhouden met de bevoegde instanties (bijv. inspecteur van financiën,)
Alsadviseuradministratieve, financiële en juridische steun verlenen. De universitaire onderzoeksnetwerken steunen in een federale én internationale context, alsook de universiteiten en de onderzoekscentra. Op de complexe vragen van derden en programmabeheerders antwoorden en technisch advies geven voor wat de financiële en budgettaire aangelegenheden betreft
teneinde
zijn/haar expertise te gebruiken en hem over te dragen en zo de partners/medewerkers in staat te stellen beslissingen te nemen met kennis van zaken.
Voorbeelden van taken
- de programmabeheerders adviseren in financiële en budgettaire zaken
- de rechthebbenden informeren en adviseren (bijv. voor wat de betalingen betreft)
- advies verlenen, voorstellen uitwerken voor dossiers die specifieke problemen behandelen
- deelnemen aan interne werkgroepen
Alsdeskundige/specialistzijn/haar expertise inbrengen in de internationale onderzoeksnetwerken en meewerken aan het sluiten van permanente internationale samenwerkingsverbanden op onderzoeksgebied. De Belgische vertegenwoordiging waarnemen in de internationale of gouvernementele organen wat de budgettaire of financiële aspecten betreft in verband met de verplichtingen van België (EUMETSAT - European Organisation for the Exploitation of Meteorological Satellites, WMO - World Meteorological Organisation, Biermans-Lapôtre, enz...)
teneinde
zo goed mogelijk de bijdragen van België te optimaliseren aan die diverse organen, waarbij terzelfder tijd de Belgische "return" van die bijdragen maximaal wordt geoptimaliseerd
Voorbeelden van taken
- intern overleg met andere directoraten-generaal en met name die van de onderzoeks-programma's om een gemeenschappelijk Belgisch standpunt te garanderen in de wetenschappelijke en financiële organen van die internationale instanties
Alscontroleurcontrole van de onderzoeksuitgaven
teneinde
na te gaan of de toegekende middelen correct worden aangewend en of de contractbeheerders allen dezelfde procedure volgen.
Voorbeelden van taken
- controle van de bewijsstukken in voorkomend geval, wanneer het team het probleem niet heeft kunnen oplossen
- nagaan of de reglementering en de contractuele voorschriften correct worden toegepast
- problemen en eventuele gemaakte fouten in het dossier opsporen
- controleren van de overeenstemming tussen de gegevens van de secties Budget en Comptabiliteit met zijn/haar eigen gegevens
Alskennisbeheerderzich op de hoogte houden van de jurisprudentie, de wetgeving en de budgettaire en boekhoudkundige regels, de wetgeving en de reglementering betreffende de overheidsopdrachten en de ministeriële besluiten
teneinde
relevante en passende informatie te bieden
Voorbeelden van taken
- de follow-up van de wetgeving en de reglementering verzorgen
- de ontwikkeling van de informatica in de sector volgen (zelfopleiding, lezen van vakliteratuur)
- deelnemen aan specifieke opleidingen en seminaries
- informatie verstrekken aan de betrokken personen of aan hen die erom vragen
Alshoofd/supervisorin kennis stellen van de toe te passen wetgeving en de follow-up ervan superviseren
teneinde
maximaal de correcte toepassing van de wettelijke en/of contractuele bepalingen te optimaliseren
Voorbeelden van taken
- beheer van een team en werkverdeling in het licht van de complexiteit van de programma's
Alscoachadviezen verlenen en de medewerkers individueel begeleiden en ontplooien
teneinde
hun prestaties te verbeteren
Voorbeelden van taken
- doelstellingen vastleggen en volgen die door de sectie contractenbeheer moeten worden gehaald
- individuele gesprekken voeren met de medewerkers en de concentratiepunten vastleggen
- de beschikbare competenties en die welke vereist zijn vastleggen
- de medewerkers begeleiden bij hun taken en toezien op de samenhang van de groep
Alscoördinatorervoor zorgen dat de informatie wel degelijk wordt doorgestuurd naar de interne en externe correspondenten en dat technische bijstand wordt verleend
teneinde
de stroom van financiële documenten te verbeteren
Voorbeelden van taken
- processen en geïnformatiseerde middelen uitwerken om de informatie en de gegevens-uitwisseling over te brengen en een systeem tot stand brengen voor de toegang tot de verzamelde gegevens waardoor al of een gedeelte van de kennis online beschikbaar kan staan
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
|
wetgeving,beslissingen
|
pers, nota, e-mail, vergaderingen
|
dagelijks
|
programmabeheerders
|
beslissingen
|
persoonlijk contact, e-mail
|
dagelijks
|
promotoren
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
dossier, brief, e-mail
|
dagelijks
|
financiële dienst FWI's
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
dossier, brief, e-mail
|
dagelijks
|
financiële dienst van de universiteiten
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
dossier, brief, e-mail
|
dagelijks
|
financiële dienst van de onderzoekscentra
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
dossier, brief, e-mail
|
dagelijks
|
financiële dienst van de studiebureaus
|
schriftelijke en mondelinge vragen
|
dossier, brief, e-mail
|
dagelijks
|
afdeling comptabiliteit
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
programmabeheerders
|
mondelinge adviezen, wetgeving
|
persoonlijk contact, e-mail
|
dagelijks
|
promotoren
|
mondelinge + schriftelijke adviezen, beslissingen
|
telefoon, brief, e-mail
|
dagelijks
|
financiële dienst FWI's
|
mondelinge + schriftelijke adviezen, beslissingen
|
telefoon, brief, e-mail
|
dagelijks
|
financiële dienst universiteiten
|
mondelinge + schriftelijke adviezen, beslissingen
|
telefoon, brief, e-mail
|
dagelijks
|
programmabeheerders
|
mondelinge + schriftelijke adviezen, beslissingen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
financiële dienst studiebureaus
|
mondelinge + schriftelijke adviezen
|
telefoon, brief, e-mail
|
dagelijks
|
diensthoofd, adjunct van het diensthoofd
|
mondelinge vragen en adviezen
|
persoonlijk contact, vergadering, nota
|
dagelijks
|
andere dienst. van de POD
|
mondelinge + schriftelijke vragen en adviezen
|
persoonlijk contact, nota, e-mail
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
hiërarchisch : directeur stafdienst B&B
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de vertegenwoordiging in de internationale instanties
- zijn/haar aanwezigheid in de internationale instanties
- zijn/haar eigen werk- en contactennetwerk ontwikkelen
De functie moet autorisatie vragen voor
- beslissing met budgettaire impact
Impact
Totaal werkbudget entiteit
beheerd budget '07: vastl.kr. : 200 mln. euro
ordonn.kr. : 95 mln. euro
Eigen werkbudget
Andere kwantitatieve gegevens
1. 1.500 contracten
2. de door het Wetenschapsbeleid beheerde internationale organisaties
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- reglementering betreffende de overheidsfinanciën en de overheidsopdrachten
- beslissingen van de Ministerraad
- richtlijnen en interne procedures
Welke vernieuwingen
- voorstellen ter verbetering van de bestaande werkprocedures (manier om te rapporteren, follow-up van het budget)
- informatie- en arbeidsnetwerken ontwikkelen
Gebaseerd op welk referentiekader
- eigen ervaring inzake financiën en budget
|