Identification de la fonction

Code de la fonction : DTM092

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 08. Mobilité et Transports (TM)

Raison d'être de la fonction

Diriger une équipe du SPF Mobilité et Transports

afin de

aider les clients avec le plus d’efficacité possible, assurer une bonne interaction avec les autres services et réaliser les objectifs de l’équipe grâce à une bonne organisation interne et ce, dans le cadre réglementaire défini.

 

Finalités

En tant que

chef d’équipe

planifier et coordonner les activités du service en concertation avec les supérieurs hiérarchiques (par exemple le directeur, le chef de service) et d’autres membres de l’équipe

afin de

veiller à ce que le service soit assuré de façon qualitative et efficace et que les objectifs soient atteints

 

Exemples de tâches

• établir un planning de travail, déterminer les priorités, ainsi qu'organiser et suivre les tâches (p.ex. compenser des absences, …)

• informer les collaborateurs et leur donner des instructions concrètes, des tâches ou des responsabilités par le biais de notes de service, discussions individuelles et autres canaux de communication

• faire rapport à la direction, ainsi que préparer et réaliser des comptes-rendus et des statistiques sur le fonctionnement de l’équipe

• transposer des directives opérationnelles en actions concrètes et résoudre les problèmes imprévus

• assister à, organiser et/ou présider des réunions de concertation interne

 

En tant que

dirigeant

développer, diriger, motiver et évaluer les collaborateurs

afin de

permettre au service d’atteindre ses objectifs en optimisant son fonctionnement

 

Exemples de tâches

• accompagner, orienter et évaluer les collaborateurs à court et à long terme (p.ex. via les cercles de développement, PID, ...)

• aider les collaborateurs à développer leur expertise

• assurer le développement professionnel des collaborateurs

• suivre le travail des collaborateurs et apprécier leurs prestations

• adapter les tâches aux capacités aux collaborateurs

 

En tant que

personne de contact interne du SPF

informer l’équipe des objectifs stratégiques, organiser une concertation relative au travail du service et répondre – dans un délai raisonnable - aux questions

afin de

réaliser une harmonisation entre les objectifs stratégiques et les actions concrètes

 

Exemples de tâches

• prévoir une concertation régulière avec les collaborateurs

• répondre, dans les délais, à toutes les questions émanant de la direction, du directeur général ou du président

• participer à des réunions de concertation

• veiller à ce que le planning de son équipe s’accorde à celui du service et aux priorités fixées par les supérieurs hiérarchiques

• assurer la communication au sein du service, faire circuler l’information, les notes de service, les nouvelles règles et procédures, etc., et répondre aux questions des collaborateurs

 

En tant que

personne de contact externe du SPF

faire en sorte que les clients soient informés, dans un délai raisonnable, des opportunités, obligations et formalités à remplir et du cadre réglementaire de leurs activités

afin de

rendre un service effectif, efficace et de qualité, et informer les divers acteurs des règles en vigueur

 

Exemples de tâches

• veiller à ce que les clients reçoivent, dans un délai raisonnable, une réponse à leurs demandes orales et écrites de renseignements, et veiller à ce que leurs plaintes soient traitées à temps

• veiller à ce que des directives actualisées soient toujours à disposition des clients et les leur communiquer (faire en sorte que toute documentation nécessaire soit transmise)

• participer à des réunions de concertation avec le secteur

• veiller à ce que les moyens de communication utilisés (p.ex. site web, intranet, … ) soient mis à jour suivant les dernières modifications de la réglementation

• informer les clients à temps sur les modifications dans les procédures et la réglementation

 

En tant que

responsable

prévoir les équipements et les ressources humaines nécessaires et suivre les résultats des membres de l’équipe

afin de

permettre aux membres du personnel d’assurer une prestation de service de qualité

 

Exemples de tâches

• assurer aux membres de l’équipe une mise à disposition des moyens de communication nécessaires (ordinateurs, téléphones, …) et veiller à ce que des améliorations des programmes et logiciels soient prises en charge par le département TIC

• adapter l’ensemble des tâches de chacun des membres de l’équipe pour arriver à un bon équilibre

• créer, tenir à jour et adapter des comptes-rendus, rapports, statistiques, tableaux de bord et ICP

• mesurer la satisfaction des clients en ce qui concerne les missions du service

• détecter des problèmes de qualité interne et adapter des procédures, ...

 

En tant que

collaborateur de projet « actions d’amélioration concrètes »

participer à des projets relatifs à l’organisation du service ou de la Direction générale

afin de

augmenter la qualité intégrale du projet d’amélioration concerné

 

Exemples de tâches

• participer à des réunions et les diriger de temps en temps

• donner des informations sur le projet au chef de projet et aux collègues

• rédiger et développer des documents de projet (fiches, étapes de processus,...) et des rapports

• se concerter avec les autres participants du projet

• se charger du traitement des missions assignées ou s’assurer que cela se fait

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	questions orales	contact personnel	ad hoc
management	législation (loi, AR, AM,...)	en tant que dossier	ad hoc
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions orales	contact personnel	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
particuliers/citoyens	questions orales	contact personnel	ad hoc
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
particuliers/citoyens	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
management	questions orales	contact personnel	ad hoc
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	conseils oraux	contact personnel	ad hoc
organisations/entreprises	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils oraux	informel	ad hoc
particuliers/citoyens	décisions	en tant que dossier	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Le chef de service ou chef de cellule

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la planification du travail et des moyens, dans les limites des directives internes du SPF (nombre d’ordinateurs, …)

• les contacts externes en relation avec des dossiers concrets

• les études à réaliser et les contacts à nouer

• la formulation d’avis informels (que ce soit au téléphone, par e-mail ou lors de réunions).

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• des missions à l’étranger

• des engagements financiers

• des orientations stratégiques

• la conclusion d’accords et de conventions

• les interventions formelles (réponses, avis, rapports, etc.).

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la législation et la réglementation existantes en matière de mobilité, de transport, d’environnement et de législation en matière de concurrence

• instructions ministérielles et internes du SPF

 

Quelles innovations

• l’amélioration de l’organisation et du fonctionnement du service et des procédures

 

Sur base de quel cadre de référence

• les plans de management (directeur, directeur général, président)

• le travail en mode projet

• expérience et formation propres

• analyse des risques opérationnels

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.