Identificatie van de functie

Functiecode : DSA012

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Als deskundige optreden in diverse dossiers en de dienst vertegenwoordigen (intern en extern) met betrekking tot de financiële, administratieve, reglementaire en logistieke aspecten die verband houden met de gebouwen, de lokalen en hun inrichting

teneinde

* over gestructureerde, nauwkeurige dossiers te beschikken, (beheer van overeenkomsten, bestellingen, betalingen, budgetten,…), die correct worden beheerd via de computer en die een kwaliteitsvolle dienstverlening waarborgen;
* specifieke informatie te bezorgen, adviezen te verstrekken aan de medewerkers, functionele chefs en de directie, snel en correct te antwoorden op alle vragen, te voldoen aan alle verplichtingen en aan alle mogelijke behoeften opdat zij in staat zouden zijn hun opdrachten te vervullen.

 

Leiden, coördineren en beheren van de administratieve sectie

teneinde

* een doelmatige en doeltreffende werking van de afdeling te waarborgen met het nodige budget, personeel en materiaal en via een aangepaste communicatie, en de strategische en operationele doelstellingen te verwezenlijken;
* het werk van de medewerkers te plannen, te organiseren, te coördineren en te zorgen voor de follow-up ervan;
* de medewerkers continu op te leiden en bij te staan en hen bij hun ontwikkeling te helpen (kennis en competenties) door gesprekken te voeren in het kader van de ontwikkelcirkels, en hierbij een aangepaste managementstijl te hanteren en informatie mee te delen, enz.

 

Resultaatgebieden

Als

dossierbeheerder

samenstellen, behandelen en controleren van dossiers in eigen beheer (bijvoorbeeld dossiers met betrekking tot de huurovereenkomsten van gebouwen; facturering van de telefoonabonnementen en -communicatie, onderhoudscontracten van gebouwen, levering van stroom, stookolie, gas en water, fotokopieertoestellen enz., verzekeringscontracten voor wagens, gebouwen, brand, burgerlijke aansprakelijkheid, rampen, ongevallen, geschillen enz.)

teneinde

te beschikken, binnen het wettelijke kader, over gestructureerde dossiers die correct worden beheerd via de computer en die een kwaliteitsvolle dienstverlening waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• verzamelen en actualiseren van dossiergegevens en die op een gestructureerde en overzichtelijke wijze in de computer opslaan teneinde te beschikken over beknopte en volledige dossiers.
  
  
  
  

• analyseren van alle elementen van het dossier en, indien nodig, uitvoeren van bijkomende opzoekingen (bijkomende informatie vragen, de wetgeving en de relevante toepassingen bestuderen, toelichting vragen, bijkomende documenten vragen, enz.).
  

• Beheren en zorgen voor de follow-up op administratief en financieel vlak van de verschillende dossiers (beheren van de briefwisseling met de firma' s; zorgen voor de follow-up van de contracten; registreren, analyseren en controleren van de facturen en uitgaven; opdracht geven tot de betaling van de facturen, opstellen van analytische fiches voor de boekhouding, opmaken van statistieken, enz.)
  

• Communiceren van de stand van zaken met betrekking tot sommige dossiers aan de functionele chef en de overige betrokken partijen en eventuele voorstellen tot verbetering formuleren, bijvoorbeeld, onderhandelen over en/of uitwerken van nieuwe contracten of bestaande contracten wijzigen in samenwerking met de verschillende afdelingen van de dienst, de Juridische Dienst, de externe partijen, enz.
  

• zijn eigen dossiers beheren, rekening houdende met de genomen beslissingen en de bestaande contracten en het behandelen van diverse geschillen, van het begin tot de afsluiting van het dossier

 

Als

budgettair correspondent

uitwerken van en zorgen voor de geïnformatiseerde follow-up van de begroting en de boekhouding van de dienst Infrastructuur en dit, op uniforme wijze, in samenwerking met de dienst Financiën

teneinde

het diensthoofd te helpen om de begrotingsmiddelen van de dienst zo goed mogelijk te beheren.

 

Voorbeelden van taken

• Tijdig opstellen van de begrotingen in samenwerking met de dienst Financiën, het diensthoofd en de andere medewerkers van de dienst.

• Verder ontwikkelen en beheren van een geïnformatiseerd systeem voor uitgavenbeheer dat gekoppeld is aan bestellingen en contracten en van het systeem van analytische boekhouding in samenwerking met de dienst Financiën.
  

• Volgen van de evolutie van de begroting op basis van de lopende projecten door de nodige informatie bij de collega's op te vragen en opstellen van periodieke verslagen en boordtabellen.
  

• Op regelmatige tijdstippen verslag uitbrengen van de budgettaire toestand aan de betrokken medewerkers van de dienst, aan het diensthoofd, aan de dienst Financiën en aan de directie.

• Analyseren/evalueren van alle gegevens en behoeften en, indien nodig, advies geven over de aanwending van de budgetten, over de aankopen, enz.

 

Als

kennisbeheerder

zo veel mogelijk informatie en kennis verwerven in de gebieden die belangrijk zijn voor de dienst Infrastructuur en volgen van de wetgeving, de reglementering en de ontwikkelingen in de sector (reglementering van de openbare aanbestedingen, begrotingsregels, veiligheid en preventie, enz.) ; implementeren en overbrengen van de administratieve en financiële kennis

teneinde

de eigen expertise en autonomie te vergroten alsook die van de medewerkers en teneinde de dienstverlening te verbeteren.

 

Voorbeelden van taken

• Volgen van opleidingen, deelnemen aan seminaries en studiedagen, volgen van de ontwikkelingen in het werkdomein, de belangrijke wetswijzigingen en de evoluties in het Riziv en bestuderen van gespecialiseerde literatuur.
  

• Creëren van een gestructureerde documentatie en zorgen voor de follow-up ervan.
  

• Overbrengen van de verworven kennis en ervaring alsook van de verzamelde adviezen, in de eerste plaats aan de medewerkers : mondeling, schriftelijk aan de hand van interne procedures/richtlijnen,…

• Toepassen van de verworven kennis door de interne werking en de dienstverlening te optimaliseren en het ontwikkelen van de nodige procedures, indien nodig, in samenwerking met de Juridische en Financiële Dienst of met andere diensten.

• Controleren van de toepassing van de regels, de reglementering en de procedures in de dienst Infrastructuur.
  

 

Als

expert

advies geven in de verschillende materies die betrekking hebben op zijn functie en zijn opdrachten, zowel in de dienst Infrastructuur als daarbuiten

teneinde

de betrokken partijen (medewerkers, functionele chefs, directie, enz.) in staat te stellen beslissingen te nemen of opdrachten te vervullen door een gegrond advies te geven.

 

Voorbeelden van taken

• Adviezen en voorstellen formuleren met betrekking tot de organisatie en de werking van de afdeling/dienst, het budgetbeheer, de begroting en de boekhouding, de contractuele verbintenissen met verschillende externe partijen, enz.

• Steun verlenen bij de voorbereiding en de behandeling van sommige dossiers die tot een van de volgende expertisedomeinen behoren: bestekken, aanbestedingen, contracten, enz.

• Deelnemen aan werkgroepen, congressen, enz.

• Zorgen voor de follow-up van specifieke, technische dossiers, op de hoogte blijven van de relevante wetgeving, enz.
  

• Opstellen van nota’s, antwoorden op interne en externe vragen, enz.
  

 

Als

contactpersoon/vertegenwoordiger

voor de interne en externe partijen (medewerkers, functionele chefs van de dienst, directie, collega’s van andere afdelingen/diensten, leveranciers van goederen en diensten zoals de verzekeringsmaatschappijen, de ondernemingen van openbaar nut, enz.), zorgen voor een goede communicatie en samenwerking

teneinde

* de medewerkers en de diensten te ondersteunen bij de uitvoering van hun opdrachten;
* de uitvoering van de eigen opdrachten aan te moedigen en teneinde de vastgestelde resultaten te bereiken;
* de overdracht van informatie en de harmonisatie te waarborgen;
* het optimale beheer van de dienst te bevorderen.

 

Voorbeelden van taken

• Optreden als contactpersoon voor verschillende materies met diverse interne en externe partijen: medewerkers van andere afdelingen/diensten van het Riziv, de directie, privéfirma’s zoals ondernemingen die zich bezighouden met gebouwenbeheer, verzekeringsmakelaars, enz.

• Aanknopen van goede contacten en bevorderen van een regelmatig overleg (formeel en informeel) met diverse interne en externe partijen: medewerkers van andere afdelingen/diensten van het Riziv, directie, privéfirma’s zoals ondernemingen die zich bezighouden met gebouwenbeheer, verzekeringsmakelaars, enz.

• Deelnemen aan overlegvergaderingen in de afdeling/dienst en met andere betrokken diensten.

• Antwoorden op de vragen die door de interne en externe klanten worden gesteld.

 

Als

functionele chef

plannen, organiseren, volgen en bijsturen van de werking, de activiteiten en de dagelijkse resultaten van de afdeling/groep medewerkers door de middelen op een doelgerichte en doeltreffende manier in te zetten en te beheren

teneinde

de activiteiten van de afdeling op een efficiënte wijze uit te voeren, concrete resultaten te behalen en bij te dragen tot een goede interne werking in het kader van het operationeel plan van de dienst.

 

Voorbeelden van taken

• Omzetten van operationele doelstellingen in doelstellingen voor de afdeling en aansporen tot de uitvoering ervan en die controleren.

• Zorgen voor de follow-up en filteren van de dienstnota's, regels, procedures, enz.

• Opstellen van een planning rekening houdende met de prioriteiten van de eigen afdeling/dienst en met die van andere afdelingen/diensten en die, indien nodig, aanpassen afhankelijk van onverwachte omstandigheden en oplossen van operationele problemen, problemen met het personeel : ziekte, verlof,...

• Organiseren van het werk: verdelen van het werk en verantwoordelijkheden, taken, instructies, richtlijnen, enz. geven aan de (individuele/het team) medewerkers en reorganiseren van sommige activiteiten en opdrachten volgens de noden en toezien op de goede uitvoering van de taken (bijvoorbeeld dossierbeheer) door de medewerkers en antwoorden op de vragen van de medewerkers met betrekking tot de uit te voeren taken of het verlenen van hulp bij complexe dossiers, nieuwe dossiers, nieuwe toepassingen, enz.

• Vaststellen van de behoeften van de afdeling (personeel, budget, materiaal, ICT-middelen, opleiding,...) en uitvoeren van de daarmee samenhangende administratieve taken: beheren van de verloven, afwezigheden, invullen van de aanvraagformulieren, enz.

 

Als

coach

* Voortdurend begeleiden en motiveren van de medewerkers.
* Voortdurend ontwikkelen en evalueren van de kennis, competenties en attitudes van de medewerkers via gesprekken in het kader van de ontwikkelcirkels, in een aangepaste stijl, met behulp van informatie, enz.

teneinde

* de medewerkers te responsabiliseren en te motiveren;
* de kennis en de competenties van de medewerkers te optimaliseren.

 

Voorbeelden van taken

• Luisteren naar de medewerkers en hun problemen en zoeken naar oplossingen.
  

• Definiëren van en zorgen voor opleidingen en andere vormen van kennisoverdracht afhankelijk van de behoeften van de medewerker(s).
  

• Voeren van gesprekken in het kader van de ontwikkelcirkels (functiegesprek, planningsgesprek, functioneringsgesprek, balansgesprek). De leidinggevende stelt (individuele) prestatie- en ontwikkelingsdoelstellingen vast tijdens het planningsgesprek, helpt de medewerker(s) deze te realiseren en geeft opbouwende feedback, zowel positief als negatief, met betrekking tot hun werkmethode, de verwezenlijking van de doelstellingen, de prestaties van de medewerker,…

• Aanmoedigen van de medewerkers tot het nemen van initiatieven.

• Begeleiden van de nieuwe medewerkers.
  

 

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

adviseur directie infrastrastructuur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.