Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA012

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Agir comme expert dans divers dossiers et représenter le service (en interne et en externe) concernant les aspects financiers, administratifs, réglementaires et logistiques liés aux bâtiments, aux locaux et à leur aménagement

afin de

* disposer de dossiers structurés, précis (gestion de contrats, commandes, paiements, budgets,…), gérés correctement par ordinateur et qui garantissent un service de qualité;
* fournir des informations spécifiques, de donner des avis aux collaborateurs, aux chefs fonctionnels et à la direction, de répondre rapidement et correctement à toutes les questions, obligations et afin de satisfaire tous les besoins possibles pour qu’ils soient en mesure de remplir leurs missions.

 

Diriger, coordonner et gérer la section administrative

afin de

* garantir un fonctionnement efficace et effectif de la section avec le budget, le personnel et le matériel nécessaires, par le biais d’une communication appropriée, et atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels ;
* planifier, organiser, coordonner et assurer le suivi du travail des collaborateurs ;
* former et assister les collaborateurs et les aider à se développer (connaissances et compétences) et ce, de manière continue en menant des entretiens dans le cadre des cercles de développement, en adoptant un style de management adapté, en communiquant les informations, etc.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossier

veiller à constituer, traiter et contrôler personnellement des dossiers (dossiers relatifs aux contrats de location de bâtiments; facturation des abonnements et communications téléphoniques, contrats d' entretien de bâtiments, fourniture d' électricité, mazout, gaz et eau, photocopieuses, etc., contrats d' assurance voitures, bâtiments, incendie, responsabilité civile, etc., sinistres, accidents, litiges, etc.)

afin de

disposer, dans le cadre légal, de dossiers structurés, précis, gérés correctement par ordinateur et qui garantissent un service de qualité.

 

Exemples de tâches

• rassembler et actualiser des données relatives aux dossiers et les enregistrer dans l' ordinateur de manière structurée et transparente afin de disposer de dossiers synoptiques et complets.
  

• analyser l'ensemble des éléments du dossier et, si nécessaire, effectuer des recherches supplémentaires (demander des informations supplémentaires, étudier la législation et les applications pertinentes, demander des précisions, des documents supplémentaires, etc.).
  

• gérer et assurer le suivi, sur les plans administratif et financier, des divers dossiers (gérer la correspondance avec les firmes; assurer le suivi des contrats; enregistrer, analyser et contrôler les factures et les dépenses; ordonner le paiement des factures, créer des fiches analytiques pour la comptabilité, établir des statistiques, etc.)
  

• Communiquer l'état d' avancement de certains dossiers au chef fonctionnel et autres parties concernées et formuler d' éventuelles propositions d' amélioration, par exemple négocier et/ou établir de nouveaux contrats ou modifier des contrats existants en collaboration avec les diverses sections du service, le Service juridique, les parties externes, etc.
  

• traiter ses propres dossiers en tenant compte des décisions prises et des accords existants et traiter divers litiges, du début jusqu'à la clôture du dossier.
  

 

En tant que

correspondant budgétaire

établir et assurer le suivi informatique du budget et de la comptabilité; du Service Infrastructure et ce, de manière uniforme, en collaboration avec le Service Finances

afin de

aider le chef de service à gérer au mieux les moyens budgétaires du service.

 

Exemples de tâches

• établir à temps les budgets en collaboration avec le Service Finances, le chef de service et les autres collaborateurs du service.
  

• Continuer à développer et à gérer un système informatisé; de gestion des dépenses lié à des commandes et à des contrats et le système de comptabilité analytique en collaboration avec le Service Finances.
  

• Suivre l'évolution du budget en fonction des projets en cours en demandant les informations nécessaires aux collègues et établir des rapports et des tableaux de bord périodiques.
  

• Communiquer, de manière périodique, la situation budgétaire aux collaborateurs concernés du service, au chef de service, au Service Finances et à la direction.
  

• Analyser/évaluer toutes les données ainsi que tous les besoins et, le cas échéant, donner un avis sur l'affectation des budgets, les acquisitions, etc.
  

 

En tant que

gestionnaire des connaissances

acquérir le plus d'informations et de connaissances possibles dans les domaines pertinents pour le Service Infrastructure et suivre la législation, la réglementation et les évolutions dans le secteur (réglementation des marchés publics, règles budgétaires, sécurité et prévention, etc.) ; implémenter et transmettre les connaissances administratives et financières

afin de

d'accroître sa propre expertise et son autonomie ainsi que celles des collaborateurs améliorer la prestation de services

 

Exemples de tâches

• Suivre des formations, participer à des séminaires et à des journées d'étude, suivre les évolutions dans le domaine de travail, les modifications de loi pertinentes et les évolutions au sein de l'INAMI et étudier la littérature spécialisée.
  

• Créer un fichier de documentation structuré; et en assurer le suivi.
  

• Transmettre les connaissances et l'expérience acquises ainsi que les avis recueillis en privilégiant la communication avec les collaborateurs : oralement, par écrit à l'aide de procédures/directives internes,...
  

• Appliquer les connaissances acquises en optimalisant le fonctionnement interne et la prestation de services et développer les procédures nécessaires, le cas échéant en collaboration avec le Service juridique et financier ou d'autres services.
  

• Contrôler l'application des règles, de la réglementation et des procédures au sein du Service Infrastructure.
  

 

En tant que

expert

conseiller dans les différentes matières relatives à sa fonction et à ses missions, tant au sein du Service Infrastructure qu'en dehors de celui-ci

afin de

permettre aux parties concernées (collaborateurs, chefs fonctionnels, direction, etc.) prendre des décisions ou de remplir leurs missions en donnant un avis fondé.

 

Exemples de tâches

• Donner des avis et formuler des propositions concernant l'organisation et le fonctionnement de la section/du service, la gestion des budgets, le budget et la comptabilité, les engagements contractuels souscrits avec diverses parties externes, etc.
  

• Apporter son soutien pour la préparation et le traitement de certains dossiers relevant d'un des domaines d'expertise suivants : devis, adjudications, contrats, etc.
  

• Participer à des groupes de travail, congrès, etc.
  

• Assurer le suivi de dossiers techniques spécifiques, suivre la législation pertinente, etc.
  

• Rédiger des notes, répondre à des questions internes et externes, etc.
  

 

En tant que

personne de contact / représentant

pour les parties internes et externes (collaborateurs, chefs fonctionnels du service, direction, collègues d'autres sections/services, fournisseurs de marchandises et de services tels que les compagnies d'assurance, les entreprises d'utilité publique, etc.), assurer une bonne communication et collaboration

afin de

* soutenir les collaborateurs et les services dans la réalisation de leurs missions ;
* encourager l'exécution de ses propres missions et afin d'atteindre les résultats fixés ;
* garantir la transmission des informations et l'harmonisation ;
* stimuler la gestion optimale du service.

 

Exemples de tâches

• Etre la personne de contact pour diverses matières avec diverses parties internes et externes : les collaborateurs d'autres sections/services de l'INAMI, la direction, les firmes privées telles que les entreprises de gestion de bâtiments, les courtiers d'assurances, etc.
  

• Nouer de bons contacts et favoriser une concertation régulière (formelle et informelle) avec diverses parties internes et externes : collaborateurs d'autres sections/services de l'INAMI, direction, firmes privées telles que les entreprises de gestion de bâtiments, courtiers d'assurances, etc.
  

• Assister à des réunions de concertation au sein de la section/du service et avec d'autres services concernés.
  

• Répondre aux questions posées par les clients internes et externes.
  

 

En tant que

chef fonctionnel

planifier, organiser, suivre et rectifier le fonctionnement, les activités et les résultats quotidiens de la section/du groupe de collaborateurs en engageant et en gérant les moyens de manière efficace et effectif

afin de

réaliser efficacement les activités de la section, réaliser des résultats concrets et de contribuer au bon fonctionnement interne dans le cadre du plan opérationnel du service.

 

Exemples de tâches

• Transposer des objectifs opérationnels en objectifs pour la section et stimuler et contrôler leur réalisation.
  

• Assurer le suivi et filtrer des notes de service, des règles, des procédures, etc.
  

• établir un planning conformément aux priorités de sa propre section/son propre service et d'autres sections/services et les adapter si nécessaire en fonction de circonstances imprévues et résoudre des problèmes opérationnels, des problèmes au niveau du personnel : maladie, congés,...
  
  

• Organiser le travail : distribuer le travail et donner des responsabilités, tâches, instructions, directives, etc. aux collaborateurs (individuels/équipe) et réorganiser certaines activités et missions selon les nécessités et superviser la bonne exécution des tâches (par exemples la gestion des dossiers) par les collaborateurs et répondre aux questions des collaborateurs concernant les tâches à effectuer ou apporter son aide dans des dossiers complexes, des nouveaux dossiers, des nouvelles applications etc.
  

• Déterminer les besoins de la section (personnel, budget, matériel, moyens ICT, formation,...) et exécuter les tâches administratives y afférentes : gérer les congés, les absences, remplir des formulaires de demande, etc.
  

 

En tant que

coach

* Encadrer et motiver les collaborateurs en permanence.
* Développer et évaluer continuellement les connaissances, compétences et attitudes des collaborateurs par des entretiens dans le cadre des cercles de développement, par un style de direction approprié, par un transfert d'informations, etc.

afin de

* responsabiliser et motiver les collaborateurs ;
* optimaliser les connaissances et les compétences des collaborateurs.

 

Exemples de tâches

• être à l'écoute des collaborateurs et de leurs problèmes et chercher des solutions.
  

• Définir et prévoir des formations et d'autres formes de transfert de connaissances en fonction des besoins du (des) collaborateur(s).
  

• Mener des entretiens dans le cadre des cercles de développement (entretien de fonction, entretien de planning, entretien de fonctionnement, entretien de bilan). Le chef fixe les objectifs de prestation et de développement (individuels) dans l' entretien de planning, aide les collaborateurs à les réaliser et donne un feed-back constructif, tant positif que négatif, par rapport àleur méthode de travail, la réalisation des objectifs, le fonctionnement du collaborateur,...
  
  

• Inciter les collaborateurs à prendre des initiatives.
  

• Encadrer les nouveaux collaborateurs.
  

 

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Services INAMI, chefs de services, membres du personnel, firmes, service de prévention, service financier, médecin du travail, chef du service Infrastructure, etc.	Besoins (ex. photocopieuses), petits achats, réparations, remarques (ex. par rapport à l’entretien), offres, prix, documentation des firmes, rapports sur les conditions de travail dans les bureaux, avis, données financières, (dépenses, évolution budgétair	écrit et oral (notes de demandes, mails, offres de prix, contrats, factures, ordres de paiement, fax, bons de commande, documentations, par téléphone, rapports, réglementations, etc.	chaque jour/semaine

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Services INAMI, chefs de services, membres du personnel, firmes, service de prévention, service financier, médecin du travail, chef du service Infrastructure, etc.	petits achats, réparations, remarques (ex. par rapport à l’entretien), documentation des firmes, rapports sur les conditions de travail, avis, données financières	écrit et oral: (mails, contrats, factures, ordres de paiement, fax, bons de commande, documentations, rapports, réglementations, etc. )	chaque jour/semaine

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

conseiller direction infrastructure

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• tous les aspects liés aux contrats de location, aux contrats d’entretien, etc., auquel aucun budget n’est associé.

• planning et organisation de ses propres tâches et des missions des collaborateurs de l' équipe.

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• l' exécution des activités auquelles sont liées des dépenses/budgets supplémentaires, pour les activités qui requièrent de profondes modifications, pour les dossiers complexes spécifiques (ex. incidence sur les facteurs de santé pour le personnel) ou pour des situation dans lesquelles le service finances a des intérêts(changement des procédures). L' autorisation est nécessaire du chef de service et/ou du conseiller en prévention et/ou la direction.

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

5.000.000 euro/an

 

Budget de travail propre

analyse, contrôle et préparation des commandes de paiement concernant location de bâtiments et charges y afférentes (3.000.000 euro/an). Les paiements doivent être approuvé finalement par le chef hierarchique et l' administrateur-général.

 

Autres données quantitatives

1. L' INAMI a environnement 15 bâtiments pour 1300 collaborateurs (central et décentralisé)

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Connaissance de la réglementation des marchés publics, de la gestion financière, de la réglementation en matière de sécurité, du R.G.P.T., de la législation environnementale

 

Quelles innovations

• Propositions d’amélioration des méthodes et des processus de travail et de la gestion des données : gestion et suivi des contrats, facturation, rapport financier, budgets, comptabilité analytique, …

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.