Identification de la fonction

Code de la fonction : DTM093

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 08. Mobilité et Transports (TM)

Raison d'être de la fonction

diriger une cellule du SPF Mobilité et Transports

afin de

aider les clients, dans le cadre réglementaire défini et par une bonne organisation interne, aussi effective et efficace que possible, ainsi que d’assurer l’interaction avec les autres services et réaliser les objectifs de la cellule.

 

Finalités

En tant que

chef de cellule

planifier et coordonner les activités et rendre des avis aux supérieurs hiérarchiques (par exemple le directeur, le chef de service) à ce propos

afin de

veiller à ce que le service soit assuré de façon qualitative et efficace et que les objectifs fixés soient atteints

 

Exemples de tâches

• établir un planning de travail, déterminer les priorités, ainsi qu'organiser et suivre les tâches (p.e. compenser des absences, …)

• informer les collaborateurs et leur donner des instructions concrètes, des tâches ou des responsabilités par le biais de notes de service, de discussions individuelles et d’autres canaux de communication

• faire rapport à la direction, ainsi que préparer et réaliser des comptes-rendus et des statistiques sur le fonctionnement de la cellule même

• prendre, de façon efficace, les bonnes décisions sur base d’une analyse approfondie et de considérations correctes, et les expliquer aux membres de l’équipe afin de les faire aboutir en actions ciblées

• participer à des réunions de concertation internes, les organiser et/ou les présider, centraliser les idées des membres de l’équipe et faire en sorte qu’elles soient transformées en actions concrètes

 

En tant que

dirigeant

développer, diriger, accompagner et évaluer les collaborateurs

afin de

permettre au service d’atteindre ses objectifs en optimisant son fonctionnement

 

Exemples de tâches

• accompagner, orienter et évaluer les collaborateurs à court et à long terme, en employant les instruments développés à cet effet (p.e. cercles de développement, PID, ...)

• aider les collaborateurs à développer leur expertise

• inventorier les besoins de développement et de formation des membres de l’équipe et faire en sorte que les opportunités de développement leur soient présentées (coaching, training on the job, mentorship, formations, …)

• suivre le travail des collaborateurs et apprécier leurs prestations

• accompagner les collaborateurs et les confronter avec leurs points forts et leurs points à développer

 

En tant que

personne de contact interne du SPF

informer la cellule des objectifs stratégiques et organiser des moments de concertation relative au travail de l'équipe et du service, répondre – dans un délai raisonnable - aux questions externes et conseiller le chef de service / la direction sur les actions à entreprendre

afin de

réaliser une harmonisation entre les objectifs stratégiques et les actions concrètes

 

Exemples de tâches

• prévoir des moments de concertation réguliers avec les collaborateurs

• répondre, dans les délais, à toutes les questions émanant de la direction, du directeur général ou du président

• participer à des réunions de concertation et rendre des avis au chef du service / à la direction concernant des prestations de service plus efficaces et mieux adaptées aux clients

• assurer que le planning de son service s’accorde à celui des autres services et aux priorités fixées par les supérieurs hiérarchiques

• assurer la communication au sein du service, faire circuler l’information, les notes de service, les nouvelles règles et procédures, etc., et répondre aux questions des collaborateurs

 

En tant que

personne de contact externe du SPF

faire en sorte que les clients soient informés, dans un délai raisonnable, des opportunités, obligations et formalités à remplir et du cadre réglementaire de leurs activités

afin de

assurer un service effectif, efficace et de qualité, et informer les divers acteurs des règles en vigueur

 

Exemples de tâches

• veiller à ce que les clients reçoivent, dans un délai raisonnable, une réponse complète à leurs demandes orales et écrites de renseignements, et que leurs plaintes soient traitées à temps

• veiller à ce que des directives actualisées soient toujours à la disposition des clients et les leur communiquer (veiller à ce que toute documentation utile soit transmise)

• participer à des réunions de concertation avec le secteur

• veiller à ce que les moyens de communication utilisés (p.e. site web, intranet, …) soient mis à jour suivant les dernières modifications dans la réglementation

• informer les clients à temps des modifications dans les procédures et la réglementation

 

En tant que

conseiller

développer des propositions émanant des objectifs qui concernent son propre sous-domaine

afin de

aider à déterminer la politique du SPF Mobilité et Transports

 

Exemples de tâches

• Assurer la formulation de propositions politiques correspondant aux objectifs stratégiques

• faire des analyses de la problématique

• assurer la concertation nécessaire avec tous les acteurs internes et externes concernés

 

En tant que

responsable

prévoir les moyens de fonctionnement et les ressources humaines nécessaires et suivre les résultats des membres de l'équipe

afin de

assurer un service de qualité fourni par les membres du personnel

 

Exemples de tâches

• veiller à ce que les membres de l'équipe disposent des moyens de communication nécessaires (ordinateurs, téléphones,...) et veiller à ce que les améliorations des programmes et du hardware soient exécutées par le département TIC

• ajuster l'ensemble des tâches des membres individuels de l'équipe afin de pouvoir les compenser et assurer que ces tâches soient reprises en cas de problèmes

• rédiger des comptes-rendus, des rapports, des statistiques, des tableaux de bord et des ICP, les tenir et les mettre à jour et en tirer les conclusions adéquates permettant de rendre le fonctionnement du service plus efficace

• mesurer la satisfaction des clients en ce qui concerne les missions du service et en tirer les conclusions pertinentes permettant de rendre le fonctionnement du service plus efficace

• détecter et résoudre des problèmes de qualité internes

 

En tant que

chef de projet

diriger des projets au niveau du service ou participer à des projets au niveau de la direction générale

afin de

améliorer le service aux clients et parvenir à mieux s’accorder avec d’autres services

 

Exemples de tâches

• participer à des réunions, et surtout les diriger

• piloter et accompagner les collaborateurs de projet, passer des informations aux collègues

• rédiger des documents de projet ainsi que des comptes-rendus

• suivre et surveiller l'avancement du projet

• rapporter sur l'avancement du projet et accompagner l’implémentation du projet jusqu’à l’aboutissement du résultat final escompté

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	questions orales	contact personnel	ad hoc
management	législation (loi, AR, AM,...)	en tant que dossier	ad hoc
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions orales	contact personnel	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
particuliers/citoyens	questions orales	contact personnel	ad hoc
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
particuliers/citoyens	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
management	questions orales	contact personnel	ad hoc
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres services publics f[...]	décisions	en tant que dossier	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	conseils oraux	contact personnel	ad hoc
organisations/entreprises	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils oraux	contact personnel	ad hoc
particuliers/citoyens	décisions	en tant que dossier	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le chef de service

Directeur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la planification du travail et des moyens, dans les limites des directives internes du SPF (nombre d’ordinateurs, …)

• contacts externes en relation avec des dossiers concrets

• études à réaliser et des contacts à nouer

• formulation d’avis informels (que ce soit au téléphone, par e-mail ou lors de réunions)

• Problèmes au quotidien qui demandent une solution urgente

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• des missions à l’étranger

• des engagements financiers

• des orientations stratégiques

• conclure des accords et des conventions

• les interventions formelles (réponses, avis, rapports, etc.)

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

nihil

 

Budget de travail propre

jusqu'à 10.000€ maximum

 

Autres données quantitatives

1. nihil

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la législation et la réglementation existantes en matière de mobilité, de transport et d’environnement, de législation en matière de concurrence

• Instructions ministérielles et internes du SPF

 

Quelles innovations

• améliorer l’organisation et le fonctionnement du service et des procédures

 

Sur base de quel cadre de référence

• les plans de management (directeur, directeur général, président)

• le travail en mode projet

• expérience et formation propres

• analyse des risques opérationnels

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.