Identification de la fonction

Code de la fonction : DTM094

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 08. Mobilité et Transports (TM)

Raison d'être de la fonction

Diriger un service du SPF Mobilité et Transports

afin de

aider, moyennant une bonne organisation interne, les clients - les citoyens et les entreprises – de la façon la plus effective et efficace possible, assurer l'interaction avec les autres services et réaliser les objectifs de la direction

 

Finalités

En tant que

chef de service

organiser, planifier et coordonner la politique opérationnelle du service dont on assume la responsabilité et émettre des avis au directeur ou au directeur général

afin de

veiller à ce que le service soit assuré de façon qualitative et efficace et que les objectifs fixés dans le plan opérationnel de la Direction générale soient atteints

 

Exemples de tâches

• Rédiger, suivre et ajuster, en concertation avec le directeur ou le DG, des plans d'action efficaces, des directives, des objectifs et priorités du service qui traduisent le plan opérationnel de la Direction ou de la Direction générale en actions effectives pour le service

• Gérer et optimaliser de façon permanente les processus de travail du service en vue d’atteindre les objectifs d’une manière efficace

• Définir et ajuster les objectifs de qualité et veiller à ce qu’ils soient atteints

• Introduire et utiliser des tableaux de bord et d'autres instruments de management afin de suivre le fonctionnement quotidien et de l'ajuster si nécessaire

• Définir et gérer activement, conjointement avec le directeur, les moyens (budget, personnel, ICT, …) nécessaires pour atteindre les objectifs

 

En tant que

dirigeant

faire évoluer les collaborateurs, les accompagner, les diriger et les évaluer

afin de

permettre au service d’atteindre ses objectifs opérationnels

 

Exemples de tâches

• Assurer soi-même ou faire assurer l'accompagnement, l'orientation ou l'évaluation de chaque collaborateur (p.e. cercles de développement, PID, 360° feedback,…)

• Aider les collaborateurs à développer leur expertise et leur donner les moyens nécessaires pour se développer

• Inventorier les besoins de développement et de formation de chaque membre de l’équipe et faire en sorte que les opportunités de développement nécessaires soient présentées (coaching, training on the job, mentorship, formations, …) et, en concertation avec la Direction, veiller aux possibilités d'évolution de carrière pour chaque membre de l'équipe

• Suivre le travail des collaborateurs et apprécier leurs prestations

• Accompagner les collaborateurs et les confronter avec leurs points forts et leurs points à développer, et trouver des solutions adaptées aux conflits interpersonnels

 

En tant que

coordinateur

informer l’équipe des objectifs stratégiques et organiser des moments de concertation relative au travail du service et répondre – dans un délai raisonnable - aux questions externes

afin de

réaliser une harmonisation entre les objectifs stratégiques et les actions concrètes et augmenter l'efficacité

 

Exemples de tâches

• Prévoir des moments de concertation réguliers avec les collaborateurs dirigeants du service

• Répondre, dans les délais, à toutes les questions externes émanant de la direction, du directeur général ou du président

• Participer à des réunions de concertation

• Veiller à ce que le planning de son service s’accorde à celui des autres services et aux priorités fixées par les supérieurs hiérarchiques

• Assurer la communication au sein du service, faire circuler l’information, les notes de service, les nouvelles règles et procédures, etc., et répondre aux questions des collaborateurs

 

En tant que

représentant du SPF

exprimer et défendre les positions de la direction ou de la direction générale et du SPF Mobilité et Transports dans le cadre de réunions internes, nationales (avec les Régions ou avec le secteur ou les associations d’usagers) et internationales (UE, OACI, OAMI, …)

afin de

exprimer la vision du SPF, de la direction générale et de la direction, et de défendre les intérêts belges

 

Exemples de tâches

• préparer des réunions (lire les rapports, déterminer des points de vue,…)

• participer à des réunions de concertation avec le secteur, les autres autorités, …

• assister activement à des réunions et informer la hiérarchie et les collaborateurs de leur contenu (de façon formelle ou non)

• rédiger des rapports pour les intéressés et la hiérarchie

• préparer des documents apportant la position belge

 

En tant que

chef de projet

gérer et planifier le projet, de la phase initiale jusqu’à la phase finale

afin de

réaliser le projet dans les délais et les budgets et conformément aux moyens

 

Exemples de tâches

• Déterminer la procédure des projets, l’échéancier, le champ d’application, les moyens et le résultat escompté

• Lancer le projet, prendre les décisions dans les limites du mandat attribué (plan du projet) lors de l’exécution du projet, et assurer le résultat des projets

• Anticiper les risques et modifications du projet et les identifier afin d’adapter le planning à temps

• réunir une équipe de projet et coordonner les activités, stimuler la collaboration sous l'autorité des chefs d'équipe et déterminer le partage des tâches entre les différents collaborateurs, en tenant compte des compétences présentes

• présenter régulièrement un rapport quant à l'avancement des projets au comité de pilotage

 

En tant que

conseiller

élaborer des propositions en se basant sur les objectifs stratégiques dans son propre domaine de compétences

afin de

Déterminer la politique de SPF Mobilité et Transports du ministre de la mobilité

 

Exemples de tâches

• Assurer la formulation de propositions politiques correspondant aux objectifs stratégiques

• Faire des analyses de la problématique

• Assurer la concertation nécessaire avec tous les acteurs internes et externes concernés

 

En tant que

personne de contact externe du SPF

veiller à ce que les clients soient informés, dans un délai raisonnable, des opportunités, obligations et formalités à remplir et du cadre réglementaire de leurs activités

afin de

assurer un service effectif, efficace et de qualité, et informer, à tout moment, les divers acteurs des règles en vigueur

 

Exemples de tâches

• Veiller à ce que les clients reçoivent, dans un délai raisonnable, une réponse complète à leurs demandes orales et écrites de renseignements, et que leurs plaintes soient traitées à temps

• Veiller à ce que des directives actualisées soient toujours à disposition des clients et les leur communiquer (faire en sorte que toute documentation utile soit transmise)

• Participer à des réunions de concertation avec le secteur

• Veiller à ce que les moyens de communication utilisés (p.e. site web, intranet,…) soient mis à jour suivant les dernières modifications dans la réglementation

• Informer les clients à temps des modifications dans les procédures et la réglementation, …

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Directeur ou directeur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.