Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA050

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Diriger, accompagner et superviser la cellule MEDEX - Sécurité des transports (pilotes d'aéronef, chauffeurs de poids lourd, bateliers, contrôleurs aériens, etc.)

afin de

atteindre les résultats opérationnels du service de façon efficiente, en conformité avec les objectifs du SPF et de la direction générale, de même qu'exercer ces tâches dans le respect des directives de la direction et d'assurer la bonne gestion du budget, des collaborateurs et du matériel mis à disposition

 

Finalités

En tant que

dirigeant de la cellule

organiser, superviser et contrôler le travail de la cellule

afin de

veiller à utiliser correctement les ressources disponibles, de garantir une bonne planification et d'exécuter un suivi correct des performances ainsi qu'un rapportage de qualité

 

Exemples de tâches

• donner des objectifs et des instructions à son équipe, ainsi que les outils nécessaires pour les atteindre, et superviser l'exécution des tâches de ses collaborateurs

• veiller à la tenue correcte des statistiques et des analyses

• transmettre les obligations formelles (les consignes venant du service, de la direction générale ou du SPF, les lois, les directives européennes), mettre en place des procédures et assurer le suivi de celles-ci

• effectuer le suivi du budget en estimant les coûts et en gérant efficacement les ressources (le personnel, les moyens mis à sa disposition, etc.)

• informer à temps le responsable Medex au sujet des résultats intermédiaires et des points sensibles, de même qu'organiser des réunions avec les collaborateurs de l'administration centrale et des centres médicaux

 

En tant que

coordinateur

assurer les liens et une cohérence des activités et des démarches entre les différents centres régionaux du SPF et les différents médecins au sein de la cellule

afin de

assurer une certaine homogénéité des procédures au sein de la cellule Sécurité des transports, d'avoir une meilleure vision du travail effectué sur le terrain par les différents collèges de médecins et d'obtenir les informations nécessaires à la réalisation des objectifs

 

• coordonner toutes les visites médicales des clients (les conducteurs de poids lourd, d'autocar, de taxi, de minibus, les chauffeur de ministre, les bateliers, les contrôleurs aériens, les pilotes d'aéronef) en vue de la délivrance ou de la reconduction de leur permis

• faire circuler, au sein de la cellule, l'information venant des différents collèges ou de l'extérieur (institutions hospitalières comme le Parc Léopold pour les radiographies du thorax, les électro-encéphalogrammes des pilotes d'aéronef, les organisations professionnelles, les autres SPF comme le SPF Mobilité et Transports, les communes qui délivrent les permis de transport, etc.)

• gérer et optimiser le flux de communication en ce qui concerne les convocations des transporteurs à l'examen médical, la planification des médecins, le rapport médical et la délivrance ou la reconduction des permis de transport

• organiser et animer les réunions au sein de la cellule afin de mettre en commun les pratiques et les méthodologies à utiliser et à respecter

 

En tant que

coach

conseiller, orienter et accompagner l'équipe, de même qu'offrir des conditions de travail satisfaisantes

afin de

leur permettre d'exercer correctement leurs tâches, de les motiver et de développer leurs connaissances et les compétences

 

• développer les compétences en proposant un programme de formation pour chacun des collaborateurs, en fonction de leurs attentes et des besoins du service

• transmettre les connaissances en termes de procédure et de qualité

• écouter, prendre connaissance des problèmes liés à l'activité de la cellule et y remédier en adaptant les méthodes et procédures, en fournissant davantage d'information

• évaluer quantitativement et qualitativement les collaborateurs sur le travail réalisé et les résultats, en regard des objectifs, et leur fournir un 'feed-back' constructif

 

En tant que

représentant de la cellule

entretenir des relations avec les organes internes (le responsable du service Medex, l'Office Management, etc.) et externes (les autres SPF, principalement le SPF Mobilité et Transports, les clients, les pilotes, les chauffeurs, les contrôleurs, les bateliers, les partenaires, les médecins agréés, les hôpitaux, etc.)

afin de

exprimer et de défendre les valeurs, les intérêts et la vision de la cellule, de mettre en avant le travail effectué par celle-ci et se tenir informé des nouveautés dans le secteur

 

Exemples de tâches

• tenir des réunions avec la hiérarchie, les autorités fédérales ou avec des organisations externes pour recevoir ou transmettre des informations liées à l'activité de la cellule

• influencer les décisions prises par l'Administration ou la hiérarchie au sujet de la cellule ou en rapport avec celle-ci

• informer personnellement, par courrier, par téléphone ou par courrier électronique, les clients (chauffeurs, pilotes) et les partenaires (médecins agréés) en ce qui concerne la réglementation et les procédures pour les dossiers complexes

• être le point de contact pour tout ce qui est lié à l'activité de la cellule

 

En tant que

expert/spécialiste

assurer un appui technique dans la coordination et le suivi des projets de réglementation ou d'étude dans les différents domaines propres à la cellule Sécurité des transports

afin de

garantir la pertinence et la bonne application des règles

 

Exemples de tâches

• vérifier, dans les centres régionaux, l'application et l'interprétation des différentes pratiques et procédures de la législation et de la réglementation

• produire des rapports, des avis et des études liés aux spécialisations des différents clients (chauffeurs de poids lourd, d'autocar, de taxi, de minibus, les chauffeurs de ministre, les bateliers, les contrôleurs aériens, les pilotes d'aéronef) en vue de répondre aux demandes des autorités supérieures telles que le chef de service, la direction générale, le Parlement, les cabinets, etc.

• répondre à des questions spécifiques ou nécessitant une connaisance pointue

• traiter les plaintes et procédures de recours (réception d'une lettre de recours dans les 10 jours, envoi d'un médecin pour contre-expertise, pour laquelle le médecin directeur prend la décision en appel et éventuellement, organisation d'un arbitrage avec toutes les parties du contentieux)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Responsable Medex, du DG 2 , autres DG	questions écrites	informel	quotidien
autres serv. publ. féd. (SPF Mobilité et transport)	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Médecins agréés; management	décisions	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
organisations/ hopitaux / associations profesionnelles	questions écrites	en tant que dossier	mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
medex	questions écrites	en tant que dossier	mensuel
autres serv. publ. féd. (SPF Mobilité et transport)	législation (loi, AR, AM ...	informel	hebdomadaire
clients : pilotes et chauffeurs	décisions / permis	en tant que dossier	quotidien
management/ médecins agréés	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	ad hoc
			mensuel
			mensuel
			mensuel
			mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable du service Medex

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• tous les contacts avec les collèges

• l'organisation d'activités au sein de la cellule

• l'utilisation du temps de travail des assistants administratifs

• l'adaptation des procédures et des méthodologies au sein de la cellule

• tout ce qui concerne l'organisation, le suivi et le développement de la cellule en fonction du budget attribué

• l'évaluation du travail des membres de son équipe

• la gestion des plaintes des clients (les chauffeurs de poids lourd, d'autocar, de taxi, de minibus, les chauffeurs de ministre, les bateliers, les contrôleurs aériens et les pilotes d'aéronef)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• tout ce qui concerne le budget, tous les achats de matériel important

• la prise de contacts avec les autorités, les cabinets ministériels et les autres instances de pouvoir

• s'exprimer publiquement au nom du service ou de l'Administration

• la commande de consommables en matière de matériel médical

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

le budget varie chaque année en fonction des événements et de l'activité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. pour les chauffeurs : examen de la vue, de l'audition et anamnèse générale, 13 centres médicaux et 10.000 dossiers par an ; pour les pilotes : petites visites (lecture optique, audition, prise de sang) et grandes visites (ophtalmologie, électro-encéphalogrammes, cage thoracique, etc.) ; pour les bateliers : 400 dossiers par an, 4 centres régionaux ; pour les contrôleurs aériens : 300 à 400 dossiers par an et centres dans les aéroports régionaux

2. 10 réunions par mois (par équipe, dans chaque centre, par profession)

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• l'arrêté royal du 5 juin 2002 concernant la gestion de l'aptitude du personnel des pilotes aériens

• l'arrêté royal du 23 mars 1998 concernant la gestion de l'aptitude du personnel des chauffeurs

• les arrêtés royaux du 2 février 1977, du 31 mai 2000, du 21 mai 1991 et du 23 décembre 1998 concernant la gestion de l'aptitude du personnel batelier en navigation intérieure et côtière

• les arrêtés royaux du 4 novembre 1971, du 10 mars 1978 et du 24 avril 2004 concernant la gestion de l'aptitude du personnel des contrôleurs radards

 

Quelles innovations

• le développement ou l'amélioration des procédures et méthodologies au sein de la cellule

• l'intégration de la législation des contrôleurs aériens dans celle des pilotes

 

Sur base de quel cadre de référence

• les informations internes (service juridique, service informatique, service de comptabilité, etc.)

• les banques de données, les bibiliothèques, etc.

• les informations externes (hôpitaux, études, publications, etc.)

 

Profil de compétences génériques

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