Conseiller général contrôle financier des postes à l'étranger - Directeur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBB631
Niveau: A
Classe : A4 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)
Raison d'être de la fonction
Etablir la politique de contrôle de gestion des documents comptables et budgétaires des postes diplomatiques et consulaires
afin de
permettre l’imputation des dépenses d'une manière correcte et optimale, et assurer le fonctionnement normal des postes par des remboursements périodiques de leurs dépenses.
Rédiger de manière systématique et critique des analyses et des bilans financiers des postes
afin de
fournir des informations de gestion au management de Bruxelles et aux postes.
Introduire et adapter des principes innovants dans la comptabilité (désignation des comptables, accorder des budgets annuels, etc.)
afin de
instaurer une gestion financière la plus saine possible dans les postes.
Finalités
En tant quedirigeantorganiser et coordonner les activités du service
afin de
permettre une imputation optimale, à temps et correcte des dépenses effectuées par les postes à l'étranger
Exemples de tâches
- tenir des réunions de responsables
- fixer les priorités et la manière de travailler dans le service
- contrôler la qualité des activités du service
En tant queconseiller stratégiqueeffectuer la rédaction systématique d'analyses et de rapports financiers et formuler des recommandations et des avis
afin de
pouvoir donner un feed-back sur l’état de la situation aux postes à l'étranger et au management à Bruxelles et donc de permettre aux postes d’ajuster leur comptabilité et de permettre au directeur d’encadrement B&B de prendre des décisions stratégiques adéquates.
Exemples de tâches
- élaborer la politique de contrôle de gestion des postes diplomatiques et consulaires
- développer des indicateurs d’efficacité des coûts
- rédiger des instructions pour les postes à l'étranger, des recommandations au Directeur d’encadrement B&B
- présenter les comptes déficitaires à l'intention de la Cour de Comptes
- rédiger un rapport à l'intention du comité de direction à propos d'une plainte et/ou d'un conflit
En tant quecoordinateurassurer la cohérence de la politique de contrôle de gestion au sein des postes diplomatiques et consulaires
afin de
garantir la qualité et la fiabilité des processus et outils de contrôle de gestion
Exemples de tâches
- coordonner la politique de contrôle de gestion au sein des postes
- coordonner la mise en place des outils de contrôle de gestion
- veiller à l'amélioration continue des processus et outils de contrôle de gestion mis en place
- vérifier le traitement de certains dossiers spécifiques (délicats)
En tant quechef de projetintroduire et adapter des principes innovants (BPR, Business Process Reengineering, projets d'amélioration) dans la comptabilité des postes
afin de
permettre une gestion la plus saine possible
Exemples de tâches
- introduire des responsables régionaux
- intégrer la comptabilité consulaire dans la comptabilité
- assurer le développement, le suivi et l'adaptation du programme de comptabilité
- assurer la conduite des différentes projets «contrôle financier des postes à l’étranger»
En tant quecontrôleureffectuer les supervisions nécessaires
afin de
pouvoir examiner l'exactitude et la régularité des contrôles comptables
Exemples de tâches
- contrôler les justificatifs, les autorisations, les encaisses et soldes bancaires disponibles, les tableaux budgétaires, etc.
- effectuer des inspections sur place
- contrôler le compte auprès de la Banque Nationale de Belgique
En tant quecoachencadrer et conseiller les collaborateurs
afin de
contribuer à leur développement
Exemples de tâches
- augmenter la responsabilité des collaborateurs au niveau des résultats
- encadrer les nouveaux collaborateurs et expliquer les procédures
- accompagner les collaborateurs et formuler un feed-back constructif sur leur fonctionnement
- formuler des propositions de formation continue des collaborateurs
- veiller au développement d'un esprit d'équipe au sein du service
En tant queexpertassurer le rapportage correct et rapide des informations budgétaires
afin de
pouvoir détecter à temps des dérapages budgétaires et éventuellement les prévenir
Exemples de tâches
- informer le management en cas de dérapage
- adapter les enveloppes budgétaires
- mettre en place des tableaux de bord
En tant queordonnateurfaire prélever des retenues mensuelles prévues par la loi pour le précompte professionnel
afin de
pouvoir les verser aux impôts directs
Exemples de tâches
- ordonnateur des paiements
- faire rédiger des fiches de traitement
- informer les postes à chaque nouvel engagement sur la procédure à suivre
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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autres services publics f[...]
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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autres services publics f[...]
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questions écrites
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en tant que dossier
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hebdomadaire
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management
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décisions, questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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Cour des Comptes
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remarques, questions
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informel et par lettre
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ad hoc
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management
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législation (loi, AR, AM,...)
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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management
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questions orales
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réunion, groupe de pilotage
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mensuel
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management
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décisions
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réunion, groupe de pilotage
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mensuel
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postes à l'étranger
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décisions
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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autres services publics f[...]
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décisions
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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management
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questions orales
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contact personnel
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hebdomadaire
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management
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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mensuel
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postes à l'étranger
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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Cour des Comptes
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pièces justificatifs, ordonnances
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en tant que dossier
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hebdomadaire
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le président
le directeur d'encadrement B&B
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- gestion du service (répartition du travail, planification, méthode, organisation)
emploi et répartition du temps
traitement des domaines d'action attribués
compte rendu des constatations dans le cadre des contrôles et du 'monitoring' propres
réalisation de contrôles par échantillonnage sur les processus de contrôle
participation à des réunions relatives à l'aspect relationnel de la fonction, tant au niveau interne qu'externe
rapportage à la direction générale exécutrice (première proposition : projet)
opérations de gestion dans le cadre de l'acte de délégation en vigueur
La fonction doit demander une autorisation pour
- l'attribution des moyens budgétaires
les congés et formations propres
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
1.300.000.000
Budget de travail propre
75.000.000
Autres données quantitatives
1. nombre de paiements: 9000
2. nombre de postes à l'étranger: 135
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- Arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral et qui définit la notion de système de contrôle, son organisation et ses responsabilités
- AR du 16 mai 2002 concernant le système de contrôle interne au sein des services publics fédéraux
- AR du 17 AOUT 2007 relatif au système de contrôle interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral
- directives financières internes
- législation et réglementation fiscale en matière d’impôt sur le revenu
- loi sur les recettes des taxes consulaires
Quelles innovations
- organisation d'un système de contrôle de gestion au sein de l'organisation, en vue de soutenir les différentes directions
- le contrôle post-administratif de la gestion et du budget, dans le but de donner aux gestionnaires davantage d'autonomie au sein de la fonction autonome, en ce qui concerne l'utilisation des moyens de fonctionnement autorisés et en vue de la réalisation des objectifs de l'organisation
Sur base de quel cadre de référence
- le système est lié au management et aux méthodes de gestion, des domaines qui ne peuvent être établis de manière strictement réglementaire
- à la suite de discussions avec d'autres experts
- les dispositions du contrat d'administration
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