Identificatie van de functie

Functiecode : DIS110

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Thematische experten

Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)

Doel van de functie

Het opvolgen en analyseren van de activiteiten van de instelling waarnaar gedetacheerd wordt

teneinde

bij te dragen tot het bepalen van het beleid en de strategie om die belangen van de kiesgroep waartoe België behoort te behartigen

 

Meewerken aan de beleidsvoorbereiding en aan de bepaling van de standpunten van de beheerder in de specifieke materies die aan de adviseur zijn toevertrouwd, alsook als verbindingspersoon tussen de autoriteiten van de landen-leden van de kiesgroep.

teneinde

een coherente, gecoördineerde en concrete actie te bewerkstelligen door het bijstaan van de beheerder met het oog op de uitvoering van het algemene beleid van de Internationale instelling en van België in het bijzonder

 

Resultaatgebieden

Als

adviseur

het formuleren van adviezen en voorstellen aan de beheerder

teneinde

hem/haar toe te laten om gefundeerde standpunten in te nemen en beslissingen te nemen op basis van degelijk voorbereide dossiers

 

Voorbeelden van taken

• Analyseren van informatie en het formuleren van voorstellen

• overleggen met de stafleden van de instelling en de leden van het kantoor van de beheerder

• het voorbereiden van dossiers voor de beheerder

• deelname aan de vergaderingen van de raad van bestuur

• het beantwoorden van vragen

 

Als

dossierbeheerder

het verzekeren van de opvolging van complexe dossiers met betrekking tot de thema’s die worden toegewezen (algemeen beleid, financieel, projectvoorstellen, programma’s, landenbeleid, personeelsbeleid, strategie),

teneinde

te verzekeren dat de taken worden uitgevoerd die opgelegd zijn aan de beheerder als lid van de raad van bestuur van de desbetreffende multilaterale instelling en dat impact van de standpunten van de kiesgroep en België in het bijzonder in die instellingen wordt gemaximaliseerd

 

Voorbeelden van taken

• het voorbereiden en behandelen van dossiers

• zorgen voor de opvolging van het dossier en het opzoeken van daarmee verband houdende informatie

• het opstellen van synthesenota’s

• het opstellen en toelichten van standpunten

• redactie van interventies in de raad van bestuur en andere werkgroepen

 

Als

kennis- en informatiebeheerder

het continu opsporen en verzamelen van informatie omtrent de te beheren materie en thema’s

teneinde

de evolutie in dit domein op te volgen en expertise op te bouwen en/of te vergroten

 

Voorbeelden van taken

• het raadplegen van publicaties, met name van en over de toegewezen instelling of materie, en literatuur, alsook het zich eigen maken ervan

• het verstrekken van adviezen, zowel intern (kiesgroep) als extern (autoriteiten van de kiesgroep)

• het verspreiden van de kennis naar beslissingsinstanties en politieke autoriteiten

• deelnemen aan colloquia en het verspreiden van de bekomen informatie

 

Als

vertegenwoordiger

deelnemen aan en interveniëren tijdens vergaderingen op internationaal vlak met betrekking tot de toegewezen materies (raad van bestuur, interne werkgroepen)

teneinde

het standpunt van de kiesgroep te verwoorden en te verdedigen

 

Voorbeelden van taken

• het voorbereiden van dossiers

• het onderhouden en versterken van een internationaal netwerk

• het voorbereiden van tussenkomsten en argumentaties

• onderhandelen over standpunten en posities

• nauwgezet rapporteren

 

Als

redacteur

de informatie verzamelen, behandelen en opstellen onder de vorm van volledige en gedetailleerde verslagen en standpuntennota’s

teneinde

de verantwoordelijken toe te laten om hun keuzes en beslissingen te baseren op adequate, concrete, precieze en samenhangende elementen

 

Voorbeelden van taken

• opstellen en actualiseren van beleidsnota’s en standpuntennota’s omtrent de toegewezen materie

• antwoorden opstellen op vragen van de autoriteiten die vertegenwoordigd worden en van “stakeholders” (zakenlui, politici, NGO’s)

• vergaderingen bijwonen en verslagen opstellen

 

Als

contactpersoon

fungeren als aanspreekpunt voor de toegewezen materies voor interne en externe diensten (andere diensten FOD Financiën, andere FOD (plaatselijke ambassades), buitenlandse collega’s, multilaterale instellingen en de Belgische vertegenwoordigers in die instellingen)

teneinde

te waarborgen dat deze voldoende en correct geïnformeerd zijn

 

Voorbeelden van taken

• het ontvangen en beantwoorden van vragen

• het beantwoorden van de gestelde vragen

• het opzoeken van de nodige informatie

• het onderhouden van contacten met de desk officers in de landen leden van de kiesgroep

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	beslissingen	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
organisaties/ondernemingen	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De uitvoerend beheerder van België bij de internationale instelling (de directeur is niet noodzakelijk van Belgische nationaliteit)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• zijn werkschema dat afhankelijk is van de toegewezen taken door de beheerder ; kan opdrachten geven aan de « personal assistants » en beslistwelke informatie en adviezen gevraagd worden aan de stafleden van de instelling ; beslist over het verstrekken van bepaalde informatie aan IEFA, federale en gewestelijke autoriteiten, andere overheidsdiensten ; neemt zelf het initiatief om zijn/haar netwerk op te bouwen.

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Alle in te nemen standpunten die officieel het standpunt van België en de kiesgroep (bestaande uit verschillende landen-leden van de instelling) in de raad van bestuur ingenomen worden. Het standpunt van de kiesgroep wordt bepaald in overleg met de adviseurs, plaatsvervangend beheerder en beheerder enerzijds en met de autoriteiten van de landen leden van de kiesgroep..

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

2 miljoen USD

 

Eigen werkbudget

budget van de constituency wordt beheerd door de Bestuurder en overleg met zijn/haar medewerkers

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. -Voorbereiding meetings (internationaal) : replenishments ontwikkelingsbanken, jaarvergaderingen
-Bijwonen nationale coördinatievergaderingen (meerdere keren per maand)
-voorbereiden Belgisch/Constituency standpunt voor dossiers bij de instellingen
-begeleiden van de autoriteiten/stakeholders tijdens bezoeken aan de instelling (Minister, parlementsleden, zakenlui, NGO’s)

2. Salaris afhankelijk van diploma’s is vergelijkbaar met en afhankelijk van de salarissen van de internationale ambtenaren die bij de internationale instelling werken

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Richtlijnen van de autoriteiten en de beheerder, alsook regelgeving van de instelling

 

Welke vernieuwingen

• Werkprocedures en methode, wijze van rapportering, efficiëntiemaatregelen, netwerken (contacten ambassades, internationale en wetenschappelijke instellingen, experten)

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• organisatie en functionering van de staf van de instellingen (IFI, ambassade, kantoor kiesgroep – wordt bemand door personeel van verschillende nationaliteiten die hetzelfde niveau hebben met uitzondering van de bestuurder en zijn/haar plaatsvervanger), gespecialiseerde literatuur, ervaring en kennis van en begrip voor andere culturen, de internationale en Belgische institutionele structuu rinzake ontwikkelingssamenwerking, export, financiële aangelegenheden.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.