Adviseur-generaal protocol - Directeur (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DIS100
Niveau: A
Klasse : A4 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)
Doel van de functie
De permanente zorg om de officiële relaties tussen de in België gevestigde buitenlandse diplomatieke vertegenwoordigingen en de Belgische staat in goede banen te leiden
teneinde
de vooraanstaande positie van België als gastland en als vestigingsplaats van deze diplomatieke missies en internationale organisaties te vrijwaren en het positieve imago van ons land te bevorderen.
Het leiden van één van de directies van de directie van het Protocol
teneinde
de doelstellingen van de Directie Protocol te operationaliseren en te realiseren.
Resultaatgebieden
Alsleidinggevendeorganiseren van het teamwerk om zo de gemeenschappelijke doelen na te streven
teneinde
een optimale werking van de directie te waarborgen en zijn/haar toevertrouwde taken te vervullen
Voorbeelden van taken
- de taken op een adequate en optimale manier verdelen en delegeren
- superviseren van de werkzaamheden
- toezien op het behalen van de resultaten
- de medewerkers informeren over de strategische doelstellingen van de directie en nauwkeurige doelstellingen afbakenen
Alsadjunct van de Protocolchefde protocolchef adviseren in de specifieke materies waarvoor de Directie bevoegd is
teneinde
de protocolchef in staat te stellen om beleidsadviezen te formuleren, om gemotiveerde standpunten in te nemen en gegronde beslissingen te kunnen nemen
Voorbeelden van taken
- de Protocolchef vervangen in zijn/haar afwezigheid op interne en externe vergaderingen en op andere officiële aangelegenheden
- opzoeken, het verzamelen van kennis in de specifieke protocollaire materie en beleidsmatige en technische adviezen formuleren
- regelmatige briefings organiseren
- voorzitten en of deelnemen aan officiële vergaderingen in België en in het buitenland
- protocollaire omkadering beheren tijdens de officiële evenementen (bezoeken, recepties)
Alscoördinatorinformeren, bijstaan en adviseren van de Protocol chef en van de verantwoordelijke directies en diensten voor deze materies
teneinde
bij te dragen tot de coherentie van het beleid van de directie Protocol en toezien op de naleving van de verdragen van Wenen
Voorbeelden van taken
- voorzitten en/of deelnemen aan externe en interne coördinatievergaderingen en de follow-up ervan verzekeren
- zoeken naar mogelijke oplossingen en/of compromissen voor delicate diplomatische vragen in overleg met andere partners ( beleidscellen, diplomatieke missies, de Belgische posten in het buitenland, andere FOD's en overheidsinstellingen, veiligheidsinstellingen, politie, ...)
- informatie ter beschikking stellen van externe partners om de functionering van de netwerken-waarvan bepaalde diensten van de directie protocol deel uitmaken-te optimaliseren en in stand te houden
Alscoachinstaan voor de begeleiding van de medewerkers, hen motiveren om hun taken binnen de dienst uit te voeren en hun kennis over te brengen
teneinde
hun competentie, autonomie en expertise te verhogen
Voorbeelden van taken
- garanderen van een aangepaste ontwikkeling voor de medewerkers
- instaan voor de begeleiding van de nieuwe medewerkers (opleiding, on-the-job training)
- nastreven van een optimale werking van het team
- evalueren van de noden inzake opleiding en de nodige aanvragen doen
Alsdeskundige / beleidsadviseurformuleren van voorstellen over de strategische opties in de protocolaire materies
teneinde
om een dienst van hoge kwaliteit aan de klanten te kunnen aanbieden
Voorbeelden van taken
- analyseren en interpreteren van complexe dossiers
- geven van advies aan de Protocol chef en of aan het kabinet betreffende de specifieke materie
- onderhouden van bevoorrechte contacten met de actoren van het domein
- meewerken aan de voorbereiding / of voorbereiden van strategische nota's
Alsveranderingsagentvoorstellen, nemen of ondersteunen van veranderingsinitiativen
teneinde
bij te dragen tot een modernisering van de directie Protocol en tot de verbetering van haar werking
Voorbeelden van taken
- coördineren en begeleiden van het veranderingsproces binnen de directie Protocol
- nemen of ondersteunen van de communicatie-initiativen m.b.t. veranderingsprojecten binnen de directie Protocol
- leiden van een project ter verbetering of eraan meewerken
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
andere federale overheids[...]
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
management
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
andere federale overheids[...]
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
management
|
schriftelijke adviezen
|
als dossier
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge adviezen
|
informeel
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
management
|
mondelinge adviezen
|
vergadering, stuurgroep
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de Protocolchef
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- organisatie van belangrijke vergaderingen met externe en interne contacten
- organisatie van de werkplanningen op niveau van de directie
- organisatie van de directie en de diensten van de directie
- het beheer van "zijn" of "haar" directie
De functie moet autorisatie vragen voor
- het aanwerven en ontslaan van personeel
- zendingen in het buitenland
- toestaan van afwijkingen aan de bestaande normen
Impact
Totaal werkbudget entiteit
1.223.389.000
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- een zeer grondige kennis van de verdragen van Wenen van 1961 over de diplomtieke relaties
- een zeer grondige kennis van de verdragen van Wenen van 1963 over de consulaire relaties
- de specifieke protocolaire reglementatie
Welke vernieuwingen
- op het niveau van de interne procedures
Gebaseerd op welk referentiekader
- wens van de autoriteiten van de FOD met het op zicht om het functioneren te verbeteren
- om te beantwoorden aan de eventuele noden van de cliënten
|