Conseiller général protocole - Directeur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DIS100
Niveau: A
Classe : A4 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 12. Relations internationales (IS)
Raison d'être de la fonction
Assurer de manière permanente de bonnes les relations officielles entre les réprésentations diplomatiques étrangères situées en Belgique et l'Etat Belge
afin de
préserver la position "privilégiée" de la Belgique en tant que pays d'acceuil pour les missions diplomatiques étrangères et les organisations internationales et stimuler l'image positive de notre pays.
Diriger une des directions de la direction du Protocole
afin de
opérationaliser et réaliser les objectifs de la Direction du Protocole.
Finalités
En tant quedirigeantorganiser un travail d'équipe, permettant de réaliser des objectifs communs
afin de
assurer un fonctionnement optimal de la direction et remplir ses missions
Exemples de tâches
- répartir les tâches d'une manière adéquate et optimale, et déléguer
- veiller à obtenir les résultats demandés
- informer les collaborateurs des objectifs stratégiques de la direction et en délimiter les objectifs précis
En tant queadjoint du chef du Protocoleconseiller le chef du Protocole dans les matières spécifiques dont la direction du Protocole est chargée
afin de
mettre le chef du protocole en mesure de formuler des avis politiques, des points de vues motivés et de prendre des décisions fondées
Exemples de tâches
- remplacer le chef du protocle en son absence aux réunions internes et externes et lors d'événements officiels
- rechercher et rassembler des connaissances dans les matières protocolaires et fomuler des avis politiques et techniques
- organiser régulièrement des briefings
- présider et ou participer aux réunions officielles en Belgique et à l' étranger
- prendre en charge l'encadrement protocolaire lors des évenements officiels (des visites, réceptions)
En tant quecoordinateurinformer, assister et conseiller le Chef du Protocole, les directions et les services responsables de ces matières
afin de
contribuer à la cohérence de la politique menée par la direction du Protocole et de veiller au respect des Conventions de Vienne
Exemples de tâches
- présider et/ou participer à des réunions de coordination externes et internes et en assurer le follow-up
- chercher des solutions possibles et/ou des compromis pour des questions diplomatiques délicates en concertation avec d'autres partenaires (cellules stratégiques, missions diplomatiques étrangères en Belgique, les postes diplomatiques Belges à l'étranger, d'autres SPF et des organismes publics, des organismes de sécurité, la police,...)
- mettre des informations à la disposition des partenaires externes pour optimaliser et maintenir le fontionnement des réseaux, dont certains services de la Direction du Protocole font partie
En tant quecoachassurer l'accompagnement (encadrement) des collaborateurs, les motiver dans la réalisation de leurs tâches au sein du service et leur transmettre ses connaissances
afin de
développer leurs compétences, leur autonomie et expertise
Exemples de tâches
- garantir un développement adapté pour les collaborateurs
- assurer l'encadrement des nouveaux collaborateurs (formation, on-the-job training)
- chercher à atteindre un fonctionnement optimal de l'équipe
- évaluer les besoins en matière de formation et faire les demandes nécessaires
En tant queexpert / conseiller stratégiquefaire des propositions sur les options stratégqiues en matière protoclaire
afin de
de pouvoir offrir un service de haite qualité aux clients
Exemples de tâches
- analyser et interpréter les dossiers complexes
- fournir des avis aux chef du Protocole et ou au Cabinet concernant une matière spécifique
- entretenir des contacts privilégiés avec le acteurs dans ce domaine
- collaborer à la préparation et / ou préparer de notes stratégiques
En tant queagent de changementproposer, prendre ou soutenir des intiatives de changements
afin de
contribuer à maderniser la direction du Protocole et a améliorer son fonctionnement
Exemples de tâches
- coordonner et conduire les processus de changements au sein de la direction du Protocole
- prendre ou soutenir les initiatives en matière de communictaion relatives aux projets de changement au sien de la direction du Protocole
- diriger ou collaborer à un projet d'amélioration
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
autres services publics f[...]
|
questions écrites
|
par lettre, e-mail ...
|
hebdomadaire
|
organisations/entreprises
|
questions écrites
|
par lettre, e-mail ...
|
hebdomadaire
|
management
|
questions écrites
|
par lettre, e-mail ...
|
ad hoc
|
particuliers/citoyens
|
questions écrites
|
par lettre, e-mail ...
|
ad hoc
|
Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
autres services publics f[...]
|
conseils écrits
|
par lettre, e-mail ...
|
hebdomadaire
|
organisations/entreprises
|
conseils écrits
|
par lettre, e-mail ...
|
hebdomadaire
|
management
|
conseils écrits
|
en tant que dossier
|
ad hoc
|
organisations/entreprises
|
conseils oraux
|
informel
|
ad hoc
|
particuliers/citoyens
|
conseils écrits
|
par lettre, e-mail ...
|
ad hoc
|
management
|
conseils oraux
|
réunion, groupe de pilotage
|
ad hoc
|
Positionnement
La fonction est dirigée par
chef du Protocole
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation des réunions importantes avec des participants externes et internes
- l'organisation de la plannification de travaux au niveau de la direction
- l'organisation de la direction et des services de cette direction
- la gestion de "sa" direction
La fonction doit demander une autorisation pour
- l'engagement et le licenciement du personnel
- accorder une dérogation aux normes existantes
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
1.223.389.000
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- connaissance approfondie de la Convention de Vienne de 1961 sur les relations diplomatiques
- une connaissance approfondie de la Convention de Vienne de 1963 relatives aux relations consulaires
- les règlementations spécifiques en matière protocolaire
Quelles innovations
- au niveau des procédures internes
Sur base de quel cadre de référence
- souhait des autorités du SPF, en vue d'améliorer le fonctionnement
- pour répondre à d'éventuels besoins des clients
|