Identificatie van de functie

Functiecode : DIS101

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)

Doel van de functie

Waken over de goede toepassingen en het repecteren van de conventie van Wenen (1961 en 1963), verzekeren van de goede toepassing van de protocolaire regels inzake het onthaal en de veiligheid bij officiële bezoeken van buitenlandse prominenten en de dienstverlening met betrekking tot de beveiliging van de diplomatieke missies en internationale organisaties die gevestigd zijn in België

teneinde

enerzijds een gevolg te geven aan de internationaal-rechterlijke verplichtingen die voortvloeien uit de verdragen van Wenen en anderzijds bij te dragen tot de bevordering van de goede officiële relaties tussen de in België gevestigde buitenlandse diplomatieke vertegenwoordgingen en de Belgische staat.

 

Het leiden van een van de diensten van de directie van het Protocol

teneinde

doelstellingen van de Directie-generaal Protocol mee te helpen realiseren .

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

de taken, bevoegdheden en de verantwoordelijkheden van medewerkers organiseren

teneinde

ervoor te zorgen dat de dienst optimaal functioneert, de continuïteit ervan verzekerd is en de resultaten behaald worden

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van de objectieven van de dienst en de procedures en werkmethodes

• begeleiden en ondersteunen van medewerkers, het geven van opbouwende feedback

• zich van de implementatie van de ontwikkelcirkels verzekeren

• controle uitoefenen over de kwaliteit van het geleverde werk van de medewerkers

• kennisbeheer binnen de directie/dienst waarborgen

 

Als

beheerder

beheren van een aantal materies die verband houden met diplomatieke voorrechten, immuniteiten, faciliteiten of met bevoorrechte status

teneinde

de verplichtingen na te leven die voortvloeien uit hetzij de verdragen van Wenen, hetzij uit zetelakkoorden met internationale organisaties die gevestigd zijn in België

 

Voorbeelden van taken

• voorbereiden, uitvoeren en opvolgen van specifieke dossiers met betrekking tot de hoger vermelde materies

• organiseren en deelnemen aan externe en interne vergaderingen en instaan voor de follow-up

• zoeken naar mogelijke oplossingen en/of compromissen voor eenvoudige vragen in overleg met andere partners ( beleidscellen, diplomatieke missies, de Belgische posten in het buitenland, andere FOD's en overheidsinstellingen, interne en externe organisaties)

• samenwerkingmodaliteiten met externe partners onderhandelen om het functioneren van het netwerk- waarvan sommige diensten van het protocol deel uitmaken- te optimaliseren en in stand te houden in het belang van alle betrokkenen

 

Als

expert

informeren en raadgeven aan zijn hiërarchie en zijn dienst inzake materies m.b.t. zijn bevoegdheid

teneinde

bij te dragen tot de coherentie van het beleid van de directie Protocol en op de naleving van de verdragen van Wenen toe te zien

 

Voorbeelden van taken

• de eigen expertise verbeteren ten gunste van de medewerkers en de hiërarchie

• geprivilegieerde contacten onderhouden met de betrokken actoren

• deelnemen aan externe en interne coördinatievergaderingen en de follow-up ervan verzekeren

• analyseren van de dienstactiviteiten en voorstellen ter verbetering formuleren

• zoeken naar mogelijke oplossingen en/of compromissen voor diplomatische vragen in overleg met andere partners ( beleidscellen, diplomatieke missies, de Belgische posten in het buitenland, andere FOD's en overheidsinstellingen, veiligheidsinstellingen, politie, ...)

 

Als

vertegenwoordiger

vertegenwoordigen van de Directie en/of dienst op interne en externe vergaderingen

teneinde

de standpunten van het Protocol kenbaar te maken en te verdedigen, te onderhandelen met de gesprekspartners

 

Voorbeelden van taken

• fungeren als contactpunt in diverse netwerken binnen en buiten de FOD

• deelnemen aan vergaderingen en instaan voor de informatieoverdracht hetzij naar de hiërarchie hetzij naar de partners

• deelnemen aan officiële evenementen (bezoeken, recepties)

 

Als

coach

de medewerkers van de dienst omkaderen en begeleiden

teneinde

bij te dragen tot hun ontwikkeling

 

Voorbeelden van taken

• de nieuwe medewerkers begeleiden en de procedures uiteenzetten

• begeleiden van medewerkers en een constructieve feedback formuleren omtrent hun werkwijze

• voorstellen formuleren omtrent permanente opleidingen van de medewerkers

• toezien op de ontwikkeling van de groepsgeest binnen de dienst

• aan de medewerkers leren om specifieke materies eigen te maken

 

Als

coördinator

de verspreiding coördineren van de informatie in de schoot van de eigen dienst en van de andere diensten / directies van de FOD Buitenlandse Zaken en de externe actoren

teneinde

de medewerkers, de andere diensten en de externe actoren op een adequate manier in te lichten en synergieën te stimuleren

 

Voorbeelden van taken

• informatie op een adequate manier verspreiden op intern en extern niveau

• coördinatievergaderingen organiseren met interne en externe actoren

• beschikbaar zijn als contactpersoon van de dienst

• een netwerk van contacten onderhouden

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere federale overheids[...]	wetgeving (wet, KB, MB,...)	persoonlijk contact	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
management	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	dagelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	dagelijks
management	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
particulieren/burgers	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	wetgeving (wet, KB, MB,...)	persoonlijk contact	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Protocolchef

de adviseur generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de dienst organiseren

• de werkvergaderingen organiseren

• zijn werk beheren

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het aanwerven en ontslaan van personeel

• zendingen in het buitenland

• toestaan van afwijkingen van de bestaande normen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• een zeer goede kennis van de verdragen van Wenen van 1961 over de diplomatieke relaties

• een zeer goede kennis van de verdragen van Wenen van 1963 over de consulaire relaties

• goede kennis van de specifieke regelmentatie en protocolaire materie

 

Welke vernieuwingen

• op het niveau van interne procedures en werkmethoden

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• wens van de autoriteiten van de FOD in het opzicht om het functionneren te verbeteren

• om te beantwoorden aan eventuele noden van de cliënten

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.