Identificatie van de functie

Functiecode : DSA306

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het werk van een dossierbeheerdersteam coachen en instaan voor het dagelijks beheer van het werk van een bureau

teneinde

aan de verschillende belanghebbenden (belastingplichtigen, de Staat, gemeenten, …) doeltreffende en kwaliteitsvolle diensten te verlenen.

 

Beslissen welke acties er moeten worden ondernomen voor het verwerken van de meest complexe dossiers en deze acties structureren

teneinde

deze dossiers snel, doeltreffend en correct af te handelen.

 

Resultaatgebieden

Als

Coach

De competenties van de medewerkers ondersteunen en ontwikkelen, de medewerkers motiveren en verantwoordelijk maken

teneinde

ze in de uitoefening van hun functie in staat te stellen hun kennis en ervaring professioneel en optimaal te gebruiken, ze inzicht te geven en bij te staan in de taken die ze moeten uitvoeren, toe te zien op de kwaliteit van de aan de klanten verleende diensten en de teamgeest te bevorderen.

 

Voorbeelden van taken

• de methodologie en de instrumenten die in de administratie worden gebruikt uitdrukkelijk formuleren en ter beschikking stellen

• de medewerkers indien nodig bijstaan bij de verwerking van de dossiers

• ervoor zorgen dat de medewerkers toegang hebben tot kennis en tot permanente opleiding

• de opleidingsbehoeften opsporen

 

Als

Planner

De doelstellingen van het team bepalen

teneinde

de strategische beslissingen om te zetten in operationele doelstellingen voor het bureau

 

Voorbeelden van taken

• opstellen van een korte en middenlange termijn planning in functie van de vooropgestelde operationele doelstellingen

• organiseren en structureren van de werkzaamheden rekening houdend met de complexiteit van de dossiers

• opvolgen en bijsturen van de afhandeling van de dossiers

• acties ondernemen en stellen van nieuwe prioriteiten om doelstellingen te verwezenlijken

 

Als

Deskundige

de meest complexe dossiers analyseren

teneinde

te bepalen welke werkwijze er moet worden gebruikt om ze zo doeltreffend en correct mogelijk af te handelen

 

Voorbeelden van taken

• de verschillende actiemiddelen evalueren

• de complexe dossiers analyseren

• bepalen welke acties er moeten worden ondernomen

 

Als

Ontwikkelaar

Regelmatig feedback geven over de interessante vaststellingen en suggesties die voortvloeien uit het onderzoek van de meest complexe dossiers

teneinde

de methodologieën en de werkinstrumenten te vernieuwen of aan te passen

 

Voorbeelden van taken

• vernieuwingsvoorstellen opmaken voor de diensten van operationele deskundigheid

• voorstellen voor de aanpassing van de bestaande methodologieën opmaken

 

Als

Coördinator

De partijen die regelmatig tussenkomen in de verwerking van de dossiers overtuigen om in de gewenste richting te handelen

teneinde

een doeltreffende, correcte en billijke verwerking te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• de 'best practises' opsporen en zoeken naar “Win Win” situaties

• regelmatig contacten onderhouden met (en aanpassen van ) de ontvangende (geïnteresseerde) partijen

• De te volgen pistes doen aanvaarden met betrekking tot het behandelen van de dossiers

• Aanvaardbare oplossingen onderhandelen

 

Als

Communicator

Op een professionele wijze instaan voor de communicatie en voor de contacten en ze in de dagelijkse interne en externe werking van het team integreren

teneinde

de klantgerichtheid te optimaliseren en aan de FOD een imago van doeltreffendheid te verlenen

 

Voorbeelden van taken

• zo snel mogelijk duidelijke en correcte informatie opstellen en meedelen

• binnen en buiten de dienst een samenwerkingsnetwerk uitbouwen dat in staat is correcte informatie te verstrekken binnen een relatief kort tijdsbestek

• de contacten met de verschillende ontvangende partijen professionaliseren

 

Als

Kennisbeheerder

Op de hoogte blijven van de evolutie van de wetgeving, de rechtsleer en de rechtspraak voor zover ze op beroepsgebied relevant zijn

teneinde

ze in acht te nemen bij de verwerking van de dossiers

 

Voorbeelden van taken

• op eigen initiatief regelmatig de gespecialiseerde literatuur raadplegen

• aan studiedagen deelnemen

• aan interne vergaderingen deelnemen om invloed uit te oefenen op de ontwikkeling van nieuwe werktechnieken

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	als dossier	wekelijks
management	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep	wekelijks
management	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	wekelijks
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
particulieren/burgers	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge vragen	vergadering, stuurgroep	wekelijks
management	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	wekelijks
andere federale overheids[...]	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks
andere federale overheids[...]	beslissingen	als dossier	dagelijks
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier	dagelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc
particulieren/burgers	beslissingen	als dossier	dagelijks
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Teamchef

De functie geeft functioneel leiding aan een team van medewerkers A, B, C

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de verdeling van de dossiers onder de medewerkers van het team

• de aanpak van een invorderingsdossier

• de bepaling van de toe te passen acties

• de opstelling van de vernieuwingsvoorstellen

• de acties die moeten worden ondernomen voor de verwerking van de dossiers

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het wijzigen van de teamdoelstellingen

• het aanwerven of het toevoegen aan het team van dossierbeheerders

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Rechtstreekse impact op de belastinginkomsten van de Europese Unie, de federale Staat, de Gewesten, de Gemeenschappen, de provincies en de gemeenten

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Belgisch en internationaal publiek en privaat recht

 

Welke vernieuwingen

• voorstellen voor vernieuwing en aanpassing van de bestaande werkmethoden

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Belgisch en internationaal publiek en privaat recht

• De doelstellingen van het team

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.