Attaché A2 comptable fédéral - Responsable d’équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBB050
Niveau: A
Classe : A2 Famille de fonctions : Experts support à l'organisation Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)
Raison d'être de la fonction
Contribuer à élaborer, opérationnaliser, coordonner, suivre et évaluer les processus au sein de la comptabilité fédérale
afin de
contribuer au développement d’une politique comptable correcte et adéquate, en phase avec les objectifs fixés sur le plan du budget et de la comptabilité de l’Etat fédéral.
Diriger les différents collaborateurs de l'équipe analyse des processus comptables et coacher les responsables FEDCOM dans les services publics fédéraux et services publics de programmation
afin de
mettre en place le nouveau concept de comptabilité fédérale de façon optimale et soutenir le développement des collaborateurs.
Finalités
En tant queresponsable d’équipeassurer la coordination des travaux d’une équipe responsable d’un processus au sein de la comptabilité fédérale, sur base de son expertise des processus comptables fédéraux
afin de
contribuer, avec l’équipe, à l’instauration la plus adéquate du ou des processus auprès du client, en tenant compte des contraintes budgétaires, techniques et réglementaires.
Exemples de tâches
- Coordonner et mettre au point des processus permettant d’atteindre les objectifs fixés: établir une liste de questions fréquemment posées (FAQ), développer un réseau de contacts, assurer le relevé des incidents, organiser et surveiller les tests de l’application effectués par les techniciens, par les membres de l’équipe et par les utilisateurs finaux afin d’en contrôler le bon déroulement.
- Diriger, accompagner et développer les (nouveaux) membres de l’équipe; en tant que dirigeant fonctionnel, assumer entre autres les tâches dans le cadre des cercles de développement et l’accueil des nouveaux collaborateurs.
- Informer la hiérarchie sur l’état d’avancement des tâches confiées, des résultats obtenus ou des problèmes éventuels.
- Participer à ou organiser des réunions d’équipe (ou autres).
- Réviser, modifier éventuellement et faire valider la documentation relative au projet, aux processus, aux manuels pour les utilisateurs, aux service level agreements, etc.) afin qu’ils répondent au mieux aux besoins des utilisateurs.
En tant queanalysteétablir, vérifier et accompagner des analyses de besoins et de processus
afin de
identifier les spécificités fonctionnelles et les besoins des utilisateurs en matière de comptabilité budgétaire, générale et analytique.
Exemples de tâches
- Analyser les demandes spécifiques des clients: approfondir et concrétiser la demande.
- Analyser les processus originaux, liés à l’exécution du budget et la gestion de la comptabilité et les processus auxquels on veut aboutir à travers la nouvelle application. Décrire ces processus sous forme de documents de processus fonctionnels et de spécification.
- Identifier et analyser les besoins des utilisateurs finaux et, subséquemment, formuler des propositions.
- Assurer le transfert correct des données des anciens systèmes au nouveau système en collaboration avec les utilisateurs.
- Élaborer et mettre au point des procédures efficaces en collaboration avec les collègues et les clients.
En tant quegestionnaire de connaissancesmaintenir à niveau, de manière continue, ses propres connaissances et aptitudes concernant les processus, les systèmes, les méthodes et le logiciel utilisés au niveau de la comptabilité fédérale et les mettre à la disposition des membres de l’équipe et des utilisateurs
afin de
pouvoir toujours informer et conseiller correctement les utilisateurs et les collègues sur les questions internes et externes liées aux processus et maintenir à niveau les connaissances présentes dans le service.
Exemples de tâches
- Maintenir à niveau et développer en permanence ses connaissances au profit du service.
- Identifier les opportunités qui se présentent à la suite de nouveaux développements au niveau de la réglementation ou de la technique, recueillir les bonnes pratiques et les mettre à disposition.
- Mettre, de manière active, ses propres connaissances à la disposition des collègues, des services internes, des services externes et d’autres experts.
- Etablir la documentation sur les processus, les manuels d’utilisation et autres médias qui facilitent la diffusion des connaissances.
En tant quepersonne de contactconseiller et assister les utilisateurs dans le cadre de l’implémentation de l’application dans les organisations fédérales, et ce tant de manière proactive qu’en fonction de la demande,
afin de
garantir une comptabilité fédérale efficace et effective axée sur les besoins du client.
Exemples de tâches
- Organiser des réunions, des sessions d’information et des formations pour les utilisateurs finaux .
- Etablir des contacts avec les utilisateurs (clés) et entretenir un réseau de personnes de contact.
- Etre à l’écoute des besoins des clients, rencontrer ces besoins dans la mesure du possible et répondre aux questions posées.
- Développer des service level agreements avec l’utilisateur.
- Traduire les besoins des utilisateurs pour les techniciens et le chef de projet.
En tant quecollaborateur de l'équipeaccomplir des tâches partielles liées à un (des) processus de la comptabilité fédérale,
afin de
contribuer à la réalisation des objectifs globaux du service Comptable fédéral dans les délais fixés.
Exemples de tâches
- Réaliser les activités prévues de manière autonome et en équipe.
- Communiquer sur l’avancement du projet avec les collaborateurs du projet, le chef du projet et la hiérarchie.
- Evaluer les activités réalisées, suivre les processus et fournir de l’information.
- Conseiller les différentes parties (techniciens, utilisateurs, chef de projet) sur les priorités et les problèmes éventuels.
- Respecter les contraintes budgétaires et les délais impartis.
En tant quecoachfaciliter l’acceptation et, ensuite l’utilisation efficace et correcte de l’application
afin de
garantir qu’elle puisse fonctionner de manière optimale et produire les résultats voulus.
Exemples de tâches
- Identifier les besoins en développement des utilisateurs et des membres de l’équipe.
- Faire la démonstration de certaines actions ou accompagner celles-ci afin de montrer comment certaines tâches peuvent être réalisées de manière plus efficace, économe et effective. Ensuite, intervenir en cas de questions ou d’incidents concernant l’utilisation de l’application.
- Expliquer aux utilisateurs clés le bien-fondé et la valeur de la nouvelle application et de la nouvelle procédure de travail.
- Gérer les manuels d’utilisation, les autres supports de documentation et le flux des connaissances et des informations.
- Organiser et/ou accompagner ou participer à des sessions collectives et/ou individuelles de formation et/ou de démonstration pour les utilisateurs, le management ou les (nouveaux) collaborateurs.
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Chef de projet FEDCOM
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Attribution de tâches liées au déploiement de FEDCOM dans les SPF et SPP
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Communications orales, e-mail, transmission de rapports et de PV, réunions, …
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hebdomadaire
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Directeur général Federal Accountant
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Attribution de tâches liées au support des SPF et SPP déjà passés à FEDCOM
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Communications orales, e-mail, transmission de rapports et de PV, réunions de support, …
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hebdomadaire
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Membres de l’équipe et du service
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Informations pratiques liées à l’exécution des activités
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Communications orales, e-mail, réunions, …
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hebdomadaire
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Points de contact et acteurs concernés des SPF et SPP
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Informations pratiques liées à l’exécution des activités
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Communications orales, e-mail, transmission de rapports et de PV, documents divers, réunions, …
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ad hoc
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Partenaires externes (ex : firmes privées,…)
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Informations relatives à la coordination des activités avec les partenaires externes
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Communications orales, e-mail, transmission de rapports et de PV, planning, documents divers, …
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Chef de projet FEDCOM
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Etat d’avancement des tâches spécifiques liées au déploiement de FEDCOM dans les SPF et SPP
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Communications orales, e-mail, transmission de rapports et de PV, réunions, …
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hebdomadaire
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Directeur général Federal Accountant
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Etat d’avancement des tâches spécifiques liées au support des SPF et SPP déjà passés à FEDCOM
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Communications orales, e-mail, transmission de rapports et de PV, réunions de support, …
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hebdomadaire
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Membres de l’équipe
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Informations pratiques liées à l’exécution des activités
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Communications orales, e-mail, réunions, …
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quotidien
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Points de contact et acteurs concernés des SPF et SPP
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Transmission d’informations relatives à la coordination du projet et au coaching des SPF et SPP
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Communications orales, e-mail, transmission de rapports et de PV, documents divers, …
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ad hoc
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Partenaires externes (ex : firmes privées,…)
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Transmission d’informations relatives à la coordination du projet avec les partenaires externes
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Communications orales, e-mail, transmission de rapports et de PV, planning, documents divers, …
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
Directeur général Comptable fédéral
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- Décisions relatives à l’organisation pratique de l’équipe et des tâches individuelles.
La fonction doit demander une autorisation pour
- Décisions à caractère stratégique ou impactant les objectifs, le planning ou les ressources du projet.
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- Législation et réglementation sur les marchés publics
- Législation et réglementation relative à la comptabilité de l’Etat et la comptabilité fédérale.
- Législation et réglementation relative au Budget
- Comptabilité générale et analytique
Quelles innovations
- Le service Comptable Fédéral soutient le renouvellement du système comptable fédéral.
Sur base de quel cadre de référence
- Tendances en matière de la comptabilité fédérale
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