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Attaché A2 gestion des contrats (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB014

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)




Raison d'être de la fonction

Assurer le suivi de la réglementation concernant les marchés publics et les finances publiques

afin de

surveiller l'application correcte de cette matière dans le suivi financier et administratif des programmes de R&D (Recherche et développement).

 

Apporter son aide sur le plan du contenu et organisationnel

afin de

assister le conseiller gestion de contrats dans l'exécution de ses tâches.

 

Finalités
En tant que
coach
    accompagner l'attachés gestion de contrats

afin de

    les motiver, d'augmenter le niveau de leurs connaissances et permettre leur intégration rapide dans l'environnement de travail

 

Exemples de tâches
  • coordination et direction de la gestion de plusieurs programmes au sein de certaines domaines de recherche ou types de programmes
  • diriger et coordonner les activités du gestionnaire de contrats et de programmes
  • transmettre des informations et son expérience de travail
  • apprendre des procédures

 

En tant que
gestionnaire de contrat
    contribuer à la préparation des contrats complexes et apporter son aide dans le déroulement des marchés publics

afin de

    harmoniser les règles administratives et financières en matière de contrats de recherche

 

Exemples de tâches
  • apporter son aide dans la rédaction d'un contrat complexe et d'annexes
  • relire les nouveaux contrats et leurs annexes, contrôler et parapher le tableau budgétaire
  • participer à la rédaction d'un cahier des charges, ou le rédiger soi-même, pour un marché public, veiller à une publication correcte et fournir son soutien lors de la sélection
  • établir des estimations pluriannuelles pour les programmes de recherche lors de l'établissement du budget et lors du contrôle budgétaire
  • entretenir des contacts avec les instances compétentes (p.ex.: inspecteur des finances, etc.)

 

En tant que
gestionnaire de contrat
    assurer le suivi des aspects financiers et administratifs des contrats complexes de R&D

afin de

    permettre aux ayants-droit de percevoir les montants qui leur sont dus au moment exact et que les objectifs budgétaires soient atteints

 

Exemples de tâches
  • traiter les demandes d'engagement de crédits
  • tenir à jour un classement par contrat, rédiger la correspondance
  • tenir à jour les tableaux pour la gestion financière des contrats, introduire les données
  • traiter les demandes d'avances et les dossiers de créances
  • traiter les demandes d'adaptations budgétaires, établir les annexes aux contrats

 

En tant que
contrôleur
    contrôler les dépenses de recherche

afin de

    vérifier si les moyens accordés sont utilisés correctement

 

Exemples de tâches
  • contrôler des pièces justificatives
  • vérifier si la réglementation et les prescriptions contractuelles sont appliquées correctement
  • dépister des problèmes et d'éventuelles erreurs commises dans le dossier
  • contrôler la concordance entre les données des Sections Budget et Comptabilité avec ses propres données

 

En tant que
conseiller
    fournir une réponse aux questions de tiers et des gestionnaires de programmes, et donner des conseils techniques dans les affaires financières et budgétaires

afin de

    faire usage de son expertise et la transmettre

 

Exemples de tâches
  • conseiller les gestionnaires de programmes dans les affaires financières et budgétaires
  • informer et conseiller les ayants-droit (p.ex. en ce qui concerne les paiements, etc.)
  • donner des avis, formuler une proposition pour des dossiers qui traitent un problème spécifique
  • participer à des groupes de travail interne

 

En tant que
assistent du conseiller
    soutenir le conseiller gestion de contrats sur le plan du contenu et organisationnel

afin de

    permettre un déroulement efficace de l'exécution de ses tâches en vue de la réalisation des objectifs du service

 

Exemples de tâches
  • développer, en collaboration avec le conseiller, des processus/ procédures par rapport à la gestion administrative et financière des programmes de recherche
  • prendre les contacts nécessaires auprès des instances concernées tant en interne (les supérieurs hiérarchiques du service financier ou les gestionnaires de programmes) qu'en externe (les institutions universitaires, les centres de recherche) pour assurer l'amélioration et la correcte application des dispositions juridiques et administratives desdits contrats de recherche
  • représentation du département relative à la gestion financière générale des programmes de recherche et des contacts avec le directeur (financier) de l'institution de recherche
  • rapporter aux supérieurs hiérarchiques du service financier qui décident collégialement de la suite à donner aux diverses positions (portant sur l'application des règles en matière de contrats de recherche)
  • personne de contact, ensemble avec le conseiller, dans le cadre des instances de contrôle (Inspection des Finances, Cour des comptes)

 

En tant que
gestionnaire de connaissances
    se tenir au courant de la jurisprudence, de la législation et des règles budgétaires et comptables, de la législation et de la réglementation sur les marchés publics et les arrêtés ministériels

afin de

    fournir des informations pertinentes et adéquates

 

Exemples de tâches
  • assurer le suivi de la législation et de la réglementation
  • suivre l'évolution de l'informatique dans le secteur
  • s'autoformer, lire la littérature spécialisée
  • participer à des formations spécifiques et des séminaires
  • fournir des informations aux personnes concernées

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

responsable gestionnaire de contrat

législation, décisions

presse, note, e-mail, réunions

quotidien

gestionnaires de programme

décisions

contact pesronnel, e-mail

quotidien

promoteurs

questions écrites et orales

comme dossier, lettre, e-mail

quotidien

services financier ESF

questions écrites et orales

comme dossier, lettre, e-mail

quotidien

services financier universités

questions écrites et orales

comme dossier, lettre, e-mail

quotidien

serv fin. centres de recherche

questions écrites et orales

comme dossier, lettre, e-mail

quotidien

serv fin. bureaux d'étude

questions écrites et orales

comme dossier, lettre, e-mail

quotidien

section comptabilité

questions orales

contact personnel

quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

gestionnaires de program.

avis orales, légistlation

contact personnel

quotidien

promoteurs

avis orale, écrite, décisions

par téléphone, lettre, e-mail ...

quotidien

services fin. ESF

avis orale, écrite, décisions

par téléphone, lettre, e-mail ...

quotidien

services fin. universités

avis orale, écrite, décisions

par téléphone, lettre, e-mail ...

quotidien

serv. fin. centres de recherche

avis orale, écrite, décisions

par téléphone, lettre, e-mail ...

quotidien

serv. fin. bureaux d'étude

avis orale, écrite, décisions

par téléphone, lettre, e-mail ...

quotidien

resp. gestionnaire de contrat

questions orale et avis

contact personnel, réunions, note

quotidien

autres serv. du SPP

questions et avis orale et ecrits

contact personnel, note, e-mail

ad hoc

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

le conseiller gestion de contrats

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • organisation de son travail
  • méthodes d'exécution
  • manière de faire rapport

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • décisions avec impact budgétaire

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

budget géré en 2004 : crédit d'engagement 83 mio ¬ / crédit d'ordonnancement : 102 mio ¬

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. 300 contrats

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • réglementation concernant les finances publiques et les marchés publics
  • décisions du Conseil des Ministres
  • dispositions contractuelles
  • directives et procédures internes

 

Quelles innovations
  • propositions visant à améliorer les processus de travail existants (manière de faire rapport, suivi du budget, etc.)

 

Sur base de quel cadre de référence
  • expérience propre en matière de finances et de budget

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.