Identification de la fonction

Code de la fonction : DLO004

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants stratégiques

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Concevoir, mettre en oeuvre et suivre le master plan (= fonds organique des bâtiments qui permet de prévoir des opérations de vente et d'achat sur plusieurs années)

afin de

planifier, sur une période de 3 à 5 ans, les principaux projets immobiliers du SPF Affaires étrangères à l'étranger, et de maintenir une balance financière consolidant recettes et dépenses.

 

Suivre l'exécution de certains projets immobiliers (rénovation, construction ou vente, achat, location de résidences et de chancelleries)

afin de

maintenir ceux-ci à un niveau optimal de fonctionnalité et de sécurité en veillant aux coûts entraînés.

 

Finalités

En tant que

conseiller stratégique

procéder à l'examen stratégique des besoins prioritaires (en patrimoine immobilier)

afin de

déterminer les réorientations nécessaires lors de la réalisation du master plan

 

Exemples de tâches

• reévaluer les priorités en collaboration avec les gestionnaires de dossiers et les Ambassades et Consulats à l'étranger

• collaborer avec la Direction B&B (budget et contrôle de gestion) et la Direction générale des affaires juridiques (DGJ)

• recueillir les avis de l'Inspection des finances

• négocier avec les autres SPF et les entités fédérées (désireux d'être présents dans nos Ambassades)

 

En tant que

responsable budgétaire

veiller à planifier et à conserver un équilibre budgétaire lors de l'examen des besoins prioritaires (en patrimoine immobilier)

afin de

garantir la finalité stratégique du master plan et la politique de gestion managériale du patrimoine immobilier

 

Exemples de tâches

• planifier le budget du master plan

• reévaluer les priorités financières en collaboration avec les gestionnaires de dossiers et les Ambassades et Consulats à l'étranger

• recueillir les avis de l'Inspection des finances

• négocier l'aspect financier avec les autres SPF et les entités fédérées (désireux d'être présents dans nos Ambassades)

• négocier avec le SPF Budget et Contrôle de la gestion

 

En tant que

conseiller interne

donner des avis sur la politique à suivre en matière de gestion du patrimoine immobilier

afin de

garantir une gestion optimale de ce dernier

 

Exemples de tâches

• évaluer la planification des travaux pour l'année en cours et pour les années à venir

• collaborer au suivi administratif, juridique, financier et technique des projets

• conseiller dans le choix des fournisseurs, etc.

• examiner les dossiers avec l'Inspection des Finances

 

En tant que

expert en gestion de patrimoine

coordonner, sur le plan opérationnel, l'éxécution des activités relatives à la gestion du patrimoine immobilier

afin de

garantir la réalisation de certains projets immobiliers à l'étranger

 

Exemples de tâches

• examiner les dossiers techniques existants et nouveaux

• veiller aux implications budgétaires

• s'assurer du respect des procédures administratives et comptables

• adopter si nécessaire les procédures à l'évolution de la réglementation

 

En tant que

dirigeant

garantir le bon fonctionnement du service

afin de

lui permettre de mener à bien les tâches confiées par la hiérarchie

 

Exemples de tâches

• organiser le travail au sein de l'équipe

• défendre des intérêts du service vis-à-vis la hiérarchie

• donner des instructions précises, claires et pertinentes aux collaborateurs

 

En tant que

conseiller technique

sélectionner les fournisseurs

afin de

obtenir le meilleur rapport qualité/prix et garantir le respect des délais d'éxécution des prestations

 

Exemples de tâches

• procéder à l'examen approfondi du respect des procédures

• étudier le meilleur rapport qualité/prix

• s'assurer du respect des délais d'éxécution des prestations

• sélectionner les fournisseurs

 

En tant que

expert/spécialiste

se tenir informé de la réglementation complexe et de l'évolution des techniques et des marchés

afin de

améliorer sa propre expertise et en faire profiter les collaborateurs

 

Exemples de tâches

• se former par le biais de lectures ou de formations spécifiques

• faire des propositions d'amélioration pour la gestion du patrimoine immobilier

• présenter à la hiérarchie et/ou aux collaborateurs les adaptations nécessaires dans la gestion du patrimoine immobilier

 

En tant que

coach

encadrer et conseiller les collaborateurs du service

afin de

contribuer au développement des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• encadrer les nouveaux collaborateurs et expliquer les procédures

• accompagner les collaborateurs et fournir un feedback constructif sur leur fonctionnement

• formuler des propositions de formation continue des collaborateurs

• veiller au développement d'un esprit d'équipe au sein du service

• mettre en place les cercles de développement

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management, autres services du SFP	conseils oraux	contact personnel	ad hoc
management, autres services du SPF	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management, autres services du SPF	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
collaborateurs	conseils oraux	contact personnel	ad hoc
ambassades et consulats	questions orales/écrites	informel/par e-mail	ad hoc
fournisseurs (architectes...	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	avis écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management, autres services du SPF	conseils oraux	contact personnel	ad hoc
management, autres services du SPF	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
collaborateurs	conseils oraux	informel	ad hoc
collaborateurs	avis écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
ambassades et consulats	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
fournisseurs (architectes...	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc
autres serv. publ. féd.	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Président : N, Directeur d'encadrement Personnel & Organisation : N-1

Conseiller général responsable de la Direction Logistique : N-2

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation du service et répartition des tâches

• son emploi du temps

• organisation des missions qui lui sont confiées

• prise de contact avec ses sources d'information (ambassades, architectes, consultants, etc.)

• négociations avec les différents interloculteurs ( autres SPF, fournisseurs, etc.)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• approbation, finalisation du master plan par le Ministre des Affaires étrangères et par le gouvernement fédéral

• approbation, finalisation des projets repris dans le master plan

• avis de l'Inspection des Finances

• avis du contrôleur des engagements

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 euros

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. le budget géré du master plan sélève à 15.600.000 euros

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• lois coordonnées sur la comptabilité de l'Etat

• lois relatives aux marchés publics

• réglementation sur les permis d'urbanisme

• réglementation sur les permis d'environnement

 

Quelles innovations

• la fonction peut apporter des innovations dans les procédures

• planification budgétaire du master plan

 

Sur base de quel cadre de référence

• expérience quotidienne - BPR ('Businee Process Reengineering', projets d'amélioration) etc.

• formations spécifiques

• feedback de la hiérarchie

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.