Conseiller dossiers affaires consulaires - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBV104
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)
Raison d'être de la fonction
Diriger et coordonner les activités d'un service chargé de la gestion des dossiers consulaires
afin de
veiller à la bonne application de la réglementation belge en matière consulaire et au respect des engagements internationaux souscrits par la Belgique (notamment dans le cadre du Benelux, de Schengen, de l'Union européenne et des Nations Unies).
Organiser et gérer les ressources humaines du service
afin de
assurer son bon fonctionnement.
Superviser la suite réservée aux dossiers
afin de
garantir que les dossiers soient traités de manière rapide et adéquate.
Finalités
En tant quedirigeantdéfinir les objectifs et les priorités du service
afin de
mener à bien les tâches confiées par la hiérarchie
Exemples de tâches
- définir une vision des priorités du service
- superviser les activités et décider des réorientations nécessaires
- répartir le travail et en suivre l'exécution
- donner des directives claires et des objectifs précis
En tant quecoachencadrer et conseiller les collaborateurs du service
afin de
contribuer au développement des collaborateurs
Exemples de tâches
- encadrer les nouveaux collaborateurs et expliquer les procédures
- accompagner les collaborateurs et formuler un feedback constructif au sujet de leur fonctionnement
- formuler des propositions de formation continue des collaborateurs
- veiller au développement d'un esprit d'équipe au sein du service
En tant queexpert/spécialistefournir aux collaborateurs une information détaillée et un avis pointu dans un ou plusieurs secteurs des Affaires consulaires
afin de
garantir une approche efficiente des dossiers traités au sein du service
Exemples de tâches
- améliorer sa propre expertise et en faire profiter les collaborateurs et la hiérarchie
- entretenir des contacts privilégiés avec les acteurs du domaine
- évaluer l'impact sur les activités, analyser, synthétiser les informations relatives au domaine traité
- analyser les activités du service et faire des propositions d'amélioration
En tant quecoordinateurcoordonner la diffusion de l'information au sein de son propre service et des autres services de la DGC, vers les autres directions du SPF Affaires étrangères et vers les acteurs extérieurs (postes diplomatiques à l'étranger, partenaires officiels, avocats…)
afin de
informer de manière adéquate ses collaborateurs, les autres services de la direction et les acteurs extérieurs et de stimuler des synergies
Exemples de tâches
- faire circuler l'information de façon adéquate au niveau interne et externe
- organiser des réunions de coordination avec les acteurs internes et externes
- être disponible comme personne de contact du service
- maintenir un réseau de contacts
- consolider et multiplier les contcats nationaux et internationaux
En tant quesuperviseursuperviser le suivi des dossiers
afin de
garantir la qualité et l'efficacité du service au client
Exemples de tâches
- superviser la rédaction des instructions concernant une ou plusieures matières consulaires
- traiter les questions pointues relatives aux matières consulaires en fonction de la réglementation en vigueur
- répondre à toute demande relative aux matières consulaires(demandes émanant de nos postes à l'étranger, de particuliers, d'avocats, de partenaires, du médiateur fédéral, d'autres autorités belges…)
- superviser la correspondance qui entoure les demandes
En tant quereprésentantparticiper à des réunions nationales ou internationales pouvant porter sur la négociation d'accord dans le domaine consulaire
afin de
représenter et de défendre la position de la Direction générale des Affaires consulaires, du SPF Affaires étrangères ou du Royaume de Belgique dans les matières consulaires
Exemples de tâches
- préparer et défendre la position du département (de la Belgique s'il s'agit de réunions internationales) en fonction de la réglementation en vigueur
- participer à l'élaboration de la réglementation nationale ou Shengen dans certaines matière consulaires
- rédiger ou participer à la rédaction du rapport de la réunion
- faire des recommandations aux autorités administratives et/ou politiques
- organiser des réunions de débriefing ou veiller à la diffusion des résultats de la réunion
En tant queexpertanalyser et interpréter les informations relatives à un ou plusieurs thèmes consulaires
afin de
de fournir aux collaborateurs des avis détaillés
Exemples de tâches
- rechercher et rassembler de la documentation relative à certains domaines consulaires
- analyser et interpréter des documents
- apporter sa collaboration à la préparation de notes stratégiques, des documents politiques générales et à des discours du Ministre
- suivre en permanence l'évolution dans un certain domaine et en faire rapport
En tant quegestionnaire de connaissancess'informer des évolutions des questions consulaires dans les instances nationales et internationales
afin de
garantir un service de qualité et performant en tenant compte de l'évolution récente de la réglementation ou des nouvelles technologies dans ces domaines
Exemples de tâches
- prendre connaissance des (nouvelles) réglementations (
- consulter les publications spécialisées et les sites internet, et participer à des séminaires ou à des formations sur les nouvelles techniques utilisées (ex: pour la délivrance des visas)
- particper aux réunions de spécialistes
- organiser et ou donner une foramtion relative à la matière consulaire aux collaborateurs de la direction
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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représentation permanente auprès de l'UE + postes diplomatiques
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questions, rapports et analyses
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e-mail ...
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quotidien
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management
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questions écrites et orales, rapports
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par notes, e-mail ...
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quotidien
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autres services publics fédéraux
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rapports et analyses
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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management
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décisions
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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autres services publics fédéraux
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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Postes diplomatiques
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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particuliers/citoyens
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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particuliers/citoyens
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questions orales
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informel
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quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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représentation permanente auprès de l'UE + postes diplomatiques
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travaux de coordination
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oral et écrit
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quotidien
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management
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informations
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oral et écrit
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quotidien
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autres services publics fédéraux
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travaux de coordination
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oral et écrit
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quotidien
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postes diplomatqiues
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décisions
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en tant que dossier
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ad hoc
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particuliers/citoyens
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conseils oraux
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informel
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ad hoc
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particuliers/citoyens
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conseils écrits
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en tant que dossier
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
Président : N; Directeur général de la DGC : N-1, le conseiller général de la direction
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation du planning de son travail
- l'organisation de réunions avec des contacts internes et externes au département
- la façon dont les diverses négociations sont menées lors de l'élaboration de la réglementation en matière de visas
- l'organisation de réunions de service
- l'organisation de son service
La fonction doit demander une autorisation pour
- l'organisation de missions à l'étranger
- l'engagement de personnel supplémentaire et de remplacement
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
1.223.389.000
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- la règlementation des différents secteurs consulaires
Quelles innovations
- proposition d'amélioration de textes règlementaires en fonction des activités suivies par le gestionnaire
- proposition d'amélioration en ce qui concerne l'efficacité des activités suivies par le gestionnaire
Sur base de quel cadre de référence
- plan de management de la DGC et de la hiérarchie
- plans d'actions annuels du service
- les cercles de développement
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