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Attaché A2 Conseil Supérieur prévention et protection au travail - Responsable du secrétariat (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA105
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Assurer le secrétariat du Conseil supérieur de Prévention et de Protection au travail
afin de
permettre à ce Conseil composé paritairement de remplir ses missions par un bon fonctionnement de ses structures et organes de fonctionnement : la réunion pléniaire, le bureau exécutif, les commissions permanentes et les commissions ad hoc,
Finalités
En tant quesecrétaire
- l'accompagnement et l'appui aux activités des réunions pléniaires, des réunions du bureau exécutif et des commissions
afin de
- remplir les conditions pour le fonctionnement du Conseil supérieur
Exemples de tâches
- le suivi des dossiers qui sont traités
- tenir à jour l'ordre du jour des réunions et assurer le secrétariat
- veiller à l'organisation pratique des réunions (réservation, traduction simultanée, listes de présence,,,,)
- rédiger le procès-verbal et le transmettre au conseiller général, fonctionnaire dirigeant de la division Concertation sociale qui est également nommé Secrétaire du Conseil supérieur par AR
- exécuter toutes les démarches administratives prescrites par la procédure de consultation et de demande d'avis par le ministre compétent au Conseil supérieur
En tant que
gestionnaire de l'information
- la conservation d'avis, de procès-verbaux, de documents officiels et de documentation
afin de
- pouvoir les mettre à la disposition, d'une part des membres du Conseil supérieur et de l'administration tant comme mémoire des activités que comme justification, et d'autre part du public intéressé
Exemples de tâches
- l'élaboration et l'utilisation d'une structure d'archivage
- dresser et tenir à jour un tableau des dossiers en cours de traitement ou déjà traités
- fournir des documents qui peuvent être mis à disposition via intranet et internet
En tant que
contrôleur
- la supervision des tâches des adjoints dans le cadre du secrétariat du Conseil supérieur
afin de
- garantir une application correcte des procédures en vigueur
Exemples de tâches
- vérifier la rédaction correcte des convocations et des notes d'envoi pour la transmission des procès-verbaux, des protocoles ou des avis motivés, vérifier notamment si la procédure administrative est suivie
- veiller à ce que les délais prévus dans la réglementation soient scrupuleusement respectés lors de l'envoi de documents
- la vérification de l'exécution correcte des activités préparatoires à l'organisation de réunions, vérifier notamment si la procédure administrative est suivie
En tant que
expert/spécialiste
- formuler des propositions au secrétaire du Conseil supérieur
afin de
- améliorer le fonctionnement du secrétariat
Exemples de tâches
- collaborer à la mise au point de procédures internes
En tant que
coordinateur
- coordonner et organiser les différentes activités du service selon les priorités et les aptitudes de chacun
afin de
- pouvoir proposer un service efficace qui réponde au délai et aux exigences de qualité fixés par les responsables
Exemples de tâches
- fixer des priorités en fonction de l'optimalisation du travail
- veiller au respect des dates limites et à la qualité des engagements
- garantir la continuité des activités en fonction des absences, des maladies, des départs
Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur général de l'humanisation du travail
le conseiller-coordinateur
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.