Attaché A2 Conseil Supérieur prévention et protection au travail - Responsable du secrétariat (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA105
Niveau: A
Classe : A2 Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Assurer le secrétariat du Conseil supérieur de Prévention et de Protection au travail
afin de
permettre à ce Conseil composé paritairement de remplir ses missions par un bon fonctionnement de ses structures et organes de fonctionnement : la réunion pléniaire, le bureau exécutif, les commissions permanentes et les commissions ad hoc,
Finalités
En tant quesecrétairel'accompagnement et l'appui aux activités des réunions pléniaires, des réunions du bureau exécutif et des commissions
afin de
remplir les conditions pour le fonctionnement du Conseil supérieur
Exemples de tâches
- le suivi des dossiers qui sont traités
- tenir à jour l'ordre du jour des réunions et assurer le secrétariat
- veiller à l'organisation pratique des réunions (réservation, traduction simultanée, listes de présence,,,,)
- rédiger le procès-verbal et le transmettre au conseiller général, fonctionnaire dirigeant de la division Concertation sociale qui est également nommé Secrétaire du Conseil supérieur par AR
- exécuter toutes les démarches administratives prescrites par la procédure de consultation et de demande d'avis par le ministre compétent au Conseil supérieur
En tant quegestionnaire de l'informationla conservation d'avis, de procès-verbaux, de documents officiels et de documentation
afin de
pouvoir les mettre à la disposition, d'une part des membres du Conseil supérieur et de l'administration tant comme mémoire des activités que comme justification, et d'autre part du public intéressé
Exemples de tâches
- l'élaboration et l'utilisation d'une structure d'archivage
- dresser et tenir à jour un tableau des dossiers en cours de traitement ou déjà traités
- fournir des documents qui peuvent être mis à disposition via intranet et internet
En tant quecontrôleurla supervision des tâches des adjoints dans le cadre du secrétariat du Conseil supérieur
afin de
garantir une application correcte des procédures en vigueur
Exemples de tâches
- vérifier la rédaction correcte des convocations et des notes d'envoi pour la transmission des procès-verbaux, des protocoles ou des avis motivés, vérifier notamment si la procédure administrative est suivie
- veiller à ce que les délais prévus dans la réglementation soient scrupuleusement respectés lors de l'envoi de documents
- la vérification de l'exécution correcte des activités préparatoires à l'organisation de réunions, vérifier notamment si la procédure administrative est suivie
En tant queexpert/spécialisteformuler des propositions au secrétaire du Conseil supérieur
afin de
améliorer le fonctionnement du secrétariat
Exemples de tâches
- collaborer à la mise au point de procédures internes
En tant quecoordinateurcoordonner et organiser les différentes activités du service selon les priorités et les aptitudes de chacun
afin de
pouvoir proposer un service efficace qui réponde au délai et aux exigences de qualité fixés par les responsables
Exemples de tâches
- fixer des priorités en fonction de l'optimalisation du travail
- veiller au respect des dates limites et à la qualité des engagements
- garantir la continuité des activités en fonction des absences, des maladies, des départs
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur général de l'humanisation du travail
le conseiller-coordinateur
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation de ses propres tâches et la délégation à des adjoints et collaborateurs
- l'introduction de propositions en vue d'un meilleur fonctionnement en tenant compte de
La fonction doit demander une autorisation pour
- tout écart par rapport aux procédures réglementaires
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
6,941,000 euros
Budget de travail propre
Autres données quantitatives
1. le budget de fonctionnement du Conseil supérieur de prévention et de protection au travail est de 97,000 euros
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- procédures organe consultatif Conseil supérieur
- peut apporter sa contribution concernant les propositions d'adaptation des structures du Conseil supérieur
Quelles innovations
- l'amélioration des techniques et méthodes existantes
Sur base de quel cadre de référence
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