Identificatie van de functie

Functiecode : DSA307

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

De cel ‘Informatica- en procesondersteuning’ coördineren en aansturen van de DG Personen met een handicap

teneinde

de gebruikers van de informaticatoepassingen de nodige ondersteuning te geven om hun operationele doelstellingen te bereiken

 

Instaan voor het analyseren en optimaliseren van de werkprocessen, in overleg met de hiërarchie van de DG Personen met een handicap

teneinde

de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen

 

Resultaatgebieden

Als

Verantwoordelijke incident en release management voor de DG Personen met een handicap

Identificeren van de onderliggende oorzaken van informatica-incidenten op vraag van de DG Personen met een handicap, oplossingen formuleren en de implementatie ervan opvolgen

teneinde

de nadelige effecten van incidenten en problemen op de werking van de organisatie te verminderen en te verzekeren dat de best mogelijke kwaliteit van de dienstverlening en van de bschikbaarheid behouden blijft

 

Voorbeelden van taken

• analyseren, detecteren, registreren en het oplossen van de incidenten

• het opvolgen van de voortgang van de oplossingen samen met het CIV en ondersteunende actiessturen bij problemen

• plannen en superviseren van de lancering van de nieuwe en gewijzigde software (releases) en de documentatie

• Verzekeren dat de roll-outs veilig zijn. Dit houdt ook in: het begeleiden, leiden en coördineren van de test-equipe(s)

• Opvolgen van de verwachtingen van de gebruikers inzake releases en roll-outs

 

Als

leidinggevende

De dienst organiseren en leiden

teneinde

de gebruikers van de informaticatoepassingen de nodige ondersteuning te geven om hun operationele doelstellingen te bereiken.partners.

 

Voorbeelden van taken

• verdelen van de opdrachten en de projecten onder de medewerkers en bepalen van de doelstellingen, de planning en de prioriteiten

• volgen en indien nodig bijsturen van de resultaten van de medewerkers

• toezien op de goede uitvoering van de (terugkerende en specifieke) taken door follow-up van de prestaties (briefing, vergadering, ...)

• toezien op een goede doorstroming van de informatie in eigen cel en de uitwisseling van informatie met betrekking tot de informaticamiddelen tussen de betrokken afdeling van de DG

 

Als

expert / adviseur

Advies geven aan het management en uitvoeren van complexe opdrachten met betrekking tot het expertisedomein

teneinde

procedures en processen te verbeteren en de dienstverlening aan de interne en externe klanten te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• (her)uittekenen en organiseren van werkprocessen en systemen, in overleg met de verantwoordelijken van de operationele diensten binnen de DG

• formuleren van antwoorden op specifieke en complexe vragen, adviezen verstrekken in verband met de opdrachten

• actief deelnemen aan de verschillende dienstvergaderingen en werkgroepen

• problemen melden die zich hebben voorgedaan

• creatief nadenken over de wijze waarop de werking en de dienstverlening kan worden verbeterd

 

Als

coach

Inhoudelijk ondersteunen van de medewerkers van de dienst en zorgen voor de individuele begeleiding en ontwikkeling van de medewerkers

teneinde

een efficiënte werking van het team te verzekeren door de samenwerking te bevorderen en de werkzaamheden te coördineren

 

Voorbeelden van taken

• ondersteunen en geven van richting aan de medewerkers, rekening houdend met hun specialisatie, ervaring en competenties

• voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken

• aanreiken van ontwikkelingsmogelijkheden aan de medewerkers (opleidingen, studiedagen, e.a.)

• verdelen van taken en verantwoordelijkheden en voorstellen van doelstellingen voor de medewerkers

 

Als

contactpersoon

Woordvoerder en contactpersoon (op intern en extern niveau) van de dienst zijn voor alles wat te maken heeft met de door de cel behandelde aangelegenheden.

teneinde

bij te dragen tot optimale samenwerking met de interne en externe partners

 

Voorbeelden van taken

• toegankelijk zijn als contactpersoon van de dienst, de verzoeken van het management en van de opdrachtgevende overheden, de Minister, .. ontvangen en ervoor zorgen dat zij goed worden verwerkt

• rapporteren over de voortgang en de resultaten van de opdrachten/projecten

• de contacten met instellingen en externe personen beheren en een netwerk van contacten uitbouwen; contacten onderhouden met de partners, …

• aan de (interne en externe) vergaderingen deelnemen als vertegenwoordiger van de cel

• aan de stuurgroepvergaderingen van de organisatie deelnemen teneinde de operationele behoeften met betrekking tot de opdrachten van de cel te achterhalen en erin voorzien

 

Als

kennisbeheerder

Het verzamelen en verspreiden van de kennis binnen de dienst,

teneinde

de deskundigheid, het professionalisme en autonomie van de medewerkers te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• goede handelwijzen nastreven en analyseren

• zich op de hoogte houden van de ontwikkeling van de wetgeving en concepten; op de hoogte zijn van de handelwijzen, innovaties en tendenzen in de behandelde aangelegenheden; aandacht besteden aan alle evolutievormen van de organisatie en de werking ervan

• de eigen kennis en deskundigheid op de verschillende kennisdomeinen die nodig zijn voor de uitvoering van zijn opdracht continu ontwikkelen; volgen van opleidingen; raadplegen van vakliteratuur; deelnemen opleidingen, enz

• toezien op de goede opleiding en training on-the-job van de (nieuwe) medewerkers; alle informatie die nodig is voor de uitvoering van de opdrachten en activiteiten van de cel opzoeken, interpreteren, verwerken en verspreiden in de dienst

• antwoorden op de inhoudelijke vragen op grond van zijn kennis van de richtlijnen en methodes die gelden in de dienst; schrijven van nota's met bevindingen en presenteren van de resultaten aan de management, medewerkers en collega's

 

Als

projectleider/leider werkgroep

Sturen en volgen van de projecten en werkgroepen, met betrekking tot het expertisedomein van de cel

teneinde

de projecten en de doelstellingen te verwezenlijken binnen de vastgestelde termijnen

 

Voorbeelden van taken

• opzetten van projecten of werkgroepen en uitwerken van actieplannen

• op grond van zijn eigen deskundigheid, input geven op het stuk van de inhoud en de processen voor die projecten

• het methodologisch kader bepalen

• de follow-up van de planning van de projecten en de werkgroepen

• het aanspreekpunt zijn voor de leden van de werkgroepen en projectgroepen, de deelnemers eraan begeleiden de verwezenlijkte acties evalueren

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
derde	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
derde	mondelinge vragen	informeel	dagelijks
collega's	mondelinge adviezen	informeel	dagelijks
collega's	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	dagelijks
collega's	studierapporten	als dossier	ad hoc
internediensten	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
derden	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
derden	mondelinge vragen	informeel	dagelijks
collega's	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep	ad hoc
collega's	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
collega's	studierapporten	als dossier	dagelijks
internediensten	schriftelijke vragen	persoonlijk contact	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Adviseur generaal, diensthoofd van het Afhandelingscentrum

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• - het formuleren van adviezen en raadgevingen over voorstellen tot verbetering van de ICT-processen en -oplossingen, die kunnen worden uitgevoerd en die een invloed op de ganse organisatie kunnen hebben - het ontwerpen en uitwerken van een tool voor de opvolging van projecten van het type 'Program Management Office' voor de opvolging van de projecten - het afstemmen van de projecten op de beleids- en operationele doelstellingen van de organisatie - het mededelen van de stand van zaken van de projecten aan de verschillende 'stakeholders' (DG's, Directeurs, projectleiders, enz.) - het rapporteren over risico's / incidenten die een invloed kunnen hebben op het bereiken van de beleidsdoelstellingen - het ondersteunen van de projectleiders wat betreft de opvolging en acties waarover moet worden beslist - het ondersteunen van de operationele managers bij hun veranderingsacties - het voorbereiden van de beleids- en operationele plannen in samenwerking met het management - het uitwerken van methoden om de vaardigheden inzake planning, opvolging en rapportering te ontwikkelen - het uitbreiden van contracten en relaties met de procesbeheerders op alle niveaus van de organisatie

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• - het formeel bezorgen van nota's of verslagen aan de beleidscel of aan het Directiecomité van de organisatie - het verspreiden van richtlijnen of dienstnota's in de organisatie - iedere beslissing die een budgettaire weerslag kan hebben wat betreft het aankopen van goederen of diensten waarvan de prijs de in het kader van de delegaties voorziene bedragen zou overschrijden - het deelnemen aan studiedagen of opleidingen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• - aan de wetgeving betreffende de tegemoetkomingen voor personen met een handicap - aan de budgettaire beperkingen

 

Welke vernieuwingen

• - de managers en projectleiders helpen bij het evalueren van hun projecten onder andere door het voorbereiden van business cases - acties voorstellen in samenwerking met de operationele managers en de projectleiders wat betreft het verbeteren van de processen en het implementeren van ICT-oplosisngen in de organisatie - raadgevingen formuleringen in samenwerking met de betrokken diensten om de werking van de processen te verbeteren en het niveau van de dienstverlening op te trekken - de jaarlijkse beleids- en operationele plannen en de plannen van de afdelingen voorbereiden - adviezen formuleren en methoden uitwerken om de vaardigheden inzake planning, opvolging en rapportering te ontwikkelen - allerlei verslagen en studies opmaken

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• - bekwaamheid en ervaring inzake beheer van informaticaprojecten, modelleren van processen en beleidsplanning - kennis van de ICT operationele en systeemprocessen van de DG Personen met een handicap

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.