Identificatie van de functie

Functiecode : DMP077

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 13. Menselijke en Dierlijke Gezondheid (MP)

Doel van de functie

Het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van een kwaliteitssysteem binnen DG3 (Geneesmiddelen) en de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (FOD VVVL)

teneinde

de kwaliteit van de processen en dienstverlening van DG 3 en de FOD VVVL te beschrijven en continu te verbeteren en zo een efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening van DG 3 en de FOD VVVL te verzekeren en te kunnen aantonen.

 

Het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van een kennisbeheersysteem

teneinde

kennis met betrekking tot het geneesmiddel te verzamelen en ter beschikking te stellen van heel DG 3.

 

Het inrichten en leiden van de afdeling Kwaliteit en Kennisbeheer

teneinde

het DG 3 te ondersteunen op het vlak van kwaliteit en kennisbeheer.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het organiseren en leiden van de afdeling Kwaliteit en Kennisbeheer

teneinde

ondersteuning te kunnen geven aan alle afdelingen binnen DG3 op het vlak van kwaliteit en kennisbeheer

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van het beleid van de afdeling: het opstellen van doelstellingen op korte, middellange en lange termijn, het opstellen van operationele doelstellingen, het identificeren van de gepaste technieken (bv. ISO (Internationale Organisatie voor Normalisatie), TQM (Total Quality Management)) en het beheren van het budget

• het plannen en evalueren van de doelstellingen

• management review: het coördineren van het jaarlijks rapport in verband met het functioneren van het kwaliteitssysteem

• deelnemen aan personeelsvergaderingen in verband met kwaliteit en kennis, samen met de andere afdelingshoofden en rapporteren aan de directeur-generaal

• het evalueren en verbeteren van de beslissingsprocessen binnen de afdeling (o.a. reactietijd, prestatie), het valideren van uitgaande documenten van de afdeling (bv. verslagen)

 

Als

deskundige/specialist

het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van een kwaliteitssysteem binnen DG 3

teneinde

de kwaliteit van de processen en de dienstverlening van DG 3 te beschrijven en continu te verbeteren om zo te kunnen garanderen en aan te tonen dat alles steeds op dezelfde, vooraf vastgelegde manier gebeurt

 

Voorbeelden van taken

• het uittekenen van de krijtlijnen voor het kwaliteitssysteem binnen de verschillende afdelingen van DG 3

• het coördineren van en meewerken aan het proces van het opstellen, verifiëren, distribueren, archiveren, wijzigen en herzien van het kwaliteitshandboek en Standard Operating Procedures (SOP) binnen de verschillende afdelingen van DG 3: deelnemen aan werkgroepen, het bieden van ondersteuning bij het opstellen en herzien van het kwaliteitshandboek en SOP's, het beantwoorden van praktische vragen over het kwaliteitssysteem, het kwaliteitshandboek en de SOP's

• het coördineren en geven van opleidingen met betrekking tot kwaliteit, het kwaliteitssysteem, het kwaliteitshandboek en de SOP's

• het organiseren van tevredenheidsstudies bij interne en externe klanten

• het opstellen en implementeren van een intern communicatieplan betreffende het kwaliteitssysteem

 

Als

controleur/auditor

het controleren/onderzoeken van het kwaliteitssysteem en van de toepassing van de SOP's

teneinde

na te gaan of het kwaliteitssysteem volledig is, de SOP's toegepast worden, alsook mogelijkheden tot verbetering voor te stellen

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren, uitvoeren, rapporteren en opvolgen van interne audits (o.a. peer reviews)

• het nemen van corrigerende en preventieve maatregelen indien SOP's niet worden toegepast

• het identificeren en voorstellen van verbeterpunten

• het voorbereiden en begeleiden van externe audits, het opvolgen van de maatregelen en coördinatie van de maatregelen (o.a. benchmarking)

 

Als

kennisbeheerder

het ontwikkelen van een kennisbeheerssysteem

teneinde

kennis met betrekking tot het geneesmiddel te verzamelen, verder uit te breiden en ter beschikking te stellen aan alle medewerkers van DG 3

 

Voorbeelden van taken

• het oplijsten, verzamelen en verdelen van kennis en expertise binnen de DG en het ter beschikking stellen ervan aan iedereen binnen DG3

• het coördineren van de oprichting van een centraal beheerssysteem door middel van onder meer het creëren van centrale databanken

• het verzamelen en doorsturen van informatie bv. wetenschappelijke rapporten en verslagen van vergaderingen

• het opstellen en implementeren van een intern communicatieplan betreffende het kennisbeheerssysteem

 

Als

coach

het ontwikkelen en begeleiden van de medewerkers van de afdeling Kwaliteit en Kennisbeheer

teneinde

de medewerkers te motiveren, hen de mogelijkheid te bieden zich ten volle in te zetten en hun expertise uit te breiden

 

Voorbeelden van taken

• het begeleiden van de medewerkers door hen op de hoogte te brengen van de operationele doelstellingen van de afdeling Kwaliteit & Kennisbeheer en door hen duidelijke richtlijnen te geven; alsook het duidelijk bepalen van ieders rol en functie

• het opleiden en opvolgen van nieuwe medewerkers, rekening houdend met de competenties; het opstellen van een opleidingsplan voor alle medewerkers; het ontwikkelen van de vaardigheden van de medewerkers door zijn/haar expertise ter beschikking te stellen

• het begeleiden van de medewerkers met betrekking tot specifieke projecten en de dagelijkse taken

• het delegeren van taken en verantwoordelijkheden onder de medewerkers

• het evalueren van de kwaliteit en kwantiteit van het door de medewerkers gepresteerde werk (functioneringsgesprek) en van de resultaten ten aanzien van de doelstellingen (evaluatiegesprek) en het leveren van constructieve feedback (ontwikkelcirkels)

 

Als

vertegenwoordiger

het vertegenwoordigen van de afdeling, DG 3, de FOD VVVL of België inzake kwaliteit en kennis op interne, nationale en internationale vergaderingen

teneinde

een harmonisatie inzake kwaliteit en kennis te verkrijgen binnen DG 3 en de FOD VVVL en op nationaal en internationaal niveau en om van elkaar te leren en om samen te werken

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan interne vergaderingen van de afdelingen van DG 3 en de FOD en aan nationale en internationale vergaderingen

• het leggen van contacten en het opbouwen en onderhouden van een netwerk met alle afdelingen van DG 3, andere DG's van de FOD VVVL, andere FOD's, internationaal op het vlak van kwaliteit en kennis

• het verstrekken van informatie, het geven van advies en het beantwoorden van vragen met betrekking tot kwaliteit en kennis aan medewerkers van DG 3 en aan personen buiten DG 3

• deelnemen voor België bij controles/evaluaties van andere lidstaten op Europees niveau (o.a.audits, benchmarking, 'peer review' bezoeken)

 

Als

coördinator/netwerkbeheerder

het coördineren van de invoer, implementatie en het onderhoud van een kwaliteitssysteem binnen de FOD VVVL

teneinde

de doelstelling van de FOD VVVL inzake kwaliteit te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het uittekenen van de krijtlijnen voor het kwaliteitssysteem binnen de FOD VVVL

• het aanbrengen van de methodologie voor het invoeren van een kwaliteitssysteem

• het opbouwen en onderhouden van contacten en van een netwerk met alle DG's van de FOD VVVL en andere FOD's op het vlak van kwaliteit

• het coördineren van en meewerken aan projecten rond kwaliteit binnen de FOD VVVL

• erop toezien dat men beschikt over strategische reserves van geneesmiddelen (e.a. in geval van bioterrorisme )

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal

 

De functie leidt : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau C

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.