Identificatie van de functie

Functiecode : DMP079

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 13. Menselijke en Dierlijke Gezondheid (MP)

Doel van de functie

Assisteren bij de ontwikkeling, implementatie en opvolging van het kwaliteitssysteem binnen de verschillende afdelingen van het DG3

teneinde

de kwaliteit van de werking en van de dienstverlening van de DG3 te handhaven en continu te verbeteren

 

Het verwerven, ter beschikking stellen en toegankelijk maken van expertise gerelateerd aan kwaliteit

teneinde

de andere afdelingen van de DG3 en de FOD VVVL te ondersteunen op het vlak van kwaliteitsbeheer

 

Resultaatgebieden

Als

deskundige/specialist

assisteren bij de ontwikkeling, implementatie en opvolging van een kwaliteitssysteem binnen DG3

teneinde

een geïntegreerd kwaliteitssysteem in alle afdelingen van het DG3 in te voeren en het te beheren.

 

Voorbeelden van taken

• meewerken aan het proces van het opstellen, verifiëren, distribueren, archiveren, wijzigen en herzien van het kwaliteitshandboek en Standard Operating Procedures binnen de verschillende afdelingen van DG 3: deelnemen aan werkgroepen, assistentie verlenen bij het opstellen en herzien van het kwaliteitshandboek en SOP's, het beantwoorden van praktische vragen over het kwaliteitssysteem, het kwaliteitshandboek en de SOP's

• het opstellen, verifiëren en geven van opleidingen met betrekking tot kwaliteit, het kwaliteitssysteem, het kwaliteitshandboek en de SOP's

• het opstellen, uitvoeren, verwerken en opvolgen van tevredenheidsstudies bij interne (medewerkers DG3) en externe klanten (burgers, bedrijven, ...

• het coördineren van en deelnemen aan projecten rond kwaliteit binnen het DG3 en de FOD VVVL

 

Als

intern auditor

een audit uitvoeren bij de afdelingen van de DG3

teneinde

de goede werking van het kwaliteitssysteem na te gaan en te zoeken naar mogelijke verbeteringspunten

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren, voorbereiden, uitvoeren, rapporteren en opvolgen van interne audits

• het opsporen en wegwerken van knelpunten, het identificeren van verbeteringspunten, en voorstellen doen voor continue verbetering

• het opvolgen van corrigerende en preventieve maatregelen

• het voorbereiden, begeleiden en opvolgen van externe audits

 

Als

kennisbeheerder

het opbouwen en verspreiden van de kennis gerelateerd aan kwaliteit

teneinde

deze kennis ter beschikking te kunnen stellen van en toegankelijk te maken voor derden

 

Voorbeelden van taken

• het verstrekken van informatie, het geven van advies en het beantwoorden van vragen met betrekking tot kwaliteit en het kwaliteitssysteem aan de medewerkers van de DG3 en aan externe personen (FOD VVVL, stakeholders, ...

• deelnemen aan interne werkvergaderingen om een beter inzicht te verkrijgen in de processen

• het ontwikkelen en onderhouden van contacten met andere personen en instanties (FOD, nationaal, internationaal) die zich bezig houden met kwaliteit en kwaliteitssystemen.

• het uitwisselen van informatie en ervaringen en het geven van meningen en adviezen met betrekking tot de werkzaamheden van de afdeling

 

Als

assistent kwaliteit

het sensibiliseren en motiveren van medewerkers van alle afdelingen van het DG3 en op het niveau van de FOD VVVL op het vlak van kwaliteitsbeheer

teneinde

een efficiënt kwaliteitsbeheersysteem te ontwikkelen en te implementeren

 

Voorbeelden van taken

• het ondersteunen van medewerkers bij het opstellen, wijzigen en herzien van SOP's en bij het opstellen en geven van opleidingen over SOP's op het niveau van het DG3 en de FOD VVVL

• het stimuleren van medewerkers tot continue verbetering van de kwaliteit van procedures, processen en dienstverlening

 

Als

vertegenwoordiger

het onderhouden en ontwikkelen van contacten in het domein van kwaliteit

teneinde

een beter inzicht te verkrijgen in de kwaliteitsprocessen en -systemen.

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen en onderhouden van contacten met medewerkers van alle afdelingen binnen DG 3, maar ook met andere medewerkers van de FOD VVVL die zich bezig houden met kwaliteit en kwaliteitssystemen

• deelnemen aan vergaderingen en congressen op nationaal en internationaal niveau met betrekking tot kwaliteit

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	schriftelijke vragen	informeel	dagelijks
medewerkers DG3	mondelinge vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere fed. overh. diensten	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep	maandelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	persoonlijk contact	ad hoc
particulieren/burgers	info betreffende kwaliteit	Enquêtes	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge adviezen	informeel	dagelijks
medewerkers DG3	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	vergadering, stuurgroep	maandelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
particulieren/burgers	info betreffende kwaliteit	Enquêtes	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Afdelingshoofd Kwaliteit en Kennisbeheer

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen werkorganisatie

• deelname aan en vergaderingen van DG 3 en van de FOD in verband met kwaliteitsystemen en -procedures

• voorstellen doen met betrekking tot het geven van opleidingen over SOP's en het kwaliteitshandboek

• voorstellen doen met betrekking tot het opstellen, verifiëren, herzien, distribueren en archiveren van SOP's en kwaliteitshandboek.

• voorstellen doen met betrekking tot het opstellen, uitvoeren, verwerken en opvolgen van tevredenheidsstudies

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het goedkeuren van SOP's en het kwaliteitshandboek

• het uitvoeren van interne audits en het begeleiden van externe audits

• het volgen van opleidingen

• deelname aan externe, (inter)nationale vergaderingen, het geven van presentaties

• verlof

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

niet van toepassing

 

Eigen werkbudget

niet van toepasing

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. niet van toepassing

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• ISO17020 (kwaliteitsnorm voor keuringsinstellingen) en Quality System Framework for GMP Inspectorates (kwaliteitsrichtlijnen voor GMP [Good Manufacturing Practice] inspecties)

• farmaceutische wetgeving in het algemeen (nationaal en Europees)

 

Welke vernieuwingen

• het ontwikkelen en implementeren van een kwaliteitssysteem

• het continue verbeteren van de kwaliteit (van procedures, processen en dienstverlening)

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• bestaande procedures en wetgeving/richtlijnen/normen - industrie

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.