Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA801

Niveau: A

Classe : A5

Famille de fonctions : Dirigeants stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Fixer des objectifs multidisciplinaires des diverses divisions / équipes d’une direction dans le respect de la politique et des priorités de l'Administrateur ou du Directeur du service d’encadrement compétent (tant sur le plan de l'organisation, du soutien technique dans le domaine du contrôle et des aspects juridiques, que du contrôle interne des procédures) et se porter garant de la réalisation finale de ceux-ci

afin de

atteindre les objectifs de la direction de manière effective et efficace

 

Conceptualiser et implémenter de nouveaux processus et de nouvelles méthodologies

afin de

exécuter une stratégie moderne dans les matières qui sont du ressort de sa compétence

 

Finalités

En tant que

dirigeant

Déterminer les objectifs et priorités d'une direction et les communiquer aux chefs de division / équipe

afin de

contribuer au meilleur fonctionnement possible de l'entité ou du service d’encadrement

 

Exemples de tâches

• Etudier le plan de politique générale et les résultats attendus par le management

• Suit les développements dans la société, la politique et l'environnement externe

• Etudier les résultats du pilier

 

En tant que

coordinateur

Etablir un plan d’action pour les différentes divisions / équipes de la direction

afin de

déterminer les objectifs et actions qui doivent être réalisés par les équipes / divisions

 

Exemples de tâches

• Déterminer et concrétiser les lignes stratégiques opérationnelles en concertation avec les chefs de division / d’équipe

• Créer un cadre conceptuel pour optimaliser et coordonner les processus de travail et activités des divisions / équipes (souvent multidisciplinaires)

• Assurer la cohérence et maintenir le contexte dans lequel les divisions / équipes opèrent ainsi qu’assurer et organiser la collaboration avec d’autres divisions et équipes

 

En tant que

organisateur

Déterminer les impulsions à donner aux chefs de division / d'équipe de sa direction

afin de

garantir une stratégie uniforme dans les domaines d’activité qui lui sont attribués, atteindre les objectifs fixés et donner des orientations claires à ses collaborateurs

 

Exemples de tâches

• Elaborer des méthodes pour atteindre les résultats

• Donner des avis dans les matières qui relèvent de sa compétence

• Exposer, défendre et négocier des points de vue tant au sein du SPF qu’en dehors

 

En tant que

planificateur

Expliciter dans un plan de gestion les projets à développer par les chefs de division / d'équipe et répartir la responsabilité de son exécution entre ceux-ci

afin de

d'en assurer la bonne et complète réalisation

 

Exemples de tâches

• Rédiger un plan de gestion

• Organiser des réunions avec les chefs de division/ d'équipe

• Attribuer des missions à toutes les divisions / équipes

 

En tant que

dirigeant

Motiver, évaluer, diriger les différents chefs de division

afin de

susciter un investissement optimal de chacun d'eux

 

Exemples de tâches

• supprimer toutes les causes de la démotivation

• agir sur le plan individuel et sur le plan de la division / de l'équipe

• impliquer les collaborateurs en déléguant

• participer à des séminaires de formation et de coaching individuel

 

En tant que

contrôleur

Assurer le suivi qualitatif et quantitatif du travail produit par les chefs de division / d'équipe et éventuellement leurs collaborateurs

afin de

apprécier la réalisation des objectifs par rapport aux objectifs fixés et aux moyens mis à disposition pour les atteindre

 

Exemples de tâches

• Examiner régulièrement le tableau de bord de sa division / de son équipe

• Tirer des conclusions et interroger les chefs de division / d'équipe

• Inciter à trouver des solutions d'amélioration

• Reconnaître et apprécier les efforts et résultats positifs

 

En tant que

personne de contact

Etablir les contacts formels et informels internes et externes nécessaires

afin de

rester informé des développements les plus récents dans son domaine d'activité et assurer de bonnes relations entre sa direction et les autres niveaux de l'organisation

 

Exemples de tâches

• S'adresser spontanément à des experts pour rester informé

• Représenter sa direction lors de réunions internes et externes

• Participer à des conférences, des congrès, ...

• Assurer la diffusion des informations reçues auprès de ses collaborateurs

 

En tant que

rapporteur

Assurer le feed-back régulier et ponctuel des activités et des résultats de la direction auprès de l'administrateur ou du directeur de service staff (N-1)

afin de

leur permettre de les évaluer et de les intégrer dans leur politique de gestion

 

Exemples de tâches

• Rédiger des rapports

• Participer à des réunions

• Provoquer des rencontres informelles avec l'administrateur de l'entité, l'administrateur général et son staff

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
propre SPF	questions écrites	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
autres services publics f[...]	législation (loi, AR, AM &)	en tant que dossier	ad hoc
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
instances fédérales indépendantes	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc
collègues	conseils oraux	contact personnel	quotidien
autorités étrangères internationales	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres niveaux de pouvoir	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
propre SPF	conseils écrits	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
autres services publics f[...]	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
instances fédérales indépendantes	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
organisations/entreprises	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
collègues	conseils oraux	contact personnel	quotidien
autorités étrangères internationales	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
autres niveaux de pouvoir	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Un administrateur (N ou N-1 ou N-2) ou le directeur (N-1) d’un des services d’encadrement

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la fixation et la responsabilité finale des objectifs de la direction en fonction des priorités de l'administrateur

• les matières qui permettre d'atteindre ces objectifs de la manière la plus efficiente et effective, comme par exemple, le développement et la transmission aux collaborateurs d'une vision des missions de la direction, le coaching des collaborateurs, l'optimalisation des processus au sein de la direction. Les actions (préventives et de remédiation) visant à optimaliser les conditions de travail dans la direction. Initier, diriger, organiser, planifier, répartir et coordonner les activités (y compris les actions d'engagement du personnel et des autres ressources). Le suivi qualitatif et quantitatif du travail de la direction.

• l'entretien des contacts internes et externes nécessaires pour développer une bonne vision de l'organisation et de sa place dans un large contexte politique et social

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les matières qui peuvent influencer la politique du management et du SPF Finances

• les matières relatives au travail de la direction mais qui concernent également d'autres entités d'un point de vue fonctionnel (p. ex. certains aspects des matières de personnel et d'organisation, de l'ICT...)

• les matières relatives aux processus dont l'impact dépasse la direction (p. ex. : lors de la redéfinition des processus, ...)

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• aux directives, instructions et législation relatives à la matière traitée et celles concernant le fonctionnement de la direction et de son personnel

• à la politique générale du management

 

Quelles innovations

• La fixation des objectifs de la direction en fonction des priorités du management et du SPF Finances

• toutes les matières permettant d'atteindre ces objectifs de la manière la plus efficiente et effective possible, telles que l'optimalisation des processus au sein de la direction; les actions (préventives et de remédiation) pour améliorer les conditions de travail au sein de la direction; l'initiation, la direction, l'organisation, la planification, la répartition et la coordination des tâches (y compris les actions pour l'engagement des ressources humaines et matérielles); le suivi quantitatif et qualitatif des travaux; le développement et la transmission aux collaborateurs d'une vision sur les missions de la direction; le coaching des collaborateurs

 

Sur base de quel cadre de référence

• Détermination et réalisation des objectifs de la direction

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.