Identificatie van de functie

Functiecode : DSA801

Niveau: A

Klasse : A5

Functiefamilie : Strategisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Multidisciplinaire doelstellingen bepalen van de verschillende afdelingen / teams van een directie in overeenstemming met het beleid en de prioriteiten van de Administrateur of van de directeur van de bevoegde stafdienst (zowel op het vlak van organisatie, van technische ondersteuning in het domein van de controle en juridische aspecten als van de interne controle van procedures) en de eindverantwoordelijkheid dragen voor de realisatie van deze doelstellingen

teneinde

de doelstellingen van de directie effectief en efficiënt te realiseren.

 

Nieuwe processen en nieuwe methodologieën ontwerpen en implementeren

teneinde

een moderne strategie uit te voeren in de materies die onder zijn bevoegdheid vallen

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

Het bepalen van de doelstellingen en de prioriteiten van een directie en deze doorgeven aan de afdelingshoofden/ teamchefs

teneinde

er toe bij te dragen de entiteit of de stafdienst zo goed mogelijk te laten functioneren

 

Voorbeelden van taken

• bestuderen van het algemeen beleidsplan en de verwachte resultaten door het management

• het volgen van de ontwikkeling in de maatschappij, de politiek en de externe omgeving

• het bestuderen van de resultaten van de pijler

 

Als

coördinator

Een actieplan opstellen voor de verschillende afdelingen / teams van de directie

teneinde

De doelstellingen en de acties te bepalen die door de afdelingen / teams moeten gerealiseerd worden

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen en concretiseren van de operationele beleidslijnen in overleg met de afdelingshoofden/teamchefs

• het scheppen van een conceptueel kader om de werkprocessen en de activiteiten van de afdelingen/teams te optimaliseren en te coördineren (vaak multidisciplinaire)

• het verzekeren van de coherentie en het behouden van de context waarbinnen de afdelingen/teams opereren evenals het waarborgen en organiseren van de samenwerking met andere afdelingen en teams

 

Als

organisator

Bepalen waartoe de afdelingshoofden / teamchefs van zijn directie moeten worden aangemoedigd

teneinde

een eenvormige strategie te verzekeren in de activiteitsdomeinen die hem/haar werden toegekend, de gestelde doelstellingen te bereiken en duidelijke richtlijnen te geven aan zijn/haar medewerkers

 

Voorbeelden van taken

• Methodes uitwerken om de resultaten te bepalen

• advies verlenen in de materies die tot zijn/haar bevoegdheid behoren

• het uiteenzetten, verdedigen en onderhandelen over standpunten zowel binnen als buiten de FOD

 

Als

planner

In een beheersplan toelichten welke projecten door de afdelingshoofden / teamchefs moeten worden ontwikkeld en de verantwoordelijkheid voor de uitvoering ervan onder hen verdelen

teneinde

ervoor te zorgen dat ze goed en volledig uitgevoerd worden

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van een beheersplan

• het organiseren van vergaderingen met de afdelingshoofden / teamchefs

• het geven van opdrachten aan alle afdelingen / teams

 

Als

leidinggevende

Het motiveren, evalueren en leiden van de verschillende afdelingshoofden

teneinde

ieder van hen een optimale bijdrage te laten leveren

 

Voorbeelden van taken

• het wegnemen van alle oorzaken van demotivatie

• handelen ten behoeve van individuele personen en van de afdeling / het team

• de medewerkers erbij betrekken door te delegeren

• deelnemen aan opleidingsseminaries en persoonlijke coaching

 

Als

controleur

Toezien op de kwaliteit en de omvang van het werk dat door de afdelingshoofden / teamchefs en eventueel door hun medewerkers werd geleverd

teneinde

de uitvoering van de gerealiseerde doelstellingen te beoordelen in verhouding tot de gestelde doelstellingen en de beschikbare middelen om deze te bereiken.

 

Voorbeelden van taken

• het regelmatig bestuderen van de boordtabel van zijn afdeling / team

• conclusies trekken en inlichtingen inwinnen bij de afdelingshoofden / teamchefs

• aanzetten tot het vinden van oplossingen ter verbetering

• het erkennen en beoordelen van de inspanningen en positieve resultaten

 

Als

contactpersoon

Het leggen van de nodige formele en informele, interne en externe contacten

teneinde

op de hoogte te blijven van de recentste ontwikkelingen in zijn/haar activiteitendomein en te zorgen voor een goede relatie tussen zijn/haar directie en de andere organisatieniveaus

 

Voorbeelden van taken

• zich spontaan tot deskundigen wenden om op de hoogte te blijven

• zijn/haar directie vertegenwoordigen op interne en externe vergaderingen

• deelnemen aan conferenties, congressen enz.

• instaan voor het verspreiden van de verzamelde informatie onder de medewerkers

 

Als

verslaggever

Feed-back verzekeren op regelmatige en stipte basis over de activiteiten en de resultaten van de directie bij de administrateur of bij de directeur van de stafdienst (N-1)

teneinde

hem/haar toe te laten ze te evalueren en ze te integreren in hem/haar beheersbeleid

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van verslagen

• deelnemen aan vergaderingen

• informele ontmoetingen organiseren met de administrateur van de entiteit, de administrateur-generaal en zijn/haar staf

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
eigen FOD	schriftelijke vragen	vergadering, stuurgroep	wekelijks
andere federale overheids[...]	Wetgeving (wet, KB, MB, enz.)	als dossier	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
onafhankelijke federale instanties	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc
collega's	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
buitenlandse autoriteiten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere gezagsniveaus	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
eigen FOD	schriftelijke adviezen	vergadering, stuurgroep	wekelijks
andere federale overheids[...]	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
onafhankelijke federale instanties	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
collega's	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
buitenlandse autoriteiten	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc
andere gezagsniveaus	schriftelijke adviezen	als dossier	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Een administrateur (N of N-1 of N-2) of de directeur (N-1) van een van de stafdiensten

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het vastleggen en het dragen van de eindverantwoordelijkheid van de doelstellingen van de directie in functie van de prioriteiten van de administrateur

• de aangelegenheden op basis waarvan deze doelstellingen zo effectief en efficiënt mogelijk kunnen worden bereikt, zoals bijvoorbeeld het ontwikkelen van een visie op de opdrachten van de directie en het doorgeven van die visie aan de medewerkers, de coaching van de medewerkers, het optimaliseren van de processen binnen de directie. Het ondernemen van (preventieve en remediërende) acties om de arbeidsomstandigheden binnen de directie te optimaliseren. Het opstarten, leiden, organiseren, plannen, verdelen en coördineren van de activiteiten (waaronder de acties om personeel en andere middelen in te zetten). Het toezicht op de kwaliteit en omvang van het werk van de directie

• het onderhouden van de nodige interne en externe contacten om een juist beeld te krijgen van de organisatie en haar plaats binnen een ruime politieke en maatschappelijke context

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de aangelegenheden die een invloed kunnen hebben op het beleid van het management en de FOD Financiën

• de aangelegenheden met betrekking tot de werking van de directie maar die eveneens, uit functioneel oogpunt, andere entiteiten aanbelangen (dit kan zich voordoen voor bepaalde aspecten inzake personeel, organisatie, ICT &...)

• de aangelegenheden die betrekking hebben op processen waarvan de impact de directie overstijgt (vb. bij het hertekenen van processen, ...)

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de richtlijnen, de instructies en de wetgeving eigen aan de behandelende materie en deze met betrekking tot de werking van de directie en van zijn personeel

• aan het algemeen beleid van het management

 

Welke vernieuwingen

• De doelstellingen van de directie bepalen op grond van de prioriteiten van het management en de FOD Financiën

• Alle aangelegenheden op basis waarvan deze doelstellingen zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen worden bereikt, zoals: het optimaliseren van de processen binnen de directie; het ondernemen van (preventieve en remediërende) acties om de arbeidsomstandigheden binnen de directie te optimaliseren; het opstarten, leiden, organiseren, plannen, verdelen en coördineren van taken (waaronder de acties om personeel en materiële middelen in te zetten); het toezicht op de kwaliteit en omvang van de werkzaamheden; het ontwikkelen van een visie op de opdrachten van de directie en het doorgeven van die visie aan de medewerkers; coaching van de medewerkers

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de bepaling en de uitvoering van de doelstellingen van de directie

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.