Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA850

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Fonctionner comme coordinateur en ce qui concerne la gestion des projets du contrat d’administration, du plan stratégique, du plan opérationnel et des projets critiques pour le Service d'Evaluation et du Contrôle Médical,

afin de

permettre au management du service de disposer d’une gestion et d’un suivi professionnels des projets.

 

Elaborer et implémenter des instruments de gestion dans le cadre des projets au sein du Service d'Evaluation et du Contrôle Médical

afin de

permettre au management de disposer d’une gestion et d’un suivi professionnels des projets.

 

Finalités

En tant que

coordinateur

Effectuer la coordination opérationnelle et la planification de l’équipe du projet, des moyens budgétaires et autres alloués au projet

afin de

optimiser l’efficacité du travail de groupe et l’utilisation des moyens

 

Exemples de tâches

• Elaborer et tenir à jour un tableau de bord permettant d’effectuer le suivi des projets et des processus

• Objectiver les moyens en ICT, formation, moyens financiers et ressources humaines sur base de l’analyse des chefs de projet

• Participer à la priorétisation de tous les projets

• Coordonner l’attribution des moyens aux projets

• Coordonner, au niveau du service (SECM), le Business Steering Group (BSG), lequel est chargé du suivi et du reporting des projets en cours et planifiés et de la détection des risques, des opportunités et des développements de ces projets

 

En tant que

coach

Soutenir, encadrer et suivre les collaborateurs de projet au sein du SECM

afin de

veiller à l’utilisation optimale de l’expérience et des compétences présentes

 

Exemples de tâches

• Encadrer les chefs de projet pour l’utilisation de la méthodologie et des instruments dans le cadre de l’organisation

• Former toutes les personnes concernées à l’utilisation de la méthodologie et des instruments

• Fournir une réponse aux questions

• Coacher les personnes concernées pendant la durée du projet en veillant au développement des compétences génériques des chefs de projet

 

En tant que

développeur

Développer la méthodologie et les outils pour la gestion de projet en collaboration avec les coordinateurs SSG (soutien stratégie et gestion) des autres services et la cellule modernisation

afin de

veiller à ce que tous les projets se déroulent de manière structurée et identique

 

Exemples de tâches

• Développer pour l’organisation des instruments de gestion et de suivi permettant d’assurer une approche uniforme au sein de l’organisation

• Développer des modèles, des templates et des modes d’emploi qui seront utilisés dans l’organisation

• Participer à la plate-forme de concertation SSG (Soutien Stratégique et de Gestion)

• Utiliser et implémenter les standards de gestion de projet mis en place à l'organisation par la plate-forme SSG

 

En tant que

chef de projet

Gérer et planifier le projet du début à la fin

afin de

mener à bien le projet dans le cadre des délais et du budget prévus et conformément aux spécifications et aux directives

 

Exemples de tâches

• Compléter une fiche projet et réaliser une Business Analyse

• Identifier les moyens à attribuer au projet

• Etre responsable de la réalisation des actions

• Suivre la qualité et le degré de réalisation des actions

• Encadrer et coacher les collaborateurs internes du projet

 

En tant que

conseiller stratégique

Conseiller et soutenir lors de l’élaboration du plan stratégique, du contrat d’administration et du plan opérationnel, et ce aussi bien au niveau du service qu’au niveau de l’organisation

afin de

rendre le service capable d’atteindre ses objectifs dans le cadre de la mission et des objectifs stratégiques de l’organisation

 

Exemples de tâches

• Collaborer avec la cellule Modernisation lors de l’élaboration du plan stratégique et du contrat d’administration

• Participer à la préparation du plan stratégique de l’organisation tous les 5 à 6 ans et ce plus spécifiquement pour le service

• Participer au suivi du plan stratégique pour le service

• Veiller, en collaboration avec la cellule Modernisation, à la réalisation des projets et des engagements du contrat d’administration, et plus particulièrement de ceux du service
  
  

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

Actualiser en continu et améliorer les compétences en matière de gestion de projet

afin de

Actualiser, élargir et approfondir l’expertise du détenteur de la fonction et celle du service.

 

Exemples de tâches

• Consulter la littérature spécialisée, le benchmarking

• Assister à et organiser des réunions transversales dans le service/l’organisation

• Suivre des formations et transmettre l’expertise ainsi acquise

• Rechercher des best practices

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Equipe de Management du service SECM	Décisions	contact personnel	mensuel
chefs de projet	Avancement des projets, problèmes	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Plate-forme SSG	Méthodologie et implémentation	réunion, groupe de pilotage	mensuel
Cellule modernisation	coordination, méthodologie	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
Collaborateurs du BSG	avis	contact personnel	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Equipe de Management du service SECM	avancement des projets	contact personnel	mensuel
chefs de projet	avis	contact personnel	ad hoc
plate-form SSG	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	mensuel
cellule modernisation	questions orales	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
collaborateurs du BSG	avis	réunion, groupe de pilotage	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Conseiller Directeur de la Gestion générale du SECM
et travaille en étroite collaboration avec le coordinateur ICT

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• Organisation du travail quotidien

• Coaching des chefs de projets

• Actions nécessaires pour le suivi des projets

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Personel et moyens pour les projets

• Décisions stratégiques

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. Suivi du 100 projets du service

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Les directives relatives à la forme émanent de la celulle Modernisation

• Les directives relatives au contenu émanent de management du service

 

Quelles innovations

• proposer des actions au Management du service sur base des risques, opportunités et développements détectés et liés aux projets

• Optimiser de façon permanente le mode de fonctionnement du BSG

 

Sur base de quel cadre de référence

• La cellule Modernisation et la plat-forme SSG, pour le suivi des projets du Contrat d'Administration, du plan statégique et du plan opérationnel conformément à la méthodologie INAMI

• le management du service, pour les décisions finales liées aux risques, aux opportunités et aux développements des projets

• les standards de gestion de projets mis en place à l'INAMI

• les connaissances acquises dans des expériences antérieures et le benchmarking

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.