Attaché A2 coordination et suivi – Responsable d’équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DLO160
Niveau: A
Classe : A2 Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)
Raison d'être de la fonction
Coordonner et diriger la cellule Coordination et Suivi de la direction Logistique
afin de
atteindre de façon efficiente les résultats opérationnels de la cellule dans le respect des directives de la direction.
Finalités
En tant quedirigeantDiriger la cellule coordination
afin de
effectuer les trois tâches principales (contrôle des livraisons et des factures, gestion des crédits de la logistique, publication de marchés publics) dans les limites du cadre préétabli.
Exemples de tâches
- Organise le contrôle des factures afin de vérifier si ces dernières correspondent aux livraisons effectuées, organise l'enregistrement des factures approuvées dans les systèmes comptables CGAB et/ou FEDCOM (système comptable électronique pour les autorités fédérales), fournit des indications en cas de problèmes
- Planifie les congés et délègue les tâches, traite et répartit les factures entrantes, ainsi que les lettres de rappel
- Dirige, dans le cadre de la rédaction des fiches de synthèse (marchés publics, provisions, etc) le contrôle de la réalisation des engagements et l’adaptation des fiches de synthèse communiquant au service chargé de l’exécution du budget le planning des paiements et le besoin y afférent de crédits d’ordonnancement
- Organise avec son équipe la publication des marchés publics via le portail électronique « e-procurement »
- Dirige des groupes de travail en matière de description de processus
En tant quegestionnaireAssurer le suivi des crédits gérés par la direction Logistique de l'administration centrale et des maisons de justice en tant qu'ordonnateur (ou au nom de l'ordonnateur)
afin de
assurer la disponibilité des crédits requis.
Exemples de tâches
- Demander les crédits requis au correspondant budgétaire dans les délais
- Effectuer l’engagement des crédits, ainsi que rédiger et mettre à jour des fiches de synthèse
- Maintenir à jour les fichiers qui établissent le lien entre le bon de commande et la facture
- Etablir des analyses du point de vue logistique et produire des tableaux récapitulatifs
- Vérifier l’affectation optimale des crédits
En tant quegestionnaire de processus de la logistiqueGérer les différents processus de la direction logistique
afin de
décrire et de tenir à jour les processus existants.
Exemples de tâches
- Décrire les processus en BPMN (Business Process Modeling Notation). BPMN est une norme pour la notation de processus et a pour objectif de décrire les processus de manière claire
- Mise à disposition de ces processus
- Examen annuel de chaque processus; proposition et apport d'améliorations
En tant quecoordinateur des correspondants logistiqueDéfinir leur rôle et organiser l’information à ce sujet
afin de
mettre en place une collaboration efficace entre les correspondants et leurs entités, d’une part, et la direction logistique, d’autre part, au niveau de la recherche de solutions à des problèmes structurels en matière de logistique.
Exemples de tâches
- Rédiger et tenir à jour une description de rôle
- Organiser des sessions d’information avec les correspondants logistiques et structurer la collaboration avec les accountmanagers du service d’encadrement
- Maintenir la liste des correspondants à jour
En tant quecoordinateur des publications de marchés publicsCoordonner le processus de publication pour la direction Logistique
afin de
publier via e-procurement de manière aisée et correcte
Exemples de tâches
- Vérifier si le dossier est complet en vue de publication
- Enregistrer les marchés publics dans le système
- Expliquer le processus à des collaborateurs
- Proposer d’éventuelles améliorations
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Directeur d’encadrement
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directives
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toutes formes
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mensuel
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Conseiller général
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instructions
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toutes formes
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hebdomadaire
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Correspondants budgétaires
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informations budgétaires
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tableaux
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mensuel
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Equipe
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répartition du travail
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orale
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chaque jour
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Conseiller général
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rapportage
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orale et écrite
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
Conseiller général
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- La propre organisation du travail
- Organise le planning des collaborateurs et définit des priorités
- Définit les provisions sur la base de tableaux relatifs aux besoins, formule des propositions en matière de transferts, de réaménagements de lignes budgétaires, etc.
- Fixe le planning de l’ordonnancement dans la fiche de synthèse
- Décide du renvoi de factures en cas de litiges
- Préside le groupe de travail gestion des processus logistique
La fonction doit demander une autorisation pour
- Approbation de factures importantes (> 7.500 euro)
- Modifications en profondeur de processus
- Décisions dans des dossiers de principe
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Sans objet
Budget de travail propre
Pas de budget
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- Lois sur la comptabilité de l’Etat et les marchés publics
- Principes généraux du droit et droit public en général
Quelles innovations
- Digitalisation complète des marchés publics (e-procurement)
- Descriptions de processus de la direction Logistique
Sur base de quel cadre de référence
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