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Attaché A2 business process management (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA612
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Experts support à l'organisation
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Coordonner, optimaliser et entretenir des processus
afin de
d'accomplir toutes les activités du service de la manière la plus efficace possible et ce, en fonction des missions confiées par la hiérarchie
Etre responsable du soutien de la gestion, de l'optimalisation permanente et de la documentation des business process de l'entité concernée / du service d'encadrement
afin de
de disposer d'une architecture de processus souple, intégrée et progressive qui correspond aux objectifs stratégiques présupposés et à une prestation de services optimale
Finalités
En tant queanalyste business
- exécuter des analyses approfondies des processus dans l'entité/service d'encadrement, examinier de la transversalité, ampleur et dépendance avec des autres processus
afin de
- de pouvoir élaborer une solution adéquate sur mesure pour l'entité/service d'encadrement
Exemples de tâches
- l'analyse de la problèmatique, le coaching des personnes concernées afin d'avoir une compréhension globale du problème et la décomposition des différentes dimensions relatives au problème
- l'analyse des besoins du client et des personnes concernées internes et externes
- l'évaluation des besoins
- l'analyse de l'entité/service d'encadrement afin de promouvoir le développement de processus performants à partir d'un diagnostic
En tant que
coordinateur
- veiller à ce qu'il y ait une concertation interne avec les différents services au sein de l'entité/service d'encadrement et l'harmonisation entre ceux-ci
afin de
- d'assurer la cohérence et la collaboration en ce qui concerne les actions opérationnelles qui sont entreprises pour modeler et documenter les processus organisationnels
Exemples de tâches
- la coordination de l'harmonisation avec le service ICT interne en vue de simplifier l'automatisation éventuelle
- la coordination et concertation avec MPM (management de la performance) en matière de livraison et l'identification des indicateurs de performance liés aux processus
- la traduction des objectifs par le bias de réunions internes, de notes de service et d'instructions
- la prise en charge de l'organisation et de la coordination de la concertation interne spécifiquement en ce qui concerne les processus entre les différents services impliqués
- la prise en charge du rapportage au management
En tant que
expert
- la stimulation de la prise de conscience, de l'acceptation, de l'implication et de l'adaptation par rapport aux initiatives de changements en ce qui concerne l'implémentation des processus et l'innovation des processus
afin de
- de faciliter l'implémentation du processus de changement et la stimulation de la gestion des processus au sein du SPF Finances
Exemples de tâches
- accompagner des projets
- veiller à ce qu'il y a une communication en vue de la réussite du programme/projet en contribuant à informer toutes les personnes concernées
- fournir une explication quant aux objectifs et à l'approche
En tant que
contrôleur
- assurer le suivi qualitatif et quantitatif des processus de l'entité / du service d'encadrement
afin de
- de garantir l'harmonisation avec la stratégie, la méthodologie et le respect des standards (parmi lesquels BPMN - Business Process Management Notation)
Exemples de tâches
- examiner régulièrement les processus
- tirer des conclusions
- stimuler les recherches de solutions d'amélioration
- la reconnaissance et l'évaluation des résultats positifs et des efforts
En tant que
gestionnaire
- donner un feed-back régulier et orienté, sur les activités et les résultats de l'équipe au management et en perticulier au manager/directeur d'encadrement de l'entité concernée / du pilier
afin de
- de lui offrir l'occasion de les évaluer et de les intégrer dans la politique de gestion
Exemples de tâches
- rédiger des rapports
- participer aux réunions
- prendre l'initiative de rencontres informelles
En tant que
coach
- coacher les analystes, les chefs de projet, les utilisateurs finaux, ... qui sont actifs dans la gestion du processus
afin de
- de leur permettre de pouvoir développer leur processus de manière optimale au sein des standards (parmi lesquels BPMN - Business Process Management Notation) en vigueur au SPF
Exemples de tâches
- mettre à disposition et expliquer la méthodologie et les instruments (parmi lesquels un vademécum, templates et applications ICT) utilisés au sein du SPF
- fournir un accompagnement sur le lieu du travail et une formation
- coacher pendant les projets spécifiques
- répondre aux questions
En tant que
développeur
- déterminer et développer sur mesure des processus, des méthodes et des instruments (parmi lesquels un vademécum, templates et applications ICT) relatifs à la gestion de processus dans le cadre de la gestion stratégique
afin de
- de disposer de méthodesn processus et instruments adéquats et de qualité pour la gestion des processus au sein de l'entité concernée / du pilier
Exemples de tâches
- développer des méthodes et processus pour la gestion des processus au sein de l'entité / du pilier, en tenant compte du grade de maturité de l'organisation
- créer et développer des forum au sein du SPF
- apporter un soutien lors du choix des instruments appropriés (par exemple les outils IT)
- développer la structure concernant la gestion du processus intégrée au sein du SPF, y compris les outils
En tant que
gestionnaire de connaissances
- mettre à disposition les instruments nécessaires (parmi lesquels un vademécum, templates et applications ICT) , les méthodes et les connaissances en matière de gestion des processus, documenter et publier les processus
afin de
- de garantir et de diffuser au maximum les connaissances relatives aux processus au sein du SPF
Exemples de tâches
- la gestion de l'environnement
- la gestion et le contrôle de l'inventaire du processus du SPF, y compris le traitement de l'historique
- la mise à disposition des standards (méthodologie et tool ICT), normes et directives concernant la gestion des processus au sein du SPF
- la création d'une base autour de la gestion des connaissances en matière de processus
Positionnement
La fonction est dirigée par
Chef de service du service coordination operationelle et communication (autour de chaque fonction de management et fonction d'encadrement au niveau N-1 se trouve un service de communication et coordination opérationnelle au sein du staff du titulaire de mandat)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.