Identificatie van de functie

Functiecode : DFI326

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 05. Fiscaliteit (FI)

Doel van de functie

Bepalen van de doelstellingen van de afdeling in lijn met het beleid van de administrateur Informatieverzameling met betrekking tot de externe partnerships, de eindverantwoordelijkheid voor deze doelstellingen nemen en de afdeling operationeel leiden

teneinde

de doelstellingen van de afdeling op effectieve en efficiënte wijze en met respect voor de medewerkers te realiseren (De afdeling 'Oprichting van het netwerk' van de administratie 'Informatieverzameling en -uitwisseling' beoogt het opzetten van partnerships met een maximaal aantal actoren die patrimoniale gegevens bezitten of gebruiken; Deze actoren zijn bijvoorbeeld notarissen, gemeenten, landmeters en gewesten.)

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

motiveren, evalueren, leiden en coachen van de verschillende celhoofden

teneinde

een optimale inzet van ieder te verkrijgen

 

Voorbeelden van taken

• de medewerkers in de zaken betrekken door te delegeren

• deelnemen aan opleidingsseminaries en seminaries van individuele begeleiding

• de oorzaken van demotivatie doen verdwijnen

• op individueel niveau en op niveau van de groep handelen

• de behoeften van de cellen doorgeven aan de betreffende diensten

 

Als

contactpersoon

informele en formele contacten opzetten en dit zowel intern als extern met de openbare instellingen, beroepsorganisaties,... betreffende patrimoniale gegevens, informatietechnologie,…

teneinde

de goede werking, de medewerking van iedereen en de blijvende vernieuwing binnen de afdeling te waarborgen en op de hoogte te blijven van de meest recente ontwikkelingen op dit gebied

 

Voorbeelden van taken

• gebruik maken van diplomatie om de externe partners te overtuigen patrimoniale informatie uit te wisselen volgens de ICT standaarden van de FOD Financiën van het moment

• een overeenstemming bereiken tussen de verschillende partners en de administraties van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (AAPD)

• zich spontaan tot experten wenden om op de hoogte te blijven

• de afdeling vertegenwoordigen tijdens interne en externe vergaderingen en conferenties bijwonen
  

• de verspreiding van de ontvangen informatie onder de medewerkers verzekeren

 

Als

organisator

de acties die door de cellen moeten uitgevoerd worden bepalen in functie van de beschikbare middelen (cel 'Beheer van de protocollen' en cel 'Ondersteuning van de gebruikers')

teneinde

de vastgelegde doelstellingen te behalen en duidelijke richtlijnen te geven aan de medewerkers

 

Voorbeelden van taken

• de prioriteit bepalen van de protocollen en/of projecten die moeten opgevolgd worden in functie van het beleid van de administratie ‘Informatieverzameling en –uitwisseling’ (IVU)

• het werkvolume en de personeelsbeschikbaarheid ramen

• gerichte acties voorstellen om de effectiviteit van de cellen te verhogen

• ervoor zorgen dat inlichtingen goed circuleren tussen de medewerkers van de afdeling

 

Als

specialist

de doelstellingen van de afdeling bepalen zoals bijvoorbeeld : bijhouden van de hernieuwingen van de protocollen, de competenties van de medewerkers verhogen, het maximaliseren van het aantal gegevens dat op gestructureerde wijze wordt ontvangen, een betere dienst aanbieden aan de gebruikers van elektronische uitwisselingen,…

teneinde

de doelstellingen mee te delen aan de medewerkers en de afdeling te laten bijdragen tot de best mogelijke werking van IVU

 

Voorbeelden van taken

• op de hoogte blijven van de mogelijkheden die de nieuwe informatietechnologieën bieden

• op de hoogte blijven van het beleid inzake patrimoniale gegevens die in andere landen wordt gevoerd

• beoordelen van de competenties van de medewerkers en passende opleidingen voorstellen

• vastleggen van het uitwisselingstype dat moet aangemoedigd worden

 

Als

organisator/ planner

de concrete acties die door de cellen uitgevoerd moeten worden plannen en de verantwoordelijkheid voor de uitvoering hiervan verdelen

teneinde

de goede en volledige uitvoering ervan te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• een actieplan opstellen voor elke cel (cel 'Beheer van de protocollen' en cel 'Ondersteuning van de gebruikers')

• planningsvergaderingen organiseren zoals bijvoorbeeld wanneer een datum van inproductiestelling is vastgelegd, voor het opmaken van een retro-planning
  

• duidelijke opdrachten toewijzen zoals het maken van een analyse van de tussenkomende partijen voor het bekomen van een bouwvergunning, bijwerken van de gebruikershandleiding van een applicatie voor de inproductiestelling van een nieuwe versie

• een permanent contact verzorgen met de celhoofden

 

Als

rapporteur

regelmatige en punctuele feedback verzekeren van de activiteiten en van de resultaten bij de administrateur Informatieverzameling

teneinde

hem in staat te stellen om deze activiteiten te evalueren en te integreren in zijn managementbeleid

 

Voorbeelden van taken

• rapporten opmaken

• vergaderingen bijwonen

• het initiatief nemen tot informele ontmoetingen met de administrateur

 

Als

controleur

de kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van het geleverde werk verzekeren

teneinde

de realisatie van de vastgelegde doelstellingen te beoordelen in vergelijking met de middelen die ter beschikking gesteld werden om ze te behalen

 

Voorbeelden van taken

• resultaten van het werk en de projecten onderzoeken in functie van de afhankelijkheden (extern, wetgevend,…)

• conclusies trekken

• aanzetten tot het vinden van verbeteringsoplossingen

• het erkennen en beoordelen van de positieve inspanningen en resultaten

• toezien op de naleving van de regels van het beroepsgeheim

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	schriftelijke adviezen, uit te voeren politiek	persoonlijk contact, vergadering, dossier	wekelijks
externe partners	schriftelijke en mondelinge adviezen	per brief, e-mail, vergadering	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management (chef cellule protocol et chef support aux utilisateurs	beslissingen	persoonlijk contact	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Administrateur Informatieverzameling

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• evaluatiemethodes van het werk dat door de cellen uitgevoerd wordt

• het intern en extern contact leggen

• werkverdeling tussen de cellen werkmethodes en opdrachten

• werkmethodes en opdrachten

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• aanbrengen van aanpassingen aan het operationeel plan van de administrateur

• indienen van een lastenkohier maken van kosten ( personeel, materiaal,..)

• maken van kosten ( personeel, materiaal,..)

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• algemene doelstellingen vastgelegd werden door de administrateur

• richtlijnen, instructies, wetgeving inzake patrimoniumdocumentatie en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en e-government

 

Welke vernieuwingen

• werkmethodes

• functioneel georiënteerde richtlijnen en instructies binnen de afdeling

• functionele en reglementaire verbeteringsvoorstellen buiten de afdeling

• invoering van een betere dienstverlening aan de klanten (externe partners)

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• bepalen en realiseren van de doelstellingen van de afdeling

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.