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Conseiller avis budgétaire - Coordinateur (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB035

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)




Raison d'être de la fonction

Diriger, sur la base de son expertise, les activités des collaborateurs junior et senior en matière de budget, contrôle de gestion, contrôle interne, contrats de gestion, etc.

afin de

développer les activités du service de manière optimale et professionnelle, orienter et assister les collaborateurs dans leurs tâches et veiller à la qualité des services rendus aux clients.

 

Etre la personne de référence, tant vis-à-vis des collaborateurs que des clients du service, pour toute problématique relative au budget, au contrôle de la gestion, au contrôle interne, aux contrats de gestion

afin de

assister, sur la base de son expertiset, le gouvernement fédéral et plus particulièrement le ministre du Budget dans l'élaboration, l'exécution et le contrôle de l'exécution de la politique budgétaire.

 

Finalités
En tant que
dirigeant
    élaborer et diffuser les instructions détaillées aux membres du service, coordonner les activités, diriger, fixer les objectifs, informer, conseiller, assister et suivre les actions, opérations et initiatives menées pour assurer le bon fonctionnement du service

afin de

    offrir aux autres organismes publics, les services optimaux leur permettant d'affecter leurs moyens budgétaires à la réalisation de leurs objectifs, de la manière la plus efficace, efficiente et économe

 

Exemples de tâches
  • traduire les objectifs du plan de management du Directeur général du Service d'Assistance à l'élaboration du budget en un planning clair des actions à réaliser par le service durant l'année en cours; affecter et gérer les crédits octroyés afin d'accomplir ces tâches de manière efficiente et qualitative (répartir et organiser le travail efficacement compte tenu des compétences des collaborateurs); tenir et suivre le
  • assister les collaborateurs lors de l'élaboration de la législation et de la réglementation à destination des services publics en matière de budget, de contrôle de gestion, de contrôle interne, d'audit interne, de contrats de gestion, ainsi que lors de l'exécution de certains projets, méthodes, techniques dans le cadre de ces matières, et soutenir la finalisation des activités budgétaires (budget initial et contrôle budgétaire) et du processus de contrôle administratif et budgétaire (y compris les procédures de recours contre les avis des Inspecteurs des Finances et des Commissaires du gouvernement)
  • adapter, développer et communiquer les directives et paramètres, modèles, manuels et rapports, de même que les modifications en cours de la législation et des techniques; uniformiser et développer les techniques de traitement des dossiers de contrôle administratif et budgétaire
  • prendre en charge le volet Ressources humaines du service concerné, en concertation avec le Directeur général de l'Assistance à l'élaboration du budget; lancer les initiatives de recrutement et de sélection de candidats collaborateurs (experts) pour le service (cfr. le rôle de coach pour l'évaluation)
  • faire rapport aux collaborateurs sur les discussions et décisions prises pendant les réunions de coordination

 

En tant que
représentant du Budget
    intervenir adéquatement comme délégué du SPF Budget et Contrôle de la Gestion (B&CG) et du Ministre du Budget lors de divers forums et plates-formes tant nationaux qu'internationaux

afin de

    orienter les autres SPF, SPP et parastataux quant au respect des normes budgétaires et à la réalisation des objectifs budgétaires, concrétisant ainsi le rôle horizontal du SPF Budget et Contrôle de la Gestion, dans une optique tant méthodologique qu'opérationnelle; aider au développement de nouvelles pistes de réflexion en matière de budget fédéral et, sur le plan comptable, de techniques budgétaires, de contrôle de gestion et de systèmes de contrôle interne; faire connaître ces efforts au niveau international

 

Exemples de tâches
  • participer, avec voix consultative, à des réunions de divers niveaux concernant l'élaboration et l'exécution du budget :- réunions de la cellule budgétaire d'autres SPF- réunions bilatérales techniques de divers SPF- certaines réunions postbilatérales comprenant des représentants d'un SPF déterminé, sa cellule stratégique et la cellule stratégique du Budget
  • participer, comme expert, à des groupes de travail d'autres SPF ou SPP, en présence ou non de la cellule stratégique du Budget, afin d'apporter des solutions à certaines problématiques budgétaires
  • représenter le Ministre du Budget dans diverses institutions parastatales ou au comité de gestion d'autres services publics, ou intervenir comme Commissaire du gouvernement
  • suivre, d'un point de vue budgétaire, les négociations de divers comités et forums de réflexion et influer sur la prise de décision (comité B, comités de secteur)
  • préparer des documents de travail et intervenir au niveau international (Commission européenne, OCDE (Organisation de coopération et de développement économiques))

 

En tant que
coach
    assister, soutenir, responsabiliser, motiver, évaluer et développer les compétences des collaborateurs (coordinateurs senior et junior et experts financiers)

afin de

    leur permettre d'utiliser leurs connaissances et expérience de manière optimale et professionnelle dans l'exercice de leur fonction (formation sur le terrain), les orienter et les assister dans leurs tâches, veiller à la qualité des services rendus aux divers clients et ainsi, promouvoir également l'esprit d'équipe

 

Exemples de tâches
  • donner, entre autres, le feedback nécessaire à la formation ciblée des collaborateurs en matière de budget, de contrôle de gestion, par un examen conjoint des dossiers traités ou à traiter; leur donner des informations spécifiques lors du traitement des dossiers, surveiller et accompagner leurs activités concernant la coordination budgétaire et le traitement des dossiers de contrôle administratif et budgétaire; les accompagner aux réunions : préparation, participation, relayage de l'information
  • assister le coordinateur senior dans son rôle de coach, en accompagnant les nouveaux collaborateurs à travers tout leur processus d'apprentissage et en les aidant à acquérir l'indépendance nécessaire à l'exercice de leur fonction
  • donner aux collaborateurs, de manière adéquate et constructive, un feedback aussi bien positif que négatif de leurs contributions au service; leur faire prendre conscience de leurs points forts et points faibles; leur consacrer du temps
  • élaborer avec les collaborateurs, tant individuellement qu'en équipe, un plan de carrière et de formation (cf., notamment, les cercles de développement)
  • remplir une fonction de référence et veiller à une bonne ambiance de travail, promouvoir un esprit d'équipe, garantir une communication interne correcte et ponctuelle, de même que de bons contacts avec les autres services et clients

 

En tant que
conseiller stratégique
    Informer et conseiller le Ministre du Budget, les membres du gouvernement et le président des SPF; apporter des projets et rendre discutables les aspects budgétaires et de contrôle de la gestion du fonctionnement du secteur public avec comme point central d'attention la bonne gestion des moyens rares; aider à la stratégie et à la gestion de la politique financière dans le secteur public

afin de

    obtenir un fonctionnement coordonné à l'intérieur des différentes institutions publiques et entre elles, et de cette manière, réaliser les objectifs du gouvernement et du Parlement de la façon la plus efficace, efficiente et économe possible

 

Exemples de tâches
  • conseiller le Ministre du Budget, principalement via des avis écrits, en particulier sur le plan du contrôle administratif et budgétaire et dans la préparation des discussions budgétaires au Parlement
  • conseiller les Ministres, le Président des comités de direction et le Directeur général Assistance à l'élaboration du budget, aussi bien oralement (pendant les réunions) que par écrit, dans les négociations concernant les questions budgétaires
  • conseiller les cellules stratégiques et les services d'encadrement B&CG de chaque SPF, SPP et OIP (Organismes d'intérêt poublic), aussi bien oralement (pendant les réunions, au téléphone) que par écrit (lettre, mail)
  • donner des avis, aussi bien oralement (pendant les réunions, au téléphone) que par écrit (lettre, mail), aux experts des services d'encadrement Budget et Contrôle de la Gestion dans chaque SPF, SPP ou OIP, et aux services d'encadrement et de ligne de tous les SPF, SPP et OIP
  • faire des projets de circulaires budgétaires; donner des avis lors de l'élaboration de la loi-programme; tous les avis mentionnés peuvent être rédigés indépendamment ou après consultation avec des consultants externes

 

En tant que
gestionnaire de connaissances
    organiser les processus de manière experte et dirigée, dans lesquels une nouvelle connaissance est développée et rendue accessible aux différents collaborateurs dans l'organisation et partagée avec eux, et dans lesqules la connaissance disponible est valorisée

afin de

    développer volontairement la connaissance, les aptitudes et les compétences et construire un centre de connaissances portant sur les matières budgétaires (le budget fédéral, les contrats de gestion des institutions de sécurité sociale), y compris les nouvelles techniques budgétaires, le contrôle de la gestion, les marchés publics, la comptabilité en partie double et analytique, le calcul des coûts, le contrôle interne; réunir les différents domaines de connaissances et les combiner sur différents terrains de travail

 

Exemples de tâches
  • stimuler les collaborateurs et les amener à apporter des données (dossiers de principe) dans le centre de connaissances concernant les matières budgétaires et vérifier ensuite la rédaction et la mise à jour des dossiers de principe qui explicitent les mécanismes et les paramètres qui sont à la base de la composition et de l'évolution des grands postes budgétaires (responsabilisation et contrôle de qualité)
  • vérifier les données (chiffrées) regroupées, intégrées et interprétées par les collaborateurs, en rapport avec l'élaboration et l'exécution du budget fédéral et à l'attention de la cellule stratégique Budget (tableaux de synthèse des crédits - provisions - enveloppes)
  • évaluer en permanence l'information existante constituée par les collaborateurs avec les données des SPF et des autres institutions, en vue de rédiger des notes interprétatives et assurer un suivi adéquat dans le temps
  • d'une manière structurée, identifier et grouper des informations plus générales concernant la spécialité émanant de diverses sources et les grouper en vue d'une interprétation dans un cadre général (aspects partiels spécifiques d'un budget); formaliser et standardiser les connaissances, mettre en place une structure de connaissance qui soutient la politique des connaissances en accord avec les objectifs stratégiques et opérationnels (management de la connaissance)
  • identifier les sources de connaissance et les demandeurs de connaissances, et créer des canaux d'accession du premier au deuxième niveau au sein et en dehors de l'organisation, et participer ainsi au transfert de connaissances sur tous les aspects du budget fédéral et du contrôle de gestion (coaching/training)

 

En tant que
facilitateur/conseiller
    associer les intervenants internes et externes à tous les niveaux aux objectifs budgétaires du gouvernement en général et du Ministre du Budget en particulier

afin de

    obtenir la collaboration de ces intervenants afin de réaliser ces objectifs et, sur la base de leur expertise, les soutenir pour leur permettre de pouvoir développer leurs projets dans ce cadre aussi efficacement que possible

 

Exemples de tâches
  • promouvoir la collaboration en équipe par-delà le cadre des cellules, des services internes et des SPF : instaurer des groupes de travail, des réseaux, etc., et se soucier de la qualité de l'image donnée
  • s'associer à la réflexion pour la préparation et l'élaboration des choix stratégiques dans le cadre du budget et du contrôle de la gestion et ce, tant pour l'autorité fédérale que dans le cadre de la conclusion de contrats de gestion
  • introduire les choix stratégiques et les politiques dans les lignes directrices opérationnelles et rationnelles ainsi que dans des standards utilisables pour toute l'autorité fédérale, y compris les institutions qui en dépendent
  • sur la base d'une réflexion stratégique et méthodologique, soutenir, accompagner, coordonner et évaluer le processus d'exécution d'une nouvelle structure budgétaire et de contrôle de gestion
  • rappeler constamment à chaque correspondant budgétaire les raisons d'être des objectifs budgétaires

 

En tant que
expert/spécialiste
    disposer d'un très haut niveau de connaissances dans les domaines les plus divers et comprendre, promouvoir et implémenter les nouvelles techniques budgétaires et de contrôle de gestion

afin de

    vérifier les avis formulés par les collaborateurs au Ministre du Budget tant du point de vue de l'exactitude, que de l'opportunité, la bonne gestion, l'efficacité et l'efficience, la régularité et la faisabilité budgétaire et, dans le cadre de ce rôle de partenaire horizontal, proposer un support qualitatif au management et aux autres SPF, OIP et institutions de sécurité sociale

 

Exemples de tâches
  • proposer des réponses précises aux questions, y compris vérifier les réponses formulées par les collaborateurs, concernant la comptabilité de l'Etat et le droit budgétaire, et fournir des avis motivés (y compris vérification) sur des dossiers de contrôle administratif et budgétaire, en ce compris les dossiers destinés au Conseil des Ministres
  • intervenir de façon pro-active et en solutionnant les problèmes, en vue d'influencer les processus de décision et de fournir des avis préalables concernant les options budgétaires dans une perspective pluriannuelle (pour le Ministre du Budget, pour les autres membres du gouvernement, pour les groupes de travail, etc.)
  • conseiller le Ministre du Budget sur le suivi à donner aux avis de l'Inspection des Finances, commissaires du gouvernement et représentants du Ministre du Budget
  • amener les collaborateurs à réfléchir à la standardisation des procédures et à la formulation de propositions d'amélioration de celles-ci et, pour cela, leur faire mettre en place et tenir à jour les bases de données; faire analyser de façon approfondie les problèmes spécifiques; apprécier et soutenir l'usage de techniques de contrôle de gestion, de comptabilité analytique, d'audit, de contrôle interne et de mesure de prestations pour toute l'autorité fédérale (SPF, OIP, institutions de sécurité sociale et entreprises publiques); soutenir l'élaboration, l'analyse et le suivi des contrats de gestion conclus entre l'autorité fédérale et diverses institutions
  • représenter la Belgique à des réunions dans le cadre de relations nationales et européennes/internationales

 

En tant que
chef de projet
    coordonner, diriger et développer divers projets (aussi bien ceux directement liés aux procédures budgétaires que ceux qui sont plus orientés 'support')

afin de

    optimaliser le fonctionnement du service, améliorer les procédures budgétaires existantes - processus, techniques en matière de contrôle de la gestion et développer de nouvelles techniques en vue de mettre en place un budget et une comptabilité publics plus performants

 

Exemples de tâches
  • établir une planification au moyen de fiches de projet descriptives et contrôler cette planification par une gestion et un suivi permanents de ces fiches
  • exécuter ou faire exécuter des missions d'études (benchmarking, analyse comparative), etc.; collaborer et entretenir des contacts avec le monde de la consultance, des institutions de recherche et des universités
  • organiser des réunions, lancer et dynamiser des groupes de travail (avec des intervenants internes et externes) et construire des réseaux
  • évaluer les résultats obtenus et prendre la responsabilité des rapports intermédiaires et finaux
  • prendre les initiatives nécessaires pour faire valider les projets, aider à implémenter ceux-ci et suivre l'implémentation

 

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

directeur général (n-1)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.