Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA008

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Conseiller, informer et assister directement le manager

afin de

permettre à celui-ci de remplir de façon optimale les missions confiées et d'atteindre les objectifs de son plan de management

 

Gérer les moyens (en matière de budget, de personnel, de TIC - technologies de l'information et de la communication, de logistique, etc.) dont la direction générale / la direction d'encadrement dispose

afin de

contribuer à un fonctionnement efficace des directions et des services

 

Se positionner comme l'interface entre le manager et les directions / les services d’une part, et entre sa propre direction générale / direction d’encadrement et les autres directions d’autre part

afin de

contribuer à la définition et à la mise en oeuvre d'une politique cohérente d'utilisation des ressources tant au niveau de la direction générale ou d’encadrement que du service public fédéral.

 

Finalités

En tant que

responsable de gestion

assister le manager dans la gestion quotidienne de la direction générale / de la direction d'encadrement

afin de

contribuer à une utilisation optimale des moyens (budget, personnel, TIC et logistique) mis à la disposition de la direction générale / de la direction d'encadrement

 

Exemples de tâches

• gérer les budgets de fonctionnement de la direction générale / de la direction d'encadrement

• orienter et contrôler l'éxécution du plan de personnel de la direction générale / de la direction d'encadrement

• organiser l'encadrement logistique des collaborateurs de la direction générale / de la direction d'encadrement

• organiser le cycle d'évaluation au sein de la direction générale / de la direction d'encadrement

• approuver les demandes des services pour l'achat de petit matériel

 

En tant que

coordinateur

organiser des réunions de coordination interne à la direction générale/d'encadrement pour et/ou à la place du manager

afin de

contribuer à la cohérence de la politique de la direction générale / de la direction d'encadrement

 

Exemples de tâches

• détecter et signaler les problèmes de coordination et de cohérence internes, ainsi que prendre des initiatives pour les résoudre

• diffuser les informations vers les directions et les services

• collecter et synthétiser les informations provenant des directions et des services

• provoquer, préparer et le cas échéant, diriger les réunions de coordination

 

En tant que

conseiller

assister et conseiller le manager dans les matières relatives à la gestion du personnel et aux ressources matérielles

afin de

contribuer à une gestion efficiente et à une politique efficace de la direction générale / de la direction d'encadrement

 

Exemples de tâches

• participer à la préparation du plan de personnel et conseiller le manager sur cette matière

• donner des conseils au manager, en sa qualité de membre du comité de direction, sur les points de gestion inscrits à l'ordre du jour de ce comité

• conseiller quant aux projets de modernisation de l'Administration fédérale

• contrôler la forme et le fond, le cas échéant, des dossiers et des courriers électroniques soumis (pour signature) au manager

• élaborer des instructions sur la politique générale de la direction générale / de la direction d'encadrement / du service public fédéral

 

En tant que

dirigeant et coach

diriger et soutenir les collaborateurs du secrétariat de la direction générale / de la direction d'encadrement

afin de

contribuer à l'optimalisation du fonctionnement et de l'organisation du service, ainsi que de favoriser une bonne ambiance de travail

 

Exemples de tâches

• gérer les dossiers du personnel (congé, récupération, etc.)

• superviser la répartition des tâches internes

• assurer le rôle d'évaluateur (dans le cadre des cercles de développement)

• trouver une solution aux problèmes administratifs et humains rencontrés par le personnel

• encadrer et diriger le groupe de collaborateurs dans leurs activités quotidiennes, appliquer les cercles de développement

 

En tant que

représentant

représenter la direction générale / la direction d'encadrement lors des réunions internes et externes

afin de

faire connaître et défendre les points de vue de la direction générale / de la direction d'encadrement, négocier avec les interlocuteurs afin d'aboutir à une solution efficiente

 

Exemples de tâches

• faire office de point de contact dans des réseaux divers, formels et informels, internes au service public fédéral, tels que les réseaux Budget & Contrôle de la gestion, Personnel & Organisation, TIC, Communication, etc.

• participer aux réunions de coordination quotidiennes des directions générales, en remplacement du manager ou de son adjoint

• participer à des réunions ad hoc externes ou internes

• argumenter et défendre les positions de la direction générale/d'encadrement

 

En tant que

organisateur

se charger de l'organisation et du suivi des réunions du personnel, des journées de contact avec des représentants du personnel, des réunions d'équipe et des réunions du réseau interne

afin de

parvenir à un déroulement efficace et efficient de ces réunions

 

Exemples de tâches

• élaborer un ordre du jour ou un programme en concertation avec le manager et les autres parties (le comité de direction, l'autorité politique, les directions et les services, etc.)

• coordonner et contrôler la qualité de l'exécution du programme sur le plan du contenu, en concertation avec les directions / les services concernés

• organiser l'encadrement logistique des journées de contact avec des représentants du personnel et des réunions avec le personnel des directions et des services

• assurer le suivi des décisions prises lors desdites réunions

 

En tant que

promoteur du changement

prendre ou soutenir des initiatives de changement

afin de

contribuer à la modernisation de la direction générale / de la direction d'encadrement et/ou du service public fédéral

 

Exemples de tâches

• coordonner et guider le processus de changement au sein de la direction générale / de la direction d'encadrement

• prendre ou soutenir des initiatives de communication en ce qui concerne des projets de changement au sein de la direction générale ou de la direction d'encadrement

• collaborer à un projet d'amélioration ou le diriger

• participer à des séminaires

• encadrer l'implémentation des projets d'amélioration

 

En tant que

rédacteur

rédiger toutes sortes de textes (rapports, instructions internes, notes préparatoires en vue d'un entretien, d'une visite, d'une rencontre, etc...)

afin de

contribuer à une communication efficace du manager avec les directions, les services et le personnel

 

Exemples de tâches

• préparer des présentations et des discours du manager

• rédiger des rapports des réunions et des entrevues présidées par le manager ou son représentant

• rédiger des textes administratifs (instructions aux directions, services, personnel, etc.)

• rédiger ou corriger les communications écrites concernant la direction générale / la direction d'encadrement (lettre d'information , rapport annuel, etc.)

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

directeur général / directeur d'encadrement / président du comité de direction : N-1 / N

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.