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Conseiller soutien du management (budget et finances public) - Coordinateur (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB020

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)




Raison d'être de la fonction

Coordonner, orienter, coacher et diriger une équipe de collaborateurs sur le plan du contrôle interne, du développement de l'organisation, du contrôle de la gestion, du contrôle de qualité, de l'audit interne et du budget

afin de

garantir le bon fonctionnement de l'équipe, ainsi que de permettre aux collaborateurs de réaliser au mieux les tâches qui leur sont confiées.

 

Accompagner, conseiller et stimuler les organisations publiques fédérales dans le cadre du développement ou du renforcement de leur système de contrôle interne ainsi que dans le cadre d'initiatives relatives à des aspects partiels d'un système de contrôle interne

afin de

développer des systèmes de contrôle interne conformément aux normes internationales en vigueur (e.a. International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI), Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - Enterprise Risk Management (COSO-ERM)) devant permettre au management de l'organisation concernée d'acquérir une certitude raisonnable quant à la réalisation de ses objectifs.

 

Finalités
En tant que
dirigeant
    diriger, accompagner, orienter, suivre et évaluer une équipe de collaborateurs

afin de

    garantir la réalisation des missions assignées et de réaliser les objectifs du service.

 

Exemples de tâches
  • définir le rôle de chacun au sein de l'équipe
  • répartir et coordonner le travail en fonction des aptitudes des membres de l'équipe
  • suivre et évaluer la réalisation des tâches sur la base d'une concertation de travail et de cercles de développement
  • promouvoir un bon esprit d'équipe
  • informer et accompagner les collaborateurs

 

En tant que
coach
    soutenir les collaborateurs de l'équipe en termes de contenu

afin de

    leur permettre de continuer à développer leurs compétences en fonction de leur paquet de tâches actuel et futur.

 

Exemples de tâches
  • établir, en concertation avec le collaborateur, un plan de développement personnel et, en fonction de celui-ci, permettre au collaborateur de suivre les formations nécessaires
  • étudier, avec le membre du personnel concerné, des dossiers complexes et examiner quelle approche peut résoudre le problème
  • encourager et soutenir les collaborateurs lors de la réalisation de leurs travaux
  • sur la base de votre expérience, familiariser les collaborateurs avec les divers processus afin qu'ils puissent faire des évaluations réalistes ou affûter leurs capacités de raisonnement critique

 

En tant que
conseiller
    a la demande du client, assister, soutenir, accompagner et conseiller celui-ci dans le domaine du contrôle interne, du développement de l'organisation, du contrôle de la gestion, du contrôle de qualité, de l'audit interne et du budget

afin de

    lui permettre de renforcer son système de contrôle interne dans le sens de la gouvernance publique.

 

Exemples de tâches
  • accompagner une organisation dans le cadre du développement d'un système adéquat et efficace de contrôle interne
  • conseiller le client lors de la réorganisation de ses structures
  • effectuer des analyses de risque
  • soutenir le management à l'élaboration de e.a. balanced scorecards (BSC), plans de management et contrats d'administration
  • accompagner les projets de changement

 

En tant que
expert
    être en permanence au courant des tendances et des nouvelles techniques dans le domaine de la gouvernance des entreprises/gouvernance publique

afin de

    pouvoir offrir au client des services qualitatifs modernes.

 

Exemples de tâches
  • se former en permanence dans les domaines qui contribuent à la réalisation des objectifs de bonne gouvernance
  • suivre des séminaires, des ateliers, des conférences qui traitent toutes les facettes du contrôle interne et de l'audit interne
  • élaborer des concepts et des outils de tout genre en matière de descriptions de processus, d'analyses de risque, de mesure de la maturité, etc.
  • développer des réseaux ou y participer
  • réaliser des études, écrire des papers, effectuer des benchmarks, suivre les nouvelles directives

 

En tant que
communicateur
    représenter l'équipe, le service ou l'organisation à des réunions internes et externes et communiquer clairement à l'égard de tiers tant par écrit (via des textes) qu'oralement (via des présentations)

afin de

    augmenter la visibilité de l'équipe ou de l'organisation, de diffuser ou de défendre des points de vue, de s'assurer que l'essentiel du message soit compris de la même manière par tout le monde.

 

Exemples de tâches
  • participer à des réunions, représenter le service à divers forums
  • argumenter et défendre les points de vue adoptés
  • participer comme orateur à des séminaires, donner des présentations aux comité de direction en ce qui concerne les services offerts
  • faire office de point de contact permanent de l'équipe à l'égard du Comité d'audit
  • publier des articles sur la gouvernance des entreprises/gouvernance publique

 

En tant que
chef de projet
    piloter, coordonner et suivre les projets relatifs à l'implémentation ou au renforcement de toutes les composantes du système de contrôle interne et le développement de l'organisation

afin de

    réaliser le projet conformément à ce qui a été convenu et dans les limites du timing et du budget imposés.

 

Exemples de tâches
  • orienter et coacher les collaborateurs du projet
  • établir des fiches de projet et élaborer un plan de projet et, le cas échéant, ajuster celui-ci en fonction des changements de l'environnement
  • rassembler les différentes personnes concernées et obtenir un consensus sur l'approche à suivre
  • établir régulièrement des rapports d'avancement et assurer la communication y afférente
  • être le point de contact permanent pour toutes questions éventuelles sur le projet concerné

 

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

manager

décisions, instructions, questions, consultation, missions, autorisations, ......

toutes

quotidien

collaborateurs

travail finalisé, questions

toutes

quotidien

autres serv. (staff, ...)

questions

toutes

quotidien

éventuellement cellule stratégique, Ministre, ...

demandes

par écrit, oralement

ad hoc

citoyens (étudiants, ...)

questions, plaintes

par écrit, oralement

ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

manager

feed-back, réponses, propositions, consultation, missions, autorisations, ...

toutes

quotidien

collaborateurs

décisions, instructions, questions, information techniques, missions, ......

toutes

quotidien

autres serv. (staff, ...)

réponses, suggestions, ...

toutes

quotidien

éventuellement cellule stratégique, Ministre, ...

conseils, réponses, ...

par écrit, oralement

ad hoc

citoyens (étudiants, ...)

réponses,

par écrit, oralement

ad hoc

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

le conseiller général Management Support

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • corrections de travaux déterminés (dossiers, correspondance, ...) effectués par d'autres personnes (collaborateurs, autres services)
  • l’élaboration des objectifs opérationnels pour chaque membre de l’équipe et ce en fonction des objectifs stratégiques du conseiller général
  • l'organisation du propre travail

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • toutes questions ayant un impact budgétaire
  • tous dossiers susceptibles d'avoir un impact stratégique
  • tous dossiers ayant une influence sur le positionnement

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

Non fixé de manière spécifique

 

Budget de travail propre

Non fixé de manière spécifique

 

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • les arrêtés royaux du 17 août 2007 relatifs au contrôle interne, aux activités d'audit interne et au Comité d'audit de l'administration fédérale (CAAF)
  • les normes internationalement reconnues en vigueur en matière d'audit et de contrôle interne

 

Quelles innovations
  • accompagner l'instauration des systèmes de contrôle interne (y compris l'audit interne, le contrôle de la gestion, le contrôle de qualité, la bonne gouvernance, BPR, etc.) au sein des organismes publics fédéraux à travers le développement de modèles, de méthodes, de techniques et d'instruments appropriés taillés sur mesure du client
  • améliorer en permanence le fonctionnement du service

 

Sur base de quel cadre de référence
  • COSO, COSO-ERM, INTOSAI, IIA (Institute of Internal Auditors)
  • PIFC
  • normes de qualité internationales

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.