Adviseur managementondersteuning (overheidsbegroting en overheidsfinanciën) - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBB020
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Thematische experten Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)
Doel van de functie
Het coördineren, aansturen, coachen en leiden van een team van medewerkers op het vlak van interne controle, organisatieontwikkeling, beheerscontrole, kwaliteitstoezicht, interne audit en begroting
teneinde
de goede werking van het team te garanderen, alsook de medewerkers toe te laten om de aan hen toevertrouwde opdrachten optimaal uit te voeren.
Het begeleiden, adviseren en aanmoedigen van federale overheidsorganisaties bij de uitbouw of versterking van hun internecontrolesysteem, alsook bij initiatieven die betrekking hebben op deelaspecten van een internecontrolesysteem
teneinde
internecontrolesystemen te ontwikkelen conform de gangbare internationale standaarden (o.a. International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI), Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - Enterprise Risk Management (COSO-ERM)) die het management van de betrokken organisatie moeten toelaten redelijke zekerheid te bekomen over het behalen van de doelstellingen.
Resultaatgebieden
Alsleidinggevendehet leiden, begeleiden, sturen, opvolgen en evalueren van een team van medewerkers
teneinde
de uitvoering van de toevertrouwde opdrachten te verzekeren en de doelstellingen van de dienst te realiseren.
Voorbeelden van taken
- het bepalen van ieders rol binnen het team
- het verdelen en coördineren van het werk in functie van de vaardigheden van de teamleden
- het opvolgen en evalueren van de uitvoering van de taken door middel van werkoverleg en ontwikkelcirkels
- het bevorderen van een goede teamgeest
- het informeren en begeleiden van de medewerkers
Alscoachinhoudelijk ondersteunen van de medewerkers van het team
teneinde
hen toe te laten hun competenties verder te ontwikkelen in functie van hun huidig en toekomstig takenpakket.
Voorbeelden van taken
- in samenspraak met de medewerker een persoonlijk ontwikkelingsplan opstellen en in functie daarvan de medewerker de nodige opleidingen verschaffen
- samen met het betrokken personeelslid complexe dossiers bespreken en nagaan welke aanpak het probleem kan oplossen
- de medewerkers aanmoedigen en ondersteunen tijdens de uitvoering van hun werkzaamheden
- vanuit uw ervaring de medewerkers de nodige inzichten aanleren in diverse processen zodat ze realistische inschattingen kunnen maken of hun kritisch redeneervermogen kunnen aanscherpen
Alsconsultantde klanten op hun vraag bijstaan, ondersteunen, begeleiden en adviseren op het domein van interne controle, organisatieontwikkeling, beheerscontrole, kwaliteitstoezicht, interne audit en begroting
teneinde
hen toe te laten hun internecontrolesysteem te versterken in de richting van government governance.
Voorbeelden van taken
- begeleiden van een organisatie bij de uitbouw van een adequaat en effectief systeem van interne controle
- het adviseren van een klant bij de reorganisatie van de structuren
- het uitvoeren van risicoanalyses
- ondersteunen van het management bij opmaak van o.a. balanced scorecards (BSC), managementplannen en bestuursovereenkomsten
- veranderingsprojecten begeleiden
Alsdeskundige permanent op de hoogte zijn van trends en nieuwe technieken binnen het domein van corporate/government governance
teneinde
moderne kwaltitatieve dienstverlening te kunnen verschaffen aan de klant.
Voorbeelden van taken
- zich permanent vormen in vakgebieden die bijdragen tot het bereiken van de doelstellingen van deugdelijk bestuur
- het volgen van seminaries, workshops, conferenties die handelen over alle facetten van interne controle en interne audit
- uitwerken van allerlei concepten en tools voor procesbeschrijvingen, risicoanalyses, meten van maturiteit, enz.
- uitbouwen van of deelnemen aan netwerken
- studiewerk verrichten, papers schrijven, benchmarks uitvoeren, opvolgen van nieuwe richtlijnen
Alscommunicatorhet team, dienst of organisatie vertegenwoordigen op interne en externe vergaderingen en op een duidelijke manier communiceren naar derden zowel schriftelijk (via teksten) als mondeling (via presentaties)
teneinde
de visibiliteit van het team of de organisatie te vergroten, standpunten kenbaar te maken of te verdedigen, zekerheid te hebben dat de kern van de boodschap door iedereen op de juiste wijze wordt gevat.
Voorbeelden van taken
- deelnemen aan vergaderingen,de dienst vertegenwoordigen op diverse fora
- beargumenteren en verdedigen van ingenomen standpunten
- deelnemen als spreker aan seminaries, presentaties geven over geleverde dienstverlening aan directiecomités
- fungeren als permanent aanspreekpunt van het team naar het Auditcomité
- publiceren van artikels omtrent corporate/government governance
Alsprojectleideraansturen, coördineren en opvolgen van projecten die betrekking hebben op het implementeren of versterken van alle componenten van het internecontrolesysteem en organisatieontwikkeling
teneinde
het project uit te voeren conform de gemaakte afspraken en binnen de opgelegde timing en het opgelegde budget.
Voorbeelden van taken
- aansturen en coachen van de projectmedewerkers
- opmaken van projectfiches en uitwerken van een projectplan, en desgevallend bijsturen in functie van gewijzigde omgeving
- samenbrengen van de verschillende betrokken personen en consensus bekomen over de te volgen aanpak
- regelmatig voortgangsrapporten opmaken en erover communiceren
- permanent aanspreekpunt zijn bij eventuele vragen omtrent het betrokken project
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
manager
|
beslissingen, instructies, vragen, raad, opdrachten, toelatingen,...
|
alle
|
dagelijks
|
medewerkers
|
afgewerkt werk, vragen
|
alle
|
dagelijks
|
andere diensten (staf-,...)
|
vragen
|
alle
|
dagelijks
|
desgevallend beleidsvoorbereidende cel, minister,...
|
vragen
|
schriftelijk, mondeling
|
ad hoc
|
burgers (studenten,...)
|
vragen, klachten
|
schriftelijk, mondeling
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
manager
|
feedback, antwoorden, voorstellen,...
|
alle
|
dagelijks
|
medewerkers
|
beslissingen, instructies, vragen, technische informatie, opdrachten...
|
alle
|
dagelijks
|
andere diensten (staf-,...)
|
antwoorden, suggesties,...
|
alle
|
dagelijks
|
desgevallend beleidsvoorbereidende cel, minister,...
|
adviezen, antwoorden,...
|
schriftelijk, mondeling
|
ad hoc
|
burgers (studenten,...)
|
antwoorden
|
schriftelijk, mondeling
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de adviseur-generaal Management Support
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- correcties op bepaald werk (dossiers, correspondentie, ...) van anderen (medewerkers, andere diensten)
- de opmaak van de operationele doelstellingen voor elk teamlid en dit in functie van de strategische doelstellingen van de adviseur-generaal
- de organisatie van het eigen werk
De functie moet autorisatie vragen voor
- zaken die een budgettaire impact hebben
- dossiers die een strategische impact kunnen hebben
- dossiers die een invloed hebben op de positionering
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Niet specifiek vastgelegd
Eigen werkbudget
Niet specifiek vastgelegd
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de Koninklijke besluiten van 17 augustus 2007 met betrekking tot interne controle, interne auditactiviteiten en het Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO)
- de gangbare internationaal aanvaarde standaarden met betrekking tot audit en interne controle
Welke vernieuwingen
- begeleiden van het invoeren van internecontrolesystemen (inclusief interne audit, beheersontrole, kwaliteitstoezicht, deugdelijk bestuur, BPR, enz) binnen de federale overheidsinstellingen d.m.v. de ontwikkeling van aangepaste templates, methoden, technieken en instrumenten op maat van de klant.
- permanent verbeteren van de werking van de dienst
Gebaseerd op welk referentiekader
- COSO, COSO-ERM, INTOSAI, IIA (Institute of Internal Auditors)
- internationale kwaliteitsnormen
|