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Attaché A2 asile et migration - Responsable de service (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBV143
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Dirigeants tactiques
Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)
Raison d'être de la fonction
Etre responsable du service attribué en ce qui concerne la supervision et la coordination
afin de
uniformiser le traitement des dossiers et de terminer les dossiers dans les délais prescrits, dans le souci de la qualité
Suivre et encadrer les collaborateurs du service attribué
afin de
augmenter la productivité
Finalités
En tant queresponsable de service
- assumer l'organisation, la coordination et la responsabilité de la gestion quotidienne du service attribué
afin de
- assurer la continuité du travail journalier et de veiller à ce que le travail soit rapide, efficace et complètement effectué
Exemples de tâches
- organiser le travail journalier tout en tenant compte des absences éventuelles
- répartir le mieux possible les tâches au sein du service
- établir des statistiques mensuelles, les analyser et les transmettre à la hiérarchie
- soutenir les collaborateurs pour les questions ou les problèmes délicats
- donner des directives claires sur la matière
En tant que
coordinateur
- s'occuper de l'orientation et de l'application des textes législatifs et des directives données
afin de
- veiller à une application uniforme de la législation et des réglementations
Exemples de tâches
- organiser régulièrement des réunions avec les collaborateurs
- informer les collaborateurs du service de toutes les instructions et nouveautés (venant de la hiérarchie, d'autres services internes ou de l'extérieur)
- veiller à une application correcte de la législation et des instructions données
- développer et suivre les procédures de travail
En tant que
expert/spécialiste
- valider des décisions, traiter les dossiers les plus complexes et suivre les nouveaux développements dans la réglementation
afin de
- parvenir à la plus grande uniformité possible dans le traitement
Exemples de tâches
- participer à des réunions de travail
- anticiper des situations difficiles et prendre des décisions dans des situations de crise aiguës
- donner des directives dans des dossiers complexes et/ou traiter soi-même les dossiers les plus complexes
- transmettre ses connaissances à partir de son expertise aux collaborateurs (éventuellement via Internet et des formations externes)
- rester soi-même à jour dans la connaissance de la matière
En tant que
coach
- veiller à la formation de nouveaux collaborateurs et assurer la formation personnelle et permanente de tous les collaborateurs
afin de
- garder la connaissance des collaborateurs à jour et de garder ceux-ci motivés
Exemples de tâches
- donner des formations en interne
- suivre les collaborateurs en matière de développement (permanent et personnel)
- intervenir lors de problèmes organisationnels ou relationnels entre collaborateurs
- partager ses propres informations et connaissances avec les collaborateurs
- donner du feed-back et motiver les collaborateurs
En tant que
personne de contact
- répondre aux questions et aux renseignements internes et externes
afin de
- faciliter le travail avec toutes les parties concernées
Exemples de tâches
- répondre à des questions internes et externes et donner des renseignements par téléphone, par courrier électronique, etc.
- participer à des réunions et à des colloques
- représenter le service lors des rencontres internes et externes
- entretenir des contacts avec les services internes et externes
Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur général, le directeur ou le coordinateur
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.