Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV143

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Etre responsable du service attribué en ce qui concerne la supervision et la coordination

afin de

uniformiser le traitement des dossiers et de terminer les dossiers dans les délais prescrits, dans le souci de la qualité

 

Suivre et encadrer les collaborateurs du service attribué

afin de

augmenter la productivité

 

Finalités

En tant que

responsable de service

assumer l'organisation, la coordination et la responsabilité de la gestion quotidienne du service attribué

afin de

assurer la continuité du travail journalier et de veiller à ce que le travail soit rapide, efficace et complètement effectué

 

Exemples de tâches

• organiser le travail journalier tout en tenant compte des absences éventuelles

• répartir le mieux possible les tâches au sein du service

• établir des statistiques mensuelles, les analyser et les transmettre à la hiérarchie

• soutenir les collaborateurs pour les questions ou les problèmes délicats

• donner des directives claires sur la matière

 

En tant que

coordinateur

s'occuper de l'orientation et de l'application des textes législatifs et des directives données

afin de

veiller à une application uniforme de la législation et des réglementations

 

Exemples de tâches

• organiser régulièrement des réunions avec les collaborateurs

• informer les collaborateurs du service de toutes les instructions et nouveautés (venant de la hiérarchie, d'autres services internes ou de l'extérieur)

• veiller à une application correcte de la législation et des instructions données

• développer et suivre les procédures de travail

 

En tant que

expert/spécialiste

valider des décisions, traiter les dossiers les plus complexes et suivre les nouveaux développements dans la réglementation

afin de

parvenir à la plus grande uniformité possible dans le traitement

 

Exemples de tâches

• participer à des réunions de travail

• anticiper des situations difficiles et prendre des décisions dans des situations de crise aiguës

• donner des directives dans des dossiers complexes et/ou traiter soi-même les dossiers les plus complexes

• transmettre ses connaissances à partir de son expertise aux collaborateurs (éventuellement via Internet et des formations externes)

• rester soi-même à jour dans la connaissance de la matière

 

En tant que

coach

veiller à la formation de nouveaux collaborateurs et assurer la formation personnelle et permanente de tous les collaborateurs

afin de

garder la connaissance des collaborateurs à jour et de garder ceux-ci motivés

 

Exemples de tâches

• donner des formations en interne

• suivre les collaborateurs en matière de développement (permanent et personnel)

• intervenir lors de problèmes organisationnels ou relationnels entre collaborateurs

• partager ses propres informations et connaissances avec les collaborateurs

• donner du feed-back et motiver les collaborateurs

 

En tant que

personne de contact

répondre aux questions et aux renseignements internes et externes

afin de

faciliter le travail avec toutes les parties concernées

 

Exemples de tâches

• répondre à des questions internes et externes et donner des renseignements par téléphone, par courrier électronique, etc.

• participer à des réunions et à des colloques

• représenter le service lors des rencontres internes et externes

• entretenir des contacts avec les services internes et externes
  

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils oraux	contact personnel, par tél.	ad hoc
management	questions orales et écrites	contact personnel, par téléphone, par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions écrites et orales	contact personnel, per telefoon, par lettre, e-mail, contact personnel	ad hoc
organisations/entreprises	questions orales	contact personnel, per telefoon, ...	quotidien
particuliers/citoyens	questions orales et écrites	contact personnel, par téléphone, par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	questions écrites	par note, e-mail ...	ad hoc
management	conseils oraux	contact personnel, par téléphone, e-mail ...	ad hoc
management	décisions	par note, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	conseils oraux et écrits	contact personnel, par téléphone, par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	législation (loi, AR, AM ...	groupe de pilotage, réunion, ...	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils oraux et écrits	contact personnel, per telefoon, lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur général, le directeur ou le coordinateur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• gestion journalière du service attribué et organisation du service

• organisation d'un traitement de dossier uniforme

• réponse aux questions internes et externes

• traitement des dossiers complexes

• encadrement des collaborateurs

• organisation et participation à des réunions pertinentes

• tissage d'un réseau nécessaire à l'exercice de la fonction

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• décisions/traitements qui impliquent des conséquences financières

• décisions qui, comme cela est prévu dans la loi, doivent être prises par le ministre, le directeur général ou le conseiller général

• demander un avis sur la politique générale

• modification des priorités

• matières politiquement sensibles

• voyages de service à l'étranger

• participation à certaines réunions

• adaptations de la réglementation ou des façons de travailler qui impliquent plusieurs services

• adaptations à des procédures qui contiennent une interprétation de la réglementation

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation nationale et internationale relative aux étrangers

• notes de service

 

Quelles innovations

• faire des propositions pour adapter la réglementation existante, les directives et les notes de service

• prendre des initiatives en vue de l'organisation du service

• répertorier des questions de principe et formuler des propositions à ce sujet

 

Sur base de quel cadre de référence

• la législation nationale et internationale relative aux étrangers

• notes de service

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.