Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV006

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Examiner le dossier de la demande d'asile de manière autonome, préparer l'audition du demandeur d'asile, entendre ce dernier lors d'une audition, analyser ses déclarations et rédiger une proposition de décision

afin de

assister le Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides (CGRA) dans la prise de décisions relatives aux demandes d'asile (octroi du statut de réfugié, du statut de protection subsidiaire ou renvoi vers le pays d'origine).

 

Guider et encadrer une unité d'agents traitants

afin de

atteindre efficacement les résultats opérationnels de la section géographique, conformément aux objectifs stratégiques du commissariat général.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

organiser, encadrer, former et évaluer les agents traitants de l'unité de travail et organiser celle-ci, en collaboration avec le coordinateur géographique

afin de

répondre aux objectifs fixés (tant quantitatifs que qualitatifs)

 

Exemples de tâches

• assurer l'organisation administrative de l'unité de travail (exemples : planification, screening des dossiers, prise des mesures nécessaires en cas d'absence des agents traitants de l'unité) et ce, en collaboration avec le coordinateur géographique, les collègues et la cellule administrative de la section géographique

• faire rapport et expliquer à l'unité les accords de travail et les décisions stratégiques qui ont été pris au sein du conseil opérationnel, assurer le suivi de l'implémentation de ces accords de travail et décisions stratégiques, de même que codéfinir les directives au sein de la section géographique

• contrôler la qualité (tant sur le fond que sur la forme) des propositions de décision et, si nécessaire, apporter des modifications ou faire apporter celles-ci par l'agent traitant de l'unité de travail, ainsi que discuter des propositions de décision avec ce dernier et les autres collègues, en vue d'un traitement uniforme au sein de la section géographique

• approuver les propositions de décision et les soumettre à l'avis des commissaires, repérer les caractéristiques structurelles des dossiers et en faire rapport au coordinateur géographique

• évaluer régulièrement (tant de manière formelle que de manière informelle) le travail effectué par les agents traitants de son unité de travail, motiver ces derniers, aider à résoudre les conflits au sein de son unité de travail, suivre les normes quantitatives des membres de celle-ci et en faire rapport au coordinateur géographique

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

traiter des dossiers complexes de manière autonome

afin de

permettre leur déroulement selon les prescriptions de forme légales et de les pourvoir des arguments juridiques corrects

 

Exemples de tâches

• entendre les demandeurs d'asile, chaque dossier nécessitant au moins une audition, souvent très détaillée

• préparer et organiser l'audition

• rassembler et analyser toutes les informations pertinentes (informations générales, informations issues de l'audition)

• rédiger une proposition de décision

• répondre aux objectifs fixés (tant qualitatifs que quantitatifs), compte tenu de la mission du commissariat général (offrir une protection contre les persécutions sérieuses et résorber l'arriéré considérable accumulé dans le passé) ; ces objectifs sont assez ambitieux

 

En tant que

analyste

effectuer de manière autonome une analyse complexe et détaillée, en vue de l'évaluation de l'authenticité des documents soumis par le demandeur d'asile, de la crédibilité des faits relatés par ce dernier, ainsi que du risque évoqué de persécution au sens de la Convention de Genève ou du risque réel d’atteinte grave telle qu’elle est déterminée dans la définition de la protection subsidiaire

afin de

apprécier correctement le besoin de protection ou la possibilité d'un retour en toute sécurité dans le pays d'origine

 

Exemples de tâches

• évaluer l'authenticité des documents et la crédibilité des déclarations (éventuellement avec l'appui d'experts internes ou externes)

• rechercher ou faire rechercher et évaluer la jurisprudence pertinente et les informations générales, en collaboration avec d'autres services

• rédiger des argumentations juridiques et factuelles dans les propositions de décision

• analyser chaque dossier de manière autonome

 

En tant que

expert/spécialiste

disposer d'une expertise dans divers domaines ; bonnes connaissances juridiques (droit relatif aux réfugiés, loi nationale sur les étrangers, jurisprudence en la matière, prescriptions concernant la forme et la procédure) ; connaissance approfondie de la situation dans les pays d'origine des demandeurs d'asile dont les dossiers sont traités ; connaissances et aptitudes nécessaires pour pouvoir entendre des personnes dans des circonstances parfois difficiles (difficultés de communication, tension chez le demandeur d'asile au vu des conséquences éventuelles, présence d'un interprète et d'un avocat), qui requièrent une grande capacité de concentration, de résistance au stress, d'empathie et une aptitude à évaluer des personnes

afin de

pouvoir incorporer les dernières évolutions de la situation dans les propositions de décision et fournir des décisions qui répondent aux objectifs qualitatifs fixés (nécessaires, compte tenu des conséquences qu'ont les décisions)

 

Exemples de tâches

• participer à des réunions internes axées sur le transfert des connaissances

• participer à des journées d'étude

• prendre connaissance, de sa propre initiative, de la littérature spécialisée

 

En tant que

conseiller

présenter, pour chaque dossier, une proposition de décision fondée sur une analyse et une évaluation individuelle et spécifique

afin de

fournir des décisions individuelles qui répondent aux objectifs fixés et parvenir à une interprétation uniforme des lois et des circonstances matérielles

 

Exemples de tâches

• contribuer à la détermination des besoins dans le cadre de l'examen général et contribuer au développement d'une position uniforme en ce qui concerne les problèmes de principe ou récurrents

• effectuer ou faire effectuer des recherches concernant la législation, la jurisprudence et la doctrine, ainsi que des recherches sur les circonstances matérielles

• faire des exposés sur les positions administratives dans des réunions internes

 

En tant que

personne de contact

recevoir et entendre le demandeur d'asile ainsi que son avocat éventuel et communiquer régulièrement ses activités, constatations et résultats à la direction et aux collègues

afin de

donner au demandeur d'asile la possibilité d'expliquer les raisons de sa fuite et le risque de persécution qu'il court, ainsi que d'informer efficacement la direction et les collègues des principaux dossiers et constatations

 

Exemples de tâches

• organiser une audition correcte (ce qui n'est pas évident, vu les difficultés de communication et le stress du demandeur d'asile)

• assister à des réunions de rapport

• communiquer à des collègues des décisions dans le cadre de dossiers importants

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	questions écrites et orales	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	décisions	par lettre, e-mail ...	mensuel
autres serv. publ. féd.	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions orales	informel	mensuel
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	avis écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.	avis écrits	en tant que dossier	quotidien
particuliers/citoyens	questions orales	contact personnel	quotidien
particuliers/citoyens	décisions	en tant que dossier	quotidien
organisations/entreprises	questions orales	informel	mensuel
autres serv. publ. féd.	avis écrits	en tant que dossier	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions orales	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le commissaire général, les commissaires adjoints et le coordinateur géographique

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• éléments juridiques et matériels d'un dossier à utiliser dans une proposition de décision

• encadrement et supervision du travail de l'unité de travail (qui compte en règle générale quatre à cinq agents traitants)

• rédaction de la proposition de décision sur la base de l'audition individuelle du demandeur d'asile (l'agent traitant est le seul à avoir un contact direct avec le demandeur d'asile)

• mode de transfert des connaissances

• répartition du travail au sein de l'unité de travail, du flux de dossiers destinés à la direction et aux collègues, ainsi que du suivi des prestations individuelles

• étapes concrètes qui doivent être entreprises dans les dossiers

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• priorité des dossiers

• prise de décisions de principe, ainsi que modification des procédures et des documents standard

• avis écrits et oraux

• participation à la concrétisation du plan d'action annuel afin d'atteindre les objectifs opérationnels

• modifications des délais dans lesquels les dossiers doivent être implémentés

• participation à des journées d'étude et à des activités de perfectionnement en général

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. il rédige 150 à 200 propositions de décision par an ou supervise 600 à 800 décisions par an ; la décision a un impact considérable pour le demandeur d'asile ; en cas de décision positive, le demandeur d'asile se voit accorder le statut de réfugié, avec toutes les conséquences qui en découlent (notamment une autorisation de séjour définitive) ; en cas de décision négative, le demandeur d'asile peut en principe être renvoyé dans son pays d'origine

2. il dirige, au sein de l'une des six sections géographiques, une unité de travail comptant quatre à cinq agents traitants

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la Convention de Genève de 1951 et la loi sur les étrangers, les directives et instructions des commissaires et le coordinateur géographique

 

Quelles innovations

• chaque dossier nécessite une analyse individuelle et spécifique ; il est en effet d'une importance essentielle dans la procédure d'asile belge que chaque dossier soit évalué de manière individuelle et spécifique

• on attend également de l'agent traitant qu'il contribue à la détermination des besoins dans le cadre de l'examen général et au développement d'une position uniforme en ce qui concerne les problèmes de principe ou récurrents

 

Sur base de quel cadre de référence

• l'innovation se fait en utilisant son expérience personnelle, les formations effectuées, ainsi que les connaissances collectées grâce à la participation à des groupes de travail et à la lecture de la littérature spécialisée

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.